Как создать счет на оплату в 1С Розница

Розничные продажи в 1С Розница обычно оформляются чеками, но когда покупатель — юридическое лицо или ИП, ему нужен счет на оплату для безналичного расчета. Конфигурация «Розница» не является полноценной учетной системой вроде «Управления торговлей», поэтому механизм выставления счетов здесь устроен иначе: счет формируется на основании документа «Заказ покупателя» либо выгружается из основной учетной системы, если настроен обмен.

Ниже разобран рабочий порядок действий для типовой конфигурации 1С Розница (редакции 2.3 и 3.x): от подготовки справочников до печати готового документа. Точные названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но общая логика одинакова.

Прежде чем начать, убедитесь, что у вас есть права на создание заказов покупателей и печать документов, а в базе заполнены реквизиты вашей организации — без них счет получится пустым или с ошибками.

Почему в Рознице нет отдельного счета на оплату

Конфигурация «Розница» предназначена для автоматизации торговой точки: продажи за наличный и безналичный расчет через кассу, скидки, остатки. Основной документооборот с юридическими лицами (счета, накладные, акты) в типовой схеме ведется в «головной» системе — Управлении торговлей или Бухгалтерии предприятия, куда Розница выгружает данные обменом.

Тем не менее выставить счет можно и непосредственно в Рознице. Для этого используется документ «Заказ покупателя», у которого есть печатная форма счета на оплату. Это удобно, когда оптовый или корпоративный покупатель появляется эпизодически и разворачивать полноценный обмен ради нескольких счетов нецелесообразно.

Подготовка: что заполнить до создания счета

Чтобы печатная форма счета сформировалась корректно, заранее проверьте три справочника. Первый — организация: откройте карточку вашей организации и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты (банк, БИК, расчетный и корреспондентский счета). Именно эти данные попадут в шапку счета.

Второй — контрагент-покупатель. Создайте нового контрагента, укажите его наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты, если они нужны на печатной форме. Третий — номенклатура: товары должны быть заведены в базе с актуальными ценами, иначе суммы в счете придется править вручную или счет окажется неверным.

Создание заказа покупателя — основы счета

Откройте раздел «Продажи» (в некоторых версиях — «Закупки и продажи» или рабочее место кассира с расширенным интерфейсом) и найдите журнал «Заказы покупателей». Нажмите «Создать». В открывшемся документе заполните ключевые поля: организацию-продавца, покупателя (контрагента), склад отгрузки и, при необходимости, соглашение или тип цен.

В табличную часть добавьте товары: подберите номенклатуру поиском по названию, штрихкоду или артикулу, укажите количество и цену. Программа автоматически рассчитает сумму по строке и итог по документу. Если применяются скидки, проверьте, что они учтены корректно, — итоговая сумма заказа станет суммой счета.

Проверьте ставки НДС по каждой строке: они подставляются из карточки номенклатуры и настроек организации. Ошибка в ставке приведет к неверной сумме налога в счете, что критично для покупателя-плательщика НДС. После заполнения запишите и проведите документ.

1. 1
   Проверьте реквизиты организации и создайте контрагента-покупателя
2. 2
   Откройте журнал «Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
3. 3
   Заполните организацию, покупателя, склад и табличную часть товарами
4. 4
   Проверьте цены, скидки и ставки НДС, сверьте итоговую сумму
5. 5
   Запишите и проведите заказ
6. 6
   Сформируйте печатную форму «Счет на оплату» и проверьте её перед отправкой

Формирование печатной формы счета

В проведенном заказе покупателя нажмите кнопку «Печать» (обычно в командной панели документа) и выберите форму «Счет на оплату» или «Счет на оплату покупателю». Откроется предварительный просмотр табличного документа, который можно отправить на принтер или сохранить в PDF для отправки покупателю по электронной почте.

Проверьте печатную форму перед отправкой: наименование и реквизиты продавца и покупателя, номер и дату счета, перечень товаров с количеством и ценами, итоговую сумму и сумму НДС. Номер счета обычно берется из номера заказа — если покупатель требует определенную нумерацию, согласуйте это заранее, так как автонумерация меняется только через настройку нумераторов.

