Документы и Печать · 11 мин
Как создать путевой лист в 1С УАТ[PAD]
Пошаговая инструкция по созданию путевого листа в 1С:УАТ: заполнение документа, настройка шаблонов, расчёт ГСМ, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Путевой лист — основной первичный документ для учёта работы транспорта, списания топлива и начисления зарплаты водителям. В конфигурации «1С:Управление автотранспортом» (1С:УАТ) для этого предусмотрен отдельный документ с автоматическим расчётом пробега, расхода ГСМ и выработки. Однако корректное заполнение требует предварительной настройки справочников — без этого документ либо не проведётся, либо посчитает данные с ошибками.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки справочников до проведения документа и проверки результата. Инструкция ориентирована на типовую поставку 1С:УАТ (ПРОФ и КОРП), но логика одинакова и для отраслевых решений на её основе. Конкретные названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации.
Подготовка: какие справочники должны быть заполнены
Документ «Путевой лист» берёт данные из справочников, поэтому начинать нужно с них. Минимальный набор: карточка транспортного средства (ТС), карточка водителя, модель ТС с нормами расхода топлива и, при использовании маршрутов, справочник маршрутов и пунктов назначения.
В карточке ТС проверьте: гаражный номер, модель, вид ТС, организацию-владельца, приборы учёта (спидометр или счётчик моточасов) и вид путевого листа по умолчанию. В модели ТС на вкладке «Нормы расхода ГСМ» должны быть указаны базовые нормы — именно по ним программа рассчитает нормативный расход топлива.
Для водителя должна существовать карточка сотрудника и привязка к виду документа удостоверения. Если планируется расчёт зарплаты по путевым листам, в карточке сотрудника или в регистре тарифов должны быть заданы тарифы оплаты. Пропуск этих настроек — самая частая причина, по которой путевой лист «не считает» зарплату.
Где находится документ и как его создать
Откройте раздел «Учет путевых листов» (в некоторых версиях — «Путевые листы» на панели разделов). В журнале нажмите «Создать» и выберите нужный вид путевого листа: для грузового автомобиля (сменный или международный), легкового автомобиля, автобуса, спецтехники и так далее. Вид определяет состав реквизитов и печатную форму.
Если вид путевого листа задан в карточке ТС, при выборе машины программа подставит его автоматически. Альтернативный способ — создание через обработку «Выпуск путевых листов», которая позволяет сформировать сразу пакет документов за период по списку машин. Это удобно для крупных автопарков, где диспетчер ежедневно выпускает десятки листов.
Номер и дата документа заполняются автоматически. Обратите внимание на дату: от неё зависят срезы регистров — показания приборов учёта, остатки топлива и действующие нормы. Создание путевого листа «задним числом» после того, как введены более поздние документы по этому же ТС, может привести к некорректному расчёту пробега.
Заполнение шапки документа
В шапке укажите организацию, транспортное средство и водителя. При выборе ТС программа автоматически подтянет показания спидометра на конец предыдущей работы — это значение попадёт в поле «Выезд» (нулевой пробег). Проверьте его: если показание не совпадает с реальным, значит, в цепочке путевых листов есть пропуск или ошибка в одном из ранее введённых документов.
Далее заполните дату и время выезда и возвращения. От этих значений рассчитывается время в наряде. Если используется прицеп или оборудование, добавьте его в соответствующие поля — для прицепов также ведётся учёт пробега и выработки.
Поле «Маршрут» заполняется, если ведётся справочник маршрутов: при выборе маршрута в табличную часть задания подставляются пункты следования и плановые расстояния. Это ускоряет ввод и снижает количество ошибок в адресах.
- 1Откройте раздел «Учет путевых листов» и нажмите «Создать», выберите вид путевого листа
- 2Укажите организацию, транспортное средство и водителя — проверьте подставившиеся показания прибора учёта
- 3Заполните даты и время выезда/возвращения, при необходимости добавьте прицеп и маршрут
- 4Заполните задание: адреса подачи, пункты погрузки и разгрузки, расстояния
- 5Внесите выданное топливо на вкладке ГСМ и проверьте расчёт расхода
- 6Проверьте таблицу выработки и начислений, затем проведите документ
Заполнение задания и расчёт пробега
На вкладке «Задание» указываются адреса подачи, пункты погрузки и разгрузки, а также расстояния между ними. Если маршрут выбран из справочника, строки задания заполнятся автоматически, останется скорректировать фактические километры. Расстояния можно вводить вручную или через обработку расчёта расстояний, если она подключена и настроена.
Итоговый пробег документа складывается из расстояний в задании. Альтернатива — прямой ввод показаний прибора учёта: в поле «Возвращение» укажите фактическое показание спидометра, и программа рассчитает пробег как разницу. Оба способа взаимосвязаны: при изменении одного пересчитывается другой.
Следите за расхождением между пробегом по заданию и пробегом по прибору. Небольшая разница допустима (холостые перемещения, объезды), но систематически большие расхождения — признак ошибок в маршрутах или недостоверных показаний. В настройках учётной политики УАТ можно включить контроль таких расхождений.
Учёт ГСМ и расчёт расхода топлива
На вкладке «ГСМ» отражается остаток топлива при выезде, количество выданного топлива и рассчитывается расход за рейс. Выдачу топлива можно ввести вручную или оформить отдельным документом «Заправка ГСМ» — тогда данные подтянутся в путевой лист автоматически при его проведении.
