Как создать счет на оплату в 1С УТ 11

Счет на оплату в «1С:Управление торговлей 11» — документ, который фиксирует обязательство покупателя оплатить товары или услуги. Он не формирует движений по складу и не влияет на себестоимость, но от него зависят расчеты с клиентами, контроль задолженности и корректное отражение предоплаты в учете. Ошибка в счете приводит к расхождениям в актах сверки и проблемам при закрытии сделки.

В УТ 11 счет можно выписать двумя путями: на основании заказа клиента (типовой сценарий, когда продажа оформляется через заказ) или как самостоятельный документ без заказа. Выбор зависит от того, какая схема документооборота включена в настройках вашей базы. Дальше разберем оба варианта, печать и отправку счета, а также типичные ошибки, из-за которых счет не проводится или печатается с неправильными данными.

Инструкция актуальна для типовой конфигурации УТ 11 (включая редакции 11.4 и 11.5). Названия команд в вашей базе могут незначительно отличаться, если конфигурация доработана, но общая логика сохраняется.

Проверьте настройки перед созданием счета

Прежде чем выписывать первый счет, убедитесь, что в программе включены нужные функциональные опции. Откройте раздел «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи». Здесь должны быть включены опции «Заказы клиентов» (если работаете через заказы) и «Счета на оплату». В некоторых настройках счета могут использоваться только как печатная форма заказа, без отдельного документа — это тоже допустимый режим.

Также проверьте, что у контрагента корректно заполнены реквизиты: ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, банковский счет. Эти данные попадут в печатную форму счета. Реквизиты вашей организации (продавца) берутся из справочника «Организации» — банковский счет для оплаты подставляется из карточки организации или из соглашения с клиентом.

Создание счета на основании заказа клиента

Это основной сценарий для торговых компаний: менеджер оформляет заказ, согласовывает его с покупателем, после чего выставляет счет. Откройте раздел «Продажи — Заказы клиентов», найдите нужный заказ в списке и откройте его. Убедитесь, что заказ находится в статусе, допускающем выставление счета (обычно «К отгрузке» или «Ожидается оплата» — зависит от настроек статусов).

Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Счет на оплату». Программа автоматически перенесет в счет контрагента, соглашение, организацию, валюту и табличную часть с товарами и ценами из заказа. Вам останется проверить данные и при необходимости скорректировать состав — например, выставить счет на частичную оплату.

Если нужен счет не на всю сумму заказа, измените количество или удалите лишние строки в табличной части счета, либо укажите процент предоплаты — в типовой конфигурации сумму счета можно отредактировать вручную. После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте заказ клиента и проверьте его статус и сумму
2. 2
   Нажмите «Создать на основании — Счет на оплату»
3. 3
   Проверьте контрагента, соглашение, организацию и банковский счет
4. 4
   Скорректируйте состав или сумму при частичной оплате
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть», затем «Печать — Счет на оплату»

Создание счета без заказа клиента

Если ваша схема работы не предполагает заказов (продажа «с колес», разовые услуги), счет создается напрямую. Перейдите в раздел «Продажи — Счета на оплату» и нажмите «Создать». Заполните поля последовательно: партнер и контрагент, соглашение с клиентом (из него подтянутся условия оплаты, валюта и цены), организация-продавец.

Затем заполните табличную часть: добавьте номенклатуру через кнопку «Добавить» или подбор. Цены подставятся из соглашения или вида цен, указанного в документе. Если цена не подставилась — проверьте, действует ли вид цен на дату документа и установлены ли цены для этой номенклатуры.

Проверьте ставку НДС в строках: она влияет на итоговую сумму и на то, как будет оформляться отгрузка. После заполнения проведите документ. Счет появится в списке документов и станет доступен для контроля оплаты.

Счет на услуги

Для услуг порядок тот же, но номенклатура должна иметь тип «Услуга». Такие позиции не резервируются на складе и не требуют отгрузки со склада — реализация оформляется документом «Реализация товаров и услуг» или «Акт выполненных работ».

Печать и отправка счета клиенту

Печатная форма вызывается из открытого документа кнопкой «Печать — Счет на оплату». В форму попадают реквизиты продавца и покупателя, номер и дата счета, таблица товаров с ценами, НДС и итоговая сумма прописью. Если в организации настроена печать с факсимиле и логотипом, они подставятся автоматически — настройка выполняется в карточке организации.

