Документы и Печать · 8 мин
Как создать счет-фактуру в 1С:УНФ
Пошаговая инструкция по созданию счета-фактуры в 1С:Управление нашей фирмой: из реализации, вручную, на аванс, исправления, печать и отправка в электронном виде.
Счет-фактура в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это документ, который подтверждает отгрузку товаров или выполнение работ для целей учета НДС. В отличие от больших конфигураций вроде «Бухгалтерии предприятия», в УНФ счет-фактура чаще всего создается автоматически на основании первичного документа — расходной накладной или акта выполненных работ. Это снижает риск расхождений между отгрузкой и налоговым документом.
Прежде чем формировать счет-фактуру, убедитесь, что организация в программе работает с НДС: соответствующий режим задается в учетной политике. Если компания применяет УСН без НДС, счет-фактура вам, как правило, не нужен — документ просто не потребуется покупателю, а программа не будет предлагать его создать.
Ниже разберем основные сценарии: создание из реализации, ручной ввод, счет-фактура на аванс, исправление ошибок, печать и электронный обмен, а также типичные проблемы и способы их проверки.
Проверка настроек перед созданием счета-фактуры
Откройте раздел «Компания» → «Организации» и проверьте карточку вашей организации: должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес. Эти данные попадут в счет-фактуру, и ошибка в ИНН сделает документ недействительным для покупателя.
Далее проверьте учетную политику: в карточке организации на вкладке налогов должна быть указана система налогообложения с НДС (обычно ОСНО). Если выбрана упрощенка без НДС, программа не будет формировать счета-фактуры штатно.
Также убедитесь, что у контрагента-покупателя корректно заполнены реквизиты: ИНН, КПП, наименование и адрес. Счет-фактура подтягивает их из карточки контрагента автоматически, и исправлять данные в самом документе придется вручную.
Создание счета-фактуры на основании реализации
Это основной и рекомендуемый способ. Сначала оформите и проведите расходную накладную (раздел «Продажи» → «Расходные накладные») или акт выполненных работ. В документе должны быть указаны покупатель, товары или услуги, цены и ставки НДС.
Откройте проведенный документ реализации и нажмите кнопку «Создать на основании» (или «Ввести на основании» — название зависит от версии) и выберите «Счет-фактура». Программа создаст новый документ, автоматически перенеся в него все данные: контрагента, перечень товаров, суммы и ставки НДС.
Проверьте дату и номер счета-фактуры — по умолчанию ставится текущая дата, при необходимости ее можно изменить на дату отгрузки. Нажмите «Провести и закрыть». Счет-фактура будет связан с реализацией и отразится в книге продаж.
- 1Проведите расходную накладную или акт с заполненными ставками НДС
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Счет-фактура»
- 3Проверьте номер, дату, реквизиты покупателя и суммы НДС
- 4Нажмите «Провести и закрыть»
- 5Распечатайте документ или отправьте его в электронном виде
Ручное создание счета-фактуры
Если документ реализации в программе отсутствует (например, отгрузка оформлена в другой системе), счет-фактуру можно ввести вручную. Перейдите в раздел «Продажи» → «Счета-фактуры» и нажмите «Создать».
Заполните покупателя, дату, основание (если есть) и табличную часть: номенклатуру, количество, цены и ставки НДС. Вручную введенный документ не будет связан с отгрузкой, поэтому контроль остатков и взаиморасчетов по нему не выполняется автоматически.
Ручной способ используйте как исключение. По возможности всегда вводите счета-фактуры на основании первичных документов — это исключает расхождения между складским учетом, взаиморасчетами и данными по НДС.
Счет-фактура на аванс
Если покупатель перечислил предоплату, а вы работаете с НДС, на сумму аванса нужно выставить счет-фактуру. В УНФ такой документ создается на основании документа оплаты — приходного кассового ордера или поступления на расчетный счет.
Откройте документ оплаты (раздел «Деньги»), нажмите «Создать на основании» и выберите «Счет-фактура (аванс)». Программа подставит сумму оплаты и рассчитает НДС по расчетной ставке.
После отгрузки в счет аванса НДС с аванса принимается к вычету. Убедитесь, что оплата связана с реализацией (зачет аванса выполняется автоматически при проведении накладной, если указан тот же договор), иначе вычет может не сформироваться корректно.