Нормативный расход программа считает по нормам из модели ТС с учётом пробега, работы в особых условиях и повышающих коэффициентов (зимняя надбавка, работа с кондиционером и т. п.), если они настроены. Фактический расход определяется по формуле: остаток при выезде плюс выдано минус остаток при возвращении.
При проведении документа нормативный расход списывается в учёт. Если фактический расход превышает нормативный, разница остаётся для анализа — сверхнормативный расход виден в отчётах по ГСМ. Не редактируйте нормы «под факт» задним числом: это искажает аналитику и затрудняет поиск реальных причин перерасхода.
Выработка, начисления водителю и проведение
На вкладке «Выработка» формируются строки по видам выработки: пробег, время в наряде, количество рейсов, тонно-километры. Эти данные используются для расчёта зарплаты водителя и для анализа работы ТС. Состав видов выработки зависит от настроек в параметрах учёта и от вида путевого листа.
Начисления рассчитываются автоматически, если настроены тарифы: сдельные расценки за километр, рейс или час, тарифы за время в наряде. Проверьте итоговую сумму на вкладке «Начисления» перед проведением. Если сумма нулевая, хотя тарифы заданы, проверьте, действует ли тариф на дату документа и привязан ли он к этому сотруднику или категории водителей.
После проверки всех вкладок нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа выполнит движения по регистрам: пробег и моточасы ТС, остатки ГСМ, выработка, начисления. Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» — доступны типовые формы путевых листов соответствующего вида.
Как проверить результат
Совпадает с разницей показаний прибора и суммой расстояний в задании
Пробег нулевой или не совпадает с показаниями спидометра
Нормативный расход рассчитан, остаток при возвращении неотрицательный
Расход равен нулю или остаток топлива уходит в минус
Сумма рассчитана по действующему тарифу
Сумма нулевая при заполненной выработке
Документ проведён без сообщений об ошибках
Ошибки по нормам, приборам учёта или незаполненным реквизитам
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем при выпуске путевых листов связано не с самим документом, а с состоянием справочников и последовательностью ввода. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Если ошибка обнаружена в уже проведённом документе, исправляйте его, а не создавайте дубль. После исправления проверьте и при необходимости перепроведите последующие путевые листы по этому ТС, чтобы восстановить цепочку показаний.
Массовый выпуск и альтернативные способы
Для ежедневного выпуска большого количества путевых листов используйте обработку «Выпуск путевых листов» из раздела учёта путевых листов. Она формирует документы по шаблонам: задаёте период, список машин, маршруты и время работы — программа создаёт пакет документов, которые остаётся проверить и провести.
Ещё один вариант — копирование предыдущего путевого листа по тому же ТС и маршруту с последующей корректировкой дат и пробега. Это оправдано для повторяющихся рейсов, но требует внимательности: легко забыть обновить показания приборов или выдачу топлива.
Сравнение вариантов
Подходит для небольшого парка и разовых рейсов; полный контроль каждого поля, но трудоёмко при большом количестве машин
Оптимальна для ежедневного массового выпуска по шаблонам; требует предварительной настройки шаблонов и расписаний
Быстро для повторяющихся маршрутов; риск перенести устаревшие показания и реквизиты
Что важно запомнить
Корректный путевой лист в 1С:УАТ начинается со справочников: модель ТС с нормами ГСМ, карточки машины и водителя. Документ создаётся в разделе «Учет путевых листов», вводится строго в хронологическом порядке, а после заполнения задания, ГСМ и выработки проводится с проверкой расчётов. Массовый выпуск выполняйте через специальную обработку, а ошибки исправляйте в самом документе с перепроведением цепочки.
Часто задаваемые вопросы
Почему путевой лист не проводится и выдаёт ошибку по нормам ГСМ?
Чаще всего в модели транспортного средства не заполнены нормы расхода топлива. Откройте карточку ТС, перейдите в модель и заполните вкладку «Нормы расхода ГСМ» хотя бы базовой нормой. Также проверьте, что в карточке ТС указан прибор учёта пробега.
Как исправить неверные показания спидометра в уже проведённом документе?
Откройте документ, исправьте показание и проведите его повторно. Затем проверьте все более поздние путевые листы по этому ТС: их начальные показания рассчитываются от предыдущего документа, поэтому цепочку нужно перепровести в хронологическом порядке.
Можно ли оформить один путевой лист на несколько дней?
Да, для видов путевых листов, допускающих длительный срок действия (например, для легковых автомобилей при междугородних перевозках), укажите даты выезда и возвращения с нужным интервалом. Ограничения по сроку зависят от настроек вида путевого листа и требований к оформлению в вашей организации.
Почему не рассчитывается зарплата водителя по путевому листу?
Проверьте три вещи: заданы ли тарифы оплаты для сотрудника или его категории, действуют ли они на дату документа и заполнена ли таблица выработки. Начисления считаются только по тем видам выработки, для которых настроены расценки.
Чем отличается выдача топлива в путевом листе от документа «Заправка ГСМ»?
«Заправка ГСМ» — самостоятельный документ для учёта заправок по картам, талонам и за наличные с детализацией по АЗС. Выдача вручную в путевом листе — упрощённый способ. Использовать оба способа для одной заправки нельзя: топливо задвоится в учёте.
Как распечатать путевой лист установленной формы?
В проведённом или записанном документе нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму — для каждого вида путевого листа доступны соответствующие типовые бланки. Если требуется доработанная форма, её подключают через механизм внешних печатных форм в настройках программы.