Документы и Печать · 10 мин
Как создать письмо в 1С Документооборот
Как создать исходящее, входящее и внутреннее письмо в 1С Документооборот: регистрация, заполнение карточки, отправка, шаблоны и типичные ошибки.
Работа с письмами — одна из базовых операций в 1С:Документооборот. Система поддерживает три вида корреспонденции: входящие, исходящие и внутренние письма, а также встроенный почтовый клиент для электронной почты. Каждый вид имеет свою карточку документа, набор обязательных реквизитов и логику регистрации.
Правильно созданное письмо автоматически получает регистрационный номер, связывается с контрагентом или сотрудником, попадает в журналы учёта и может запускать бизнес-процессы: согласование, рассмотрение, исполнение. Поэтому важно не просто «заполнить форму», а понимать, какие поля влияют на дальнейшую маршрутизацию документа.
Ниже разобраны практические сценарии: создание исходящего письма с нуля, регистрация входящего, отправка электронной почты из системы, работа с шаблонами и проверка результата. Инструкции ориентированы на типовую конфигурацию 1С:Документооборот 8; в доработанных решениях названия кнопок и состав полей могут отличаться.
Какие виды писем есть в 1С:Документооборот
Перед созданием письма определите его тип, потому что от этого зависят карточка документа и обязательные реквизиты. Входящие письма регистрируют поступившую корреспонденцию: в них указывают отправителя, исходящий номер и дату письма контрагента. Исходящие письма — это документы, которые организация направляет вовне; для них ключевы поля получателя и способа отправки.
Внутренние письма (в ряде настроек — внутренние документы с соответствующим видом) используются для переписки внутри организации между подразделениями и сотрудниками. Отдельно существует объект «Электронное письмо» встроенного почтового клиента — оно предназначено для фактической отправки e-mail и может быть связано с документом-письмом.
Сравнение видов писем
Регистрация полученной корреспонденции; обязательны отправитель и реквизиты письма контрагента
Отправка документа контрагенту; обязательны получатель и вид документа, часто требуется согласование
Переписка внутри организации; не требует контрагента, маршрутизируется между сотрудниками
Фактическая отправка e-mail через встроенный клиент; может быть прикреплено к карточке документа
Создание исходящего письма: пошаговый порядок
Откройте раздел «Документы» и перейдите в журнал «Исходящие». Нажмите кнопку «Создать» — откроется карточка нового исходящего письма. Если в системе настроены виды документов, сначала выберите вид «Письмо» (или аналогичный, принятый в вашей организации): от вида зависят нумерация, доступные реквизиты и шаблоны процессов.
Заполните основные поля карточки. В поле «Получатель» укажите контрагента из справочника; если контрагента нет — создайте его, иначе письмо не получится корректно зарегистрировать и отправить. Поле «Тема» (заголовок) заполняйте содержательно: по нему письмо будет искаться в журналах и отчётах. При необходимости укажите адресата — конкретное контактное лицо контрагента.
Текст письма вводится в поле содержания либо формируется как файл: на вкладке файлов добавьте подготовленный документ Word или PDF. Если в организации настроены шаблоны файлов, используйте команду создания файла из шаблона — тогда реквизиты карточки (номер, дата, адресат) подставятся в документ автоматически.
- 1Откройте «Документы» → «Исходящие» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид документа «Письмо»
- 3Заполните получателя, тему и содержание
- 4Прикрепите файл письма или создайте его из шаблона
- 5Нажмите «Зарегистрировать» — документ получит номер
- 6Отправьте на согласование или адресату по принятому маршруту
Регистрация и нумерация письма
До регистрации письмо существует как черновик: его можно редактировать, но оно не участвует в учёте. Команда «Зарегистрировать» присваивает документу номер по нумератору, настроенному для вида документа, и фиксирует дату регистрации. После этого изменение ключевых реквизитов может быть ограничено правами или настройками делопроизводства.
Номер исходящего письма обычно строится по шаблону, включающему индекс подразделения или дела по номенклатуре. Если номер выглядит не так, как принято в организации, не правьте его вручную без необходимости — обратитесь к администратору: ручная правка номера нарушает сквозную нумерацию и может вызвать дубли.
Регистрация входящего письма
Входящее письмо создаётся в журнале «Входящие» кнопкой «Создать». В карточке указывают отправителя (контрагента), исходящий номер и дату, которые стоят на самом письме, — эти реквизиты важны для переписки и ссылок в ответах. Дату регистрации система проставляет текущую, при необходимости её корректируют по фактической дате поступления.
Отсканированный оригинал или полученный файл прикрепляют на вкладку файлов. Если настроено распознавание, система может создать карточку автоматически из потока сканирования или электронной почты — тогда задача пользователя сводится к проверке заполненных полей. После регистрации входящее письмо обычно направляется на рассмотрение руководителю, который назначает резолюцию и исполнителей.