Если типовая форма не подходит (например, нужен логотип, подпись или дополнительные поля), макет печатной формы можно доработать через механизм внешних печатных форм. Это работа для специалиста по 1С: самостоятельное редактирование макетов без опыта может сломать печать всего документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты продавца в шапке счета

Норма

ИНН, КПП, банк и расчетный счет совпадают с карточкой организации

Тревожный признак

Поля пустые или содержат устаревшие реквизиты

Итоговая сумма счета

Норма

Совпадает с итогом заказа покупателя с учетом скидок

Тревожный признак

Сумма отличается — проверьте цены и скидки в заказе

НДС в счете

Норма

Ставки и сумма налога соответствуют настройкам номенклатуры

Тревожный признак

НДС отсутствует у плательщика НДС или ставка неверна

Альтернативные сценарии выставления счета

Счет через обмен с УТ или Бухгалтерией

Если безналичные продажи юрлицам — регулярная практика, правильнее выставлять счета в основной учетной системе. В Управлении торговлей и Бухгалтерии есть полноценный документ «Счет на оплату покупателю» с гибкими печатными формами и последующим контролем оплаты. Заказы из Розницы передаются туда обменом, а счет оформляется уже на стороне учетной системы.

Счет по данным чека или реализации

Бывает, что покупатель сначала оплатил товар на кассе, а потом запросил закрывающие документы. В этом случае счет задним числом не нужен — оформляются реализация и, при необходимости, счет-фактура. Не создавайте счет на уже оплаченный чек: это породит лишнюю дебиторскую задолженность в отчетах.

Сравнение вариантов

Счет из заказа покупателя в Рознице

Подходит для разовых безналичных продаж. Ограничение: упрощенная печатная форма и нет контроля оплаты счета.

Счет в УТ или Бухгалтерии через обмен

Подходит для регулярной работы с юрлицами. Ограничение: требуется настроенный обмен и ведение двух баз.

Внешняя печатная форма в Рознице

Подходит, когда нужна фирменная форма счета. Ограничение: требуется доработка специалистом и тестирование.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — пустые реквизиты в счете из-за незаполненной карточки организации или контрагента. Вторая типичная ошибка — неверные цены: в заказ подтянулся не тот тип цен, и сумма счета не совпала с договоренностью с покупателем. Всегда сверяйте итог с коммерческим предложением или устной договоренностью до отправки.

Еще одна ошибка — создание заказа покупателя вместо обычной розничной продажи, когда покупатель платит сразу на кассе. Непроведенные или «забытые» заказы искажают остатки: товар резервируется и может не отображаться как доступный к продаже. После оплаты и отгрузки закрывайте заказ соответствующими документами реализации.

Проверка результата и дальнейшие действия

После отправки счета контролируйте его оплату. В типовой Рознице нет развитого механизма отслеживания оплаченных счетов, поэтому сверяйте поступления на расчетный счет с выставленными заказами вручную или через обмен с учетной системой. Когда деньги пришли, оформите отгрузку: реализацию товаров на основании заказа или продажу через РМК с указанием контрагента.

Если покупатель отказался от счета, отмените или пометьте на удаление заказ, чтобы он не держал резерв и не попадал в отчеты по незавершенным продажам. Периодически просматривайте журнал заказов на предмет «зависших» документов.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет в Рознице без заказа покупателя?

В типовой конфигурации печатная форма счета привязана к заказу покупателя, поэтому без него счет не сформировать. Если нужен счет без резервирования товара, создайте заказ, распечатайте счет, а резерв снимите настройками заказа или отмените его после оплаты через кассу.

Почему в печатной форме счета пустые реквизиты банка?

Программа берет данные из карточки организации. Откройте справочник организаций, проверьте вкладку с банковскими реквизитами и убедитесь, что выбран нужный банковский счет как основной. После исправления переформируйте печатную форму.

Как изменить номер счета на оплату?

Номер счета формируется из номера заказа покупателя по правилам автонумерации. Вручную номер документа можно изменить, если в настройках пользователя разрешено редактирование номеров, но делать это стоит аккуратно: нарушение последовательности нумерации затруднит поиск документов и сверку.

Можно ли добавить в счет логотип и печать организации?

Да, но типовой макет обычно минималистичен. Логотип, изображение подписи и печати добавляются через доработку макета печатной формы или подключение внешней печатной формы. Эту работу лучше поручить специалисту по 1С и проверить результат на тестовой копии базы.

Что делать, если покупатель оплатил счет частично?

В Рознице нет полноценного механизма отслеживания частичных оплат по счетам. Фиксируйте оплату в учетной системе (Бухгалтерии или УТ), а отгрузку оформляйте на фактически оплаченное количество, корректируя заказ или создавая реализацию на часть позиций.

Нужно ли пробивать чек при оплате счета юрлицом?

Если расчет с организацией проходит безналичным путем на расчетный счет, кассовый чек, как правило, не требуется. Если же представитель юрлица платит картой или наличными на кассе, чек пробивается в обычном порядке. При сомнениях сверьтесь с требованиями законодательства о ККТ и проконсультируйтесь с бухгалтером.