Исправление ошибок в счете-фактуре
Если в выставленном счете-фактуре обнаружена ошибка, не редактируйте проведенный документ прошлого периода напрямую — это нарушит данные уже сданной отчетности. Для исправлений предусмотрен исправительный счет-фактура.
Откройте исходный счет-фактуру и создайте на его основании исправление (в документе есть соответствующая команда либо вид документа «Исправительный»). Укажите номер исправления и скорректированные данные. Исправительный документ отразится в книге покупок или продаж в периоде исправления.
Если ошибка обнаружена в текущем периоде до сдачи отчетности, допустимо отменить проведение, исправить данные и провести документ заново. Но делайте это только при уверенности, что документ не участвовал в обменах и не был передан покупателю.
Печать и отправка покупателю
Для печати откройте счет-фактуру и нажмите кнопку «Печать» — программа предложит стандартную форму, соответствующую действующему постановлению о форме счета-фактуры. В форму попадут номер, дата, реквизиты продавца и покупателя, таблица товаров, ставки и суммы НДС.
Если у вас подключен сервис обмена электронными документами (ЭДО), счет-фактуру можно отправить покупателю в электронном виде прямо из документа. Электронный документ с подписью уполномоченного лица юридически равнозначен бумажному и ускоряет получение вычета покупателем.
Проверьте итоговые суммы перед отправкой: сумма НДС по каждой строке и итоговая сумма документа должны совпадать с данными расходной накладной. Расхождение даже в копейку — повод для вопросов со стороны покупателя.
Как проверить результат
В счете-фактуре указан документ-основание, суммы совпадают с накладной
Основание пустое или суммы отличаются
ИНН, КПП и адреса продавца и покупателя заполнены и верны
Пустой КПП, устаревший адрес, опечатка в ИНН
Документ виден в книге продаж за нужный период
Записи нет — проверьте дату и проведение документа
Частые вопросы
Почему в УНФ не создается счет-фактура на основании накладной?
Чаще всего причина в учетной политике: для организации выбрана система налогообложения без НДС, поэтому программа не предлагает создать счет-фактуру. Проверьте настройки организации и убедитесь, что накладная проведена и в ней указаны ставки НДС.
Можно ли выставить один счет-фактуру на несколько накладных?
Да, если отгрузки в адрес одного покупателя прошли в пределах допустимого срока. В УНФ можно сформировать счет-фактуру с подбором нескольких документов-оснований либо объединить отгрузки в одну реализацию. Следите, чтобы все накладные относились к одному контрагенту и договору.
Нужен ли счет-фактура, если организация на УСН?
Упрощенцы в общем случае не являются плательщиками НДС и не обязаны выставлять счета-фактуры. Исключение — выставление документа по просьбе покупателя или при работе в качестве налогового агента: тогда возникает обязанность уплатить НДС и сдать декларацию. Перед таким шагом оцените налоговые последствия.
Как изменить номер счета-фактуры?
Номер присваивается автоматически при записи документа. Его можно отредактировать вручную в поле номера, но делать это стоит только для восстановления сквозной нумерации после сбоев. Произвольная смена номеров нарушает последовательность и вызывает вопросы при проверках.
Что делать, если покупатель просит счет-фактуру с другой датой?
Дата счета-фактуры должна соответствовать фактической дате отгрузки или получения аванса — «передатировать» документ по просьбе контрагента нельзя. Если покупателю нужен документ другим периодом, проверьте, не был ли неверно оформлен сам документ реализации, и исправьте первичку, а не только счет-фактуру.
Как отменить ошибочно созданный счет-фактуру?
Если документ создан в текущем периоде и не передавался покупателю, откройте его, отмените проведение и пометьте на удаление. Если документ уже отправлен или попал в сданную отчетность, оформляйте исправление или аннулирование через корректирующие документы, а не удаление.
Что важно запомнить
Создавайте счет-фактуру на основании проведенной реализации или оплаты — так данные по НДС, отгрузке и взаиморасчетам останутся согласованными. Проверяйте реквизиты сторон и суммы перед отправкой, а ошибки прошлых периодов исправляйте только исправительными документами.