Отправить счет можно прямо из 1С: кнопка с изображением конверта или команда «Отправить по email» (доступна при настроенной учетной записи электронной почты в разделе «НСИ и администрирование — Органайзер — Настройки почты»). Программа сформирует PDF и приложит к письму. Адрес получателя подставится из карточки контрагента или контактного лица.

Перед массовой рассылкой счетов отправьте один счет на собственный адрес и проверьте PDF: как отображаются реквизиты, логотип, подписи и сумма прописью. Исправить карточку организации проще, чем объяснять клиентам ошибки в уже отправленных документах.

Контроль оплаты по выставленным счетам

Выставленный счет — основание для контроля поступления денег. Когда клиент оплачивает счет, бухгалтер или менеджер оформляет «Приходный кассовый ордер» или загружает «Поступление безналичных денежных средств» из банковской выписки, указывая счет как основание. После этого задолженность по счету закрывается.

Состояние оплаты удобно отслеживать в списке счетов: колонки состояния оплаты показывают, оплачен счет полностью, частично или просрочен. Также используйте отчеты «Задолженность клиентов» и «Ведомость расчетов с клиентами» из раздела «Продажи — Отчеты по продажам». Они покажут неоплаченные счета и позволят напомнить клиентам об оплате.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведение документа

Норма

Счет проведен без сообщений об ошибках, виден в списке

Тревожный признак

Сообщение о незаполненных полях, документ не проводится

Печатная форма

Норма

Заполнены реквизиты обеих сторон, сумма, НДС, банковский счет

Тревожный признак

Пустые реквизиты банка, неверный контрагент или валюта

Состояние оплаты

Норма

После загрузки выписки счет отмечен как оплаченный

Тревожный признак

Оплата есть в выписке, но счет остался неоплаченным — не указано основание

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего счет не проводится из-за незаполненного соглашения с клиентом или отсутствия банковского счета у организации. Вторая частая проблема — счет создан на основании заказа, который потом изменили: суммы в счете и заказе расходятся, и менеджер выставляет клиенту некорректный документ. Перед отправкой счета всегда сверяйте его сумму с актуальным заказом.

Еще одна ошибка — выставление счета в валюте, отличной от валюты договора, или с неверной ставкой НДС. Это приводит к расхождениям при отгрузке и в бухгалтерском учете. Учтите ограничение: счет на оплату — не отгрузочный документ, он не списывает товар со склада и не формирует выручку. Реализация оформляется отдельным документом после оплаты или по условиям договора.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выставить счет на частичную оплату заказа?

Да. Создайте счет на основании заказа и вручную уменьшите сумму или количество в табличной части до нужного процента предоплаты. Остаток можно выставить вторым счетом позже — типовая конфигурация позволяет создавать несколько счетов по одному заказу.

Почему команда «Счет на оплату» недоступна в списке «Создать на основании»?

Проверьте функциональные опции в разделе «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи»: должна быть включена работа со счетами. Также команда может быть скрыта, если заказ находится в статусе, не допускающем выставления счета, или у пользователя недостаточно прав.

Формирует ли счет на оплату проводки в бухгалтерском учете?

Нет. Счет — документ для клиента и для контроля расчетов, бухгалтерских проводок он не создает. Проводки появляются при поступлении оплаты (аванс) и при оформлении реализации.

Как изменить уже проведенный счет, если клиент попросил поправку?

Откройте счет, нажмите «Еще — Отменить проведение», внесите изменения и проведите снова. Если по счету уже была оплата, сначала убедитесь, что изменения не нарушат связь оплаты со счетом; при существенной смене суммы корректнее аннулировать старый счет и выставить новый.

Можно ли настроить свой шаблон печатной формы счета?

Да, через механизм внешних печатных форм («НСИ и администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки») или изменением макета в конфигураторе. Для разовых правок проще использовать внешнюю печатную форму — это не требует снятия конфигурации с поддержки.

Что делать, если клиент оплатил счет, а в отчетах он числится неоплаченным?

Откройте документ оплаты (поступление на расчетный счет или ПКО) и проверьте поле «Документ основание» / расшифровку платежа — там должен быть указан именно этот счет или заказ. Если оплата распределена вручную без основания, перераспределите ее на счет, после чего состояние оплаты обновится.