Как создать накладную в 1С УНФ

Накладная в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это документ, который фиксирует движение товаров: отгрузку покупателю, поступление от поставщика или перемещение между складами. Чаще всего под «накладной» понимают расходную накладную — именно она оформляет продажу и списывает товар со склада. Документ одновременно формирует проводки по учёту, влияет на остатки, взаиморасчёты и выручку, поэтому заполнять его нужно аккуратно.

Процесс создания накладной в УНФ несложен: документ заполняется вручную за пару минут или создаётся автоматически на основании заказа покупателя. Сложности обычно возникают с настройками печатных форм, выбором склада и корректным отражением цен со скидками. Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.

Где находятся накладные в интерфейсе УНФ

Все документы отгрузки собраны в разделе «Продажи». Откройте его в панели разделов и выберите пункт «Расходные накладные» — откроется журнал документов, где видны номер, дата, контрагент и сумма каждой накладной. Здесь же можно отфильтровать документы по периоду или организации.

Приходные накладные (поступление товаров от поставщика) находятся в разделе «Закупки» — «Приходные накладные». Логика заполнения у них аналогичная, отличаются только направление движения товара и набор печатных форм. Если вам нужно оформить перемещение между своими складами, используйте документ «Перемещение запасов» в разделе «Склад».

Создание расходной накладной вручную

Нажмите кнопку «Создать» в журнале расходных накладных. Откроется форма нового документа, где обязательные поля выделены. В шапке укажите организацию от своего имени (если в базе их несколько), контрагента-покупателя и договор с ним — от договора зависят условия расчётов и валюта документа.

Далее выберите склад, с которого уходит товар, и тип цен — по нему подставятся продажные цены. Если позиций немного, добавляйте товары кнопкой «Добавить» и подбирайте из справочника номенклатуры. Для длинных списков удобнее кнопка «Подбор»: она открывает форму с остатками и ценами, где можно переносить позиции двойным щелчком.

По каждой строке проверьте количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу пересчитаются автоматически. Если применяется скидка, её можно указать в колонке «Скидка» по строке или включить автоматические скидки в настройках программы.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» — «Расходные накладные» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары кнопкой «Добавить» или через «Подбор»
4. 4
   Проверьте количество, цены, скидки и ставки НДС
5. 5
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
6. 6
   Распечатайте нужную форму через кнопку «Печать»

Создание накладной на основании заказа покупателя

Если продажа оформлялась через заказ покупателя, вводить накладную вручную не нужно. Откройте заказ и нажмите кнопку «Создать на основании» — «Расходная накладная». Программа перенесёт контрагента, договор, список товаров, цены и скидки из заказа, а вам останется проверить количество и склад.

Такой способ предпочтительнее: он исключает расхождения между тем, что заказал клиент, и тем, что фактически отгружено. Кроме того, накладная свяжется с заказом, и вы сможете контролировать незакрытые заказы и частичные отгрузки в отчётах.

Если отгрузка идёт частями, в накладной просто отредактируйте количество по строкам — остаток заказа останется открытым до следующей отгрузки. Удалять строки, которые пока не отгружаются, тоже можно: связь с заказом при этом не разорвётся.

Какой способ выбрать

Вручную

Подходит для разовых продаж без заказа. Быстро, но выше риск ошибиться в ценах и позициях.

На основании заказа

Подходит при работе с заказами покупателей. Данные подставляются автоматически, контролируются остатки по заказу.

На основании счёта на оплату

Подходит, если клиенту сначала выставляется счёт. Сохраняется цепочка документов от счёта до оплаты.

Проведение документа и проверка результата

Накладная начинает влиять на учёт только после проведения. Нажмите «Провести» — программа спишет товар со склада, сформирует задолженность покупателя и запишет операции в регистры. Если проведение не удалось, программа покажет сообщение об ошибке: чаще всего это незаполненное обязательное поле или отрицательный остаток товара.

Проверьте результат тремя способами. Во-первых, откройте отчёт «Остатки товаров» в разделе «Склад» и убедитесь, что количество по отгруженным позициям уменьшилось. Во-вторых, посмотрите «Взаиморасчёты с покупателями» — долг контрагента должен увеличиться на сумму накладной. В-третьих, в самой накладной по кнопке «Ещё» доступны движения документа по регистрам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Количество товара уменьшилось на отгруженное

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус без контроля

Взаиморасчёты

Норма

Появилась задолженность покупателя на сумму накладной

Тревожный признак

Долга нет — документ не проведён

Статус документа

Норма

В журнале документ отображается без пометки непроведённого

Тревожный признак

Документ серый или с крестиком — не проведён или помечен на удаление

Печать ТОРГ-12, УПД и других форм

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. УНФ предлагает несколько готовых форм: товарная накладная, ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), акт и другие. Выберите нужную — откроется предварительный просмотр, откуда документ отправляется на принтер или сохраняется в PDF.

Если стандартная форма не подходит — например, нужен другой состав колонок или логотип компании — макет можно отредактировать в разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки». Там же подключаются внешние печатные формы. Изменения макетов лучше делать на копии базы или поручить специалисту, чтобы не сломать типовые формы.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — попытка провести накладную при недостаточном остатке товара. По умолчанию УНФ может не контролировать отрицательные остатки, и товар спишется «в минус». Это искажает себестоимость и остатки. Включите контроль остатков в настройках учёта или регулярно сверяйте отчёт по складам.

Вторая ошибка — неверный склад в шапке документа. Товар спишется не с того места хранения, и остатки по складам разойдутся с фактическими. Третья типичная ситуация — редактирование уже проведённой накладной задним числом: это меняет взаиморасчёты и может повлиять на закрытые периоды. Если отгрузку нужно скорректировать, используйте документ «Корректировка реализации», а не ручную правку старой накладной.

Частые вопросы

Можно ли создать накладную без заказа покупателя?

Да, заказ не обязателен. Создайте расходную накладную вручную в разделе «Продажи» — «Расходные накладные». Заказ нужен только для контроля отгрузок и резервирования товара.

Почему накладная не проводится?

Чаще всего не заполнено обязательное поле (контрагент, склад, договор) или не хватает товара на складе при включённом контроле остатков. Прочитайте текст сообщения об ошибке — программа указывает конкретную причину и строку документа.

Как распечатать ТОРГ-12 из УНФ?

Откройте проведённую расходную накладную, нажмите «Печать» и выберите форму ТОРГ-12. Если её нет в списке, проверьте настройки печатных форм в разделе «Администрирование».

Как отменить ошибочно проведённую накладную?

Откройте документ и нажмите «Ещё» — «Отменить проведение», затем либо исправьте данные и проведите снова, либо пометьте документ на удаление. Если накладная в закрытом периоде, используйте корректировку.

Чем расходная накладная отличается от реализации товаров?

В УНФ это один и тот же документ — расходная накладная выполняет роль реализации: списывает товар, формирует выручку и задолженность покупателя. Отдельного документа «Реализация» в УНФ нет.

Можно ли выставить накладную в валюте?

Да, если в договоре с контрагентом указана валюта расчётов. Цены в накладной будут в валюте договора, а суммы в учёте пересчитаются по курсу на дату документа.