Как создать новый документ в 1С:Документооборот

Создание документа — базовая операция в 1С:Документооборот, от которой зависит дальнейшая маршрутизация, регистрация и хранение файла в системе. Программа разделяет документы на три вида: внутренние (приказы, служебные записки), входящие (письма и обращения от контрагентов) и исходящие (ответы, отправляемые корреспондентам). Для каждого вида предусмотрена своя карточка с набором обязательных реквизитов.

Ошибки на этапе создания — неправильно выбранный вид документа, пустые обязательные поля, отсутствующий файл — приводят к тому, что документ не проходит регистрацию, теряется в списках или уходит по неверному маршруту согласования. Ниже разобраны все способы создания: из раздела «Документы и файлы», по шаблону, из письма и копированием существующей карточки.

Какие виды документов можно создать и какой выбрать

Перед созданием определите, к какому виду относится ваш документ. От этого зависит состав полей карточки, нумерация и доступные процессы. Внутренние документы регистрируются внутри организации и не требуют указания корреспондента. Входящие фиксируют поступление письма или бумажного документа от внешней стороны. Исходящие оформляют отправку ответа или инициативного письма.

Если выбрать неверный вид, документ нельзя будет корректно связать с входящим письмом или корреспондентом, а нумерация попадёт не в тот журнал. Изменить вид после создания карточки в типовой конфигурации нельзя — придётся создавать документ заново и связывать файлы повторно.

Сравнение видов документов

Внутренний

Приказы, распоряжения, служебные записки, договоры. Не требует корреспондента, нумеруется по внутренним журналам.

Входящий

Письма и обращения от контрагентов. Обязательны корреспондент и исходящие реквизиты отправителя, возможна связь с исходящим ответом.

Исходящий

Ответы и инициативные письма контрагентам. Требует получателя, может быть связан с входящим документом-основанием.

Создание документа из раздела «Документы и файлы»

Основной способ — через раздел «Документы и файлы» на панели навигации. Откройте нужный список: «Внутренние документы», «Входящие документы» или «Исходящие документы». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма выбора вида документа. Виды настраивает администратор, поэтому состав списка зависит от принятой в организации номенклатуры дел.

После выбора вида откроется карточка нового документа. Заполните обязательные поля — они подсвечены или отмечены в зависимости от настроек. Обычно это заголовок, содержание, организация, подразделение и ответственный. Для входящих и исходящих дополнительно укажите корреспондента: начните вводить название и выберите организацию из справочника контрагентов.

Заголовок формулируйте коротко и предметно: по нему документ ищут в списках и отчётах. Поле «Содержание» используйте для краткой аннотации — оно выводится в регистрационной карточке и облегчает поиск без открытия файла.

1. 1
   Откройте раздел «Документы и файлы» и нужный список по виду документа
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид документа из предложенного списка
3. 3
   Заполните обязательные реквизиты: заголовок, организацию, ответственного, корреспондента для входящих и исходящих
4. 4
   Приложите файл кнопкой «Добавить файл» или перетащите его в область файлов
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что документ появился в списке

Создание документа по шаблону

Шаблоны экономят время, когда однотипные документы создаются регулярно: служебные записки, стандартные ответы, акты. Шаблон хранит предустановленный вид документа, реквизиты, файл-образец и настройки процессов. Если администратор подготовил шаблоны, они доступны при создании документа.

Чтобы создать документ по шаблону, в списке документов нажмите стрелку рядом с кнопкой «Создать» и выберите нужный шаблон — либо откройте справочник шаблонов и выполните команду создания из карточки шаблона. Карточка заполнится заданными значениями, файл-образец будет приложен автоматически. Останется скорректировать переменные данные: дату, адресата, предмет.

Если нужного шаблона нет, а документы одного типа вы создаёте часто, согласуйте с администратором добавление шаблона. Самостоятельно шаблоны создаются в разделе настроек, но требуют прав на изменение справочников.

Создание документа из письма и копированием

Входящий документ удобно создавать прямо из письма встроенной почты. Откройте письмо в разделе «Почта» и выполните команду создания документа на основании письма. Программа перенесёт тему в заголовок, отправителя — в корреспондента, а вложения — в файлы документа. Это исключает ручной перенос реквизитов и потерю вложений.

Исходящий ответ создаётся аналогично — из карточки входящего документа командой создания связанного документа. Связь «В ответ на» фиксируется автоматически, и в дальнейшем по входящему письму видно, какой ответ был направлен.

