Как создать папку в 1С Документооборот

Папки в 1С:Документооборот — основной способ структурировать документы, файлы, письма и задачи. Без продуманной структуры папок система быстро превращается в «свалку», где поиск нужного документа занимает минуты вместо секунд. При этом создание папки — операция на несколько секунд, но у неё есть нюансы: права доступа, наследование настроек и различия между разделами.

Важно понимать, что папки в разных разделах программы — это разные объекты. Папка внутренних документов, папка файлов и папка писем создаются похожим образом, но имеют собственные настройки и не пересекаются между собой. Поэтому перед созданием структуры определите, какие именно объекты вы будете хранить.

Ниже разобраны основные сценарии: создание папки для внутренних документов, работа с иерархией, настройка прав доступа, а также типичные ошибки, которые приводят к тому, что пользователи не видят нужных папок или, наоборот, получают доступ к лишнему.

Где в программе создаются папки и чем они различаются

Папки используются в нескольких разделах 1С:Документооборот, и механика создания везде схожая, но назначение разное. Основные разделы, где применяется иерархия папок:

• Внутренние документы — приказы, распоряжения, служебные записки, договоры внутреннего учёта;
• Входящие и исходящие документы — корреспонденция;
• Файлы — произвольные вложения и рабочие материалы;
• Письма — встроенная почта, папки входящих и отправленных;
• Проекты и мероприятия — структурирование рабочих групп и контрольных точек;
• Мероприятия — совещания, совещания по протоколам.

Ключевое различие: папка, созданная в разделе «Внутренние документы», не будет видна в разделе «Файлы», и наоборот. Если вы создали папку, но не находите её — первым делом проверьте, в том ли разделе вы работаете.

Также учитывайте, что в некоторых разделах папки называются «группами» (по аналогии с группами справочников в других конфигурациях 1С). Команда создания при этом может называться «Создать группу» или «Новая папка» — это одно и то же действие.

Создание папки для внутренних документов

Самый частый сценарий — создание папки в разделе внутренних документов. Порядок действий:

1. Откройте раздел «Документы» → «Внутренние документы» (в зависимости от настройки интерфейса раздел может быть на рабочем столе или в панели навигации).
2. В списке документов включите режим отображения по папкам, если он выключен: обычно это переключатель «Папки» или «Иерархия» над списком.
3. Нажмите кнопку «Создать группу» (иконка папки с жёлтой звёздочкой/плюсом) или кликните правой кнопкой мыши по дереву папок и выберите «Новая папка».
4. В открывшейся карточке укажите наименование папки — например, «Приказы по основной деятельности» или «Договоры с поставщиками».
5. Если создаёте вложенную папку, проверьте поле «Родительская папка» (или «Группа») — оно должно указывать на папку верхнего уровня.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

После сохранения папка появится в дереве слева. Чтобы поместить в неё существующие документы, откройте карточку документа и измените поле «Папка», либо перетащите документы мышью в нужную папку в дереве (если в вашей версии включён drag-and-drop).

1. 1
   Откройте раздел «Внутренние документы» и включите отображение папок
2. 2
   Нажмите «Создать группу» или вызовите контекстное меню дерева папок
3. 3
   Заполните наименование и при необходимости родительскую папку
4. 4
   Проверьте права доступа, если папка не для всех пользователей
5. 5
   Запишите и убедитесь, что папка появилась в дереве

Создание папок для файлов и писем

Папки файлов

В разделе «Файлы» структура создаётся аналогично: откройте список файлов, нажмите «Создать группу» и задайте наименование. Папки файлов удобны для хранения шаблонов, сканов, презентаций и других материалов, не оформленных как документы.

Обратите внимание: файл, прикреплённый к карточке документа, хранится внутри этого документа и не попадает в общие папки файлов автоматически. Если нужен единый архив файлов, выгружайте их в папки осознанно.

Папки писем

Во встроенной почте 1С:Документооборот папки создаются в дереве почтовых папок: правой кнопкой по корню учётной записи → «Новая папка». Здесь же настраиваются правила автоматической раскладки писем по папкам (обработка по правилам), что сильно экономит время при большом потоке корреспонденции.

Если почта подключена через IMAP, папки, созданные в 1С, как правило, синхронизируются с почтовым сервером и появляются в других почтовых клиентах. При POP3-подключении папки существуют только локально внутри 1С.