Отправка электронного письма из системы
Если в 1С:Документооборот настроен встроенный почтовый клиент, письмо можно отправить напрямую из программы. Для этого в разделе почты создайте новое письмо кнопкой «Написать», укажите адресатов, тему и текст, прикрепите файлы — в том числе файлы из карточек документов через команду прикрепления из документооборота.
Чтобы электронное письмо не осталось «вне учёта», свяжите его с карточкой исходящего или входящего документа: в письме есть команда установки связи с документом. Тогда переписка будет видна из карточки документа, а история общения сохранится в системе даже при смене сотрудника.
Учётная запись почты настраивается администратором или пользователем в настройках почтового клиента: указываются серверы входящей и исходящей почты, логин и пароль. Если кнопки отправки нет или почта не уходит, проверьте настройки учётной записи и папку «Исходящие» — письма с ошибками отправки остаются там с диагностикой.
Шаблоны и автоматическое заполнение
Шаблоны писем сокращают рутинную работу и снижают количество ошибок в реквизитах. В настройках вида документа администратор может задать шаблон файла: тогда при создании письма пользователь формирует документ Word, куда автоматически подставляются номер, дата, наименование контрагента, адрес и другие поля карточки.
Также могут быть настроены шаблоны процессов: при регистрации исходящего письма автоматически стартует согласование у заданных сотрудников. Если в вашей организации письма уходят без согласования, хотя регламент его требует, уточните у администратора настройки вида документа — самостоятельно менять маршруты не следует.
Проверка результата и контроль отправки
После регистрации и отправки убедитесь, что письмо корректно учтено. Откройте журнал «Исходящие» и найдите документ по номеру или контрагенту: в строке должны отображаться номер, дата регистрации и состояние. В карточке на закладке процессов видно, на каком этапе находится согласование и кто текущий исполнитель.
Для электронной отправки дополнительно проверьте папку «Отправленные» почтового клиента и состояние письма. Если письмо отправлялось на бумаге, зафиксируйте в карточке способ отправки и, при необходимости, дату фактической отправки — это важно для контроля сроков ответа.
Как проверить результат
Номер присвоен по шаблону и отображается в журнале
Номер пустой, дублируется или не соответствует формату
Контрагент и контактное лицо заполнены из справочника
Поле пустое или текст введён вручную вне справочника
Файл прикреплён, открывается, реквизиты совпадают с карточкой
Файла нет или в нём устаревшие номер и дата
Письмо в состоянии «Зарегистрировано» или «Отправлено», процесс идёт по маршруту
Письмо осталось черновиком или процесс остановлен с ошибкой
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать письмо на основании другого документа?
Да. Из карточки входящего письма, договора или внутреннего документа доступна команда создания на основании: новое исходящее письмо автоматически получит связь с исходным документом, а часть реквизитов (контрагент, тема) будет заполнена. Это рекомендуемый способ вести ответную переписку, так как сохраняется вся цепочка документов.
Почему кнопка «Зарегистрировать» недоступна?
Чаще всего не заполнены обязательные поля: вид документа, получатель или тема. Также регистрация может быть закрыта настройками прав — например, регистрирует письма только делопроизводитель. Проверьте подсвеченные обязательные реквизиты и, если всё заполнено, уточните свои права у администратора.
Как исправить ошибку в уже зарегистрированном письме?
Если письмо ещё не отправлено, пользователь с нужными правами может отменить регистрацию, внести правки и зарегистрировать повторно. Если письмо уже ушло адресату, карточку редактировать не следует: создайте новое письмо с уточнением и свяжите его с первым, а файл в старой карточке обновите через механизм версий, чтобы сохранилась история.
Чем электронное письмо в почтовом клиенте отличается от исходящего документа?
Исходящий документ — это объект учёта с регистрационным номером, состояниями и процессами. Электронное письмо — это фактическое сообщение e-mail. Для полноценного делопроизводства нужен документ, к которому привязано электронное письмо; одно только письмо в почте не попадает в регистрационные журналы и отчёты.
Можно ли массово создавать однотипные письма?
Да, если администратор настроил шаблоны документов и, при необходимости, обработки группового создания. В типовом сценарии пользователь создаёт письмо по шаблону и копирует его через команду копирования, меняя получателя. Для регулярных массовых рассылок обычно разрабатывают отдельную обработку — это задача для специалиста по внедрению.
Где посмотреть, кому и когда ушло письмо?
Откройте карточку письма: способ и дата отправки фиксируются в реквизитах, а на закладках процессов и связей видны маршрут согласования и связанные документы. Для электронной отправки дополнительно сверьтесь с папкой «Отправленные» встроенной почты. Сводную картину по корреспонденции дают журналы «Исходящие» и отчёты по документообороту.
Что важно запомнить
Письмо создаётся в журнале соответствующего вида, обязательно с выбором вида документа и заполнением адресата. Регистрация присваивает номер и включает документ в учёт, файлы и связи обеспечивают прослеживаемость переписки, а проверка состояния в журнале подтверждает успешную отправку.