Третий способ — копирование. Откройте похожий документ, выполните команду «Скопировать» (кнопка в меню «Ещё» списка или карточки). Скопируются реквизиты и при определённых настройках — файлы. Способ подходит для периодических документов, но требует внимательности: убедитесь, что очистили или заменили устаревшие данные — адресата, суммы, сроки.

Регистрация документа и присвоение номера

Созданная карточка — ещё не зарегистрированный документ. Регистрация присваивает документу номер по журналу и делает его официальным. Кнопка «Зарегистрировать» доступна в карточке документа, если у пользователя есть соответствующие права и заполнены обязательные для регистрации поля.

После регистрации ключевые реквизиты (вид, номер, дата) становятся недоступными для редактирования — это защита от подмены регистрационных данных. Если после регистрации обнаружилась ошибка, документ снимают с регистрации, исправляют и регистрируют повторно; при этом номер может измениться в зависимости от настроек нумерации.

Во многих организациях регистрацию выполняет только делопроизводитель, а исполнитель лишь создаёт проект карточки. Уточните принятый порядок: самовольная регистрация может нарушить сквозную нумерацию журнала.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания убедитесь, что документ отображается в нужном списке и открывается без ошибок. Откройте карточку повторно: проверьте заголовок, корреспондента, наличие файла и его читаемость — файл должен открываться из карточки двойным щелчком. Если документ должен был получить номер, проверьте, что поле «Регистрационный номер» заполнено.

Если документ не виден в списке, проверьте установленные отборы: по организации, подразделению, периоду. Частая ситуация — документ создан, но пользователь смотрит список с отбором по чужому подразделению или прошлому месяцу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в списке

Норма

Отображается в нужном списке с корректным заголовком и датой

Тревожный признак

Не виден — проверьте отборы списка или права доступа

Приложенный файл

Норма

Открывается из карточки двойным щелчком, содержит актуальные данные

Тревожный признак

Не открывается, пустой или содержит шаблонный текст

Регистрационный номер

Норма

Поле заполнено, номер соответствует журналу

Тревожный признак

Номер пустой — регистрация не выполнена или нет прав

Права доступа и ограничения

Возможность создавать документы определяется ролями пользователя и настройками прав. Если кнопка «Создать» недоступна или нужный вид документа отсутствует в списке, обратитесь к администратору: вероятно, вашей роли не назначен доступ к этому виду документов или к журналу регистрации.

Дополнительное ограничение — доступ к файлам и грифам. Документы с ограниченным доступом видны только участникам рабочей группы. При создании такого документа сразу проверьте состав рабочей группы, иначе согласующие не увидят карточку в своих списках.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить вид документа после создания карточки?

В типовой конфигурации — нет. Вид документа определяет состав реквизитов, нумерацию и маршруты, поэтому после записи он заблокирован. Создайте новую карточку нужного вида, перенесите файлы и реквизиты, а ошибочную пометьте на удаление.

Почему кнопка «Зарегистрировать» неактивна?

Чаще всего не заполнены обязательные для регистрации поля — система подскажет какие. Вторая причина — отсутствие права регистрации: во многих организациях регистрирует только делопроизводитель. Проверьте также, что документ записан, а не находится в режиме новой несохранённой карточки.

Как создать документ, если нужного вида нет в списке?

Список видов настраивает администратор в справочнике видов документов. Обратитесь к нему с запросом на добавление вида или проверьте, не скрыт ли нужный вид настройками вашего профиля. Самостоятельно без прав настройки справочников вид добавить нельзя.

Можно ли приложить к документу несколько файлов?

Да, карточка документа поддерживает любое количество файлов: основной документ, приложения, сканы подписей. Файлы добавляются кнопкой «Добавить» или перетаскиванием. Один из файлов можно пометить как основной — он будет открываться по умолчанию.

Что делать, если документ создан дважды?

Один из дублей следует закрыть: если документ не регистрировался — пометьте его на удаление. Если оба зарегистрированы, согласуйте с делопроизводителем аннулирование лишнего номера, чтобы не нарушить учёт в журнале. Самостоятельно удалять зарегистрированные документы не следует.

Сохранится ли черновик, если закрыть карточку без записи?

Нет, незаписанная карточка при закрытии теряется — система выдаст предупреждение. Если документ нужно доработать позже, запишите его без регистрации: карточка сохранится в списке, и вы сможете вернуться к заполнению в любой момент.