Иерархия: как выстроить дерево папок

Глубокая вложенность — частая причина неудобства. Практика показывает: комфортный уровень вложенности — 2–3 уровня. Глубже пользователи перестают ориентироваться и начинают сохранять документы «куда попало».

Типовые принципы построения структуры:

• По видам документов: Приказы → Распоряжения → Служебные записки;
• По подразделениям: Бухгалтерия → Отдел кадров → Коммерческий отдел;
• По контрагентам или проектам: для договорной работы и проектных команд;
• По периодам: год → квартал — удобно для архивов с большим объёмом.

Комбинировать принципы можно, но внутри одной ветки дерева придерживайтесь одного правила. Смешанная логика («Приказы 2023» рядом с «Договоры Иванова») рано или поздно приведёт к дублям и потерянным документам.

Чтобы переместить папку в другую ветку, откройте её карточку и измените родительскую папку, либо перетащите её в дереве. Все документы внутри переместятся вместе с папкой — отдельно переносить их не нужно.

Перед массовым созданием структуры нарисуйте дерево папок на бумаге или в схеме и согласуйте с ключевыми пользователями. Перестройка структуры после того, как в папках накопились тысячи документов, требует значительно больше усилий и согласований.

Настройка прав доступа на папку

По умолчанию папка обычно наследует права от родительской папки или доступна всем пользователям, у которых есть доступ к разделу. Если папка содержит конфиденциальные документы (кадровые приказы, договоры с зарплатными условиями), доступ нужно ограничить.

В 1С:Документооборот права на папки регулируются через дескрипторы доступа и настройки прав. Общий порядок:

1. Откройте карточку папки.
2. Найдите вкладку или команду «Права» / «Настройка прав» (доступна пользователям с правами администратора или владельцу папки).
3. Добавьте пользователей или группы пользователей и укажите уровень доступа: чтение, добавление, изменение.
4. Сохраните настройки и проверьте результат под учётной записью обычного пользователя.

Учтите, что механика прав может различаться в зависимости от редакции и версии конфигурации: где-то используются группы доступа, где-то — настройки прав объектов. Если в карточке папки нет вкладки прав, обратитесь к администратору системы — возможно, разграничение настроено централизованно.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания папки выполните простую проверку:

• папка отображается в дереве нужного раздела;
• в папку можно поместить тестовый документ и найти его там;
• при ограниченных правах — пользователь без доступа не видит папку, пользователь с доступом видит и может работать;
• вложенные папки находятся на ожидаемом уровне иерархии.

Если кнопка «Создать группу» неактивна или отсутствует, наиболее вероятные причины — недостаточно прав на создание папок в этом разделе или список открыт в режиме без иерархии. В первом случае обратитесь к администратору, во втором — переключите отображение списка.

FAQ

Можно ли создать папку сразу для нескольких видов документов?

Нет, папки привязаны к конкретному разделу: внутренние документы, входящие, файлы и т.д. Если нужна сквозная группировка, используйте механизмы категорий или проектов — они позволяют связывать разнородные объекты без перемещения в одну папку.

Почему другие пользователи не видят созданную мной папку?

Чаще всего дело в правах: папка унаследовала ограниченный доступ или вы явно указали ограниченный круг пользователей. Проверьте настройки прав папки. Также убедитесь, что у пользователей вообще есть доступ к соответствующему разделу программы.

Как переименовать или удалить папку?

Откройте карточку папки и измените наименование — переименование не влияет на документы внутри. Удаление выполняется через пометку на удаление: пустая папка удаляется сразу, а папка с документами потребует предварительно переместить или удалить содержимое, либо будет удалена вместе с ним при окончательном удалении помеченных объектов.

Есть ли ограничение на количество папок и уровней вложенности?

Жёстких практических ограничений на количество папок в типовой конфигурации нет, но большое число папок и глубокая вложенность ухудшают удобство работы и могут замедлять отображение дерева. Рекомендуется держать структуру в пределах 2–3 уровней и разумного числа папок на каждом уровне.

Можно ли создать структуру папок автоматически, например загрузкой из файла?

Штатной массовой загрузки папок в пользовательском интерфейсе обычно нет. Для создания большой структуры администратор или разработчик может использовать обработку загрузки данных или программное создание элементов через встроенный язык 1С. Это задача для специалиста с доступом к конфигуратору.