Документы и Печать · 10 мин
Как создать накладную в 1С 8: подробная инструкция
Как создать накладную в 1С 8: заполнение реализации, поступления и перемещения товаров, печать ТОРГ-12, типичные ошибки и проверка проведения документа.
Накладная в 1С 8 — это документ, фиксирующий движение товаров: отгрузку покупателю, поступление от поставщика или перемещение между складами. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация) название документа может отличаться, но логика работы везде одинакова: документ создаётся в журнале, заполняется шапка и табличная часть, затем документ проводится и печатается.
Чаще всего под «накладной» пользователи понимают документ «Реализация товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные)»), на основании которого формируется печатная форма ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД). Ниже разобраны все основные сценарии: от простой отгрузки до создания накладной на основании счёта.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов продажи или закупки, а в справочниках заведены контрагент, договор и номенклатура. Если какого-то элемента нет, его можно создать прямо из формы документа — 1С предложит это сделать при вводе нового значения.
Какие виды накладных есть в 1С 8 и какую выбрать
В типовых конфигурациях накладные делятся по направлению движения товара. Реализация товаров и услуг оформляет отгрузку покупателю и списывает товар со склада. Поступление товаров и услуг приходует товар от поставщика. Перемещение товаров переносит остатки между вашими складами без изменения общего количества. Возвратные накладные оформляют обратное движение — от покупателя или поставщику.
Выбор документа определяет бухгалтерские и складские проводки. Если по ошибке оформить отгрузку документом перемещения, товар «зависнет» на другом складе, а выручка и задолженность покупателя не отразятся в учёте. Поэтому сначала определите хозяйственную операцию, а уже потом ищите нужный документ в меню.
Создание расходной накладной на отгрузку товара
Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Реализация (акты, накладные)» — в Управлении торговлей это «Документы продажи» или «Реализации товаров и услуг». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где номер и дата проставляются автоматически; дату при необходимости можно изменить, но она должна соответствовать фактической дате отгрузки.
Заполните поля шапки: контрагент (покупатель), договор, организация (если в базе их несколько) и склад отгрузки. От договора зависят условия расчётов и валюта, от склада — с каких остатков спишется товар. В табличную часть добавьте товары кнопкой «Добавить» или «Подбор»: укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу рассчитаются автоматически.
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если товара не хватает на складе, программа выдаст сообщение об ошибке и не даст провести документ (при включённом контроле остатков). Это защитный механизм: не отключайте его без необходимости.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и склад в шапке документа
- 3Добавьте товары в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте итоговую сумму и нажмите «Провести»
- 5Распечатайте накладную: кнопка «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «УПД»
Накладная на основании другого документа
Самый быстрый и надёжный способ — создать накладную на основании счёта на оплату или заказа покупателя. Откройте исходный документ, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные)». Программа перенесёт контрагента, договор и всю табличную часть — останется только указать склад и скорректировать количество, если отгрузка частичная.
Такой подход сохраняет связь между документами: в структуре подчинённости видно, какой счёт закрыт какой накладной, а отчёты по заказам корректно показывают отгруженные и оставшиеся позиции. При частичной отгрузке просто измените количество в строках — по заказу останется незакрытый остаток, который можно отгрузить следующей накладной.
Приходная накладная и перемещение между складами
Поступление товара оформляется в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)». Механика та же: поставщик, договор, склад, табличная часть. Дополнительно в приходной накладной обычно указывают номер и дату входящего документа поставщика — эти данные нужны для книги покупок и сверок. Если поставщик выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте её по ссылке внизу документа.
Перемещение товаров находится в разделе «Склад» (или «Закупки» → «Складские документы»). В нём два ключевых поля: склад-отправитель и склад-получатель. Контрагент не указывается, так как смены собственника не происходит. После проведения остаток уменьшится на одном складе и увеличится на другом, что можно проверить отчётом «Остатки товаров на складах».
Сравнение вариантов
Отгрузка покупателю. Списывает товар, формирует выручку и задолженность. Печатная форма — ТОРГ-12 или УПД.
Приход от поставщика. Оприходует товар и формирует задолженность перед поставщиком. Требует входящие номер и дату.
Движение между своими складами без смены собственника. Не создаёт расчётов и НДС.
Подходит при работе по заказам: автоматическое заполнение и контроль неотгруженных остатков.
Печать накладной: ТОРГ-12 и УПД
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. Доступные формы зависят от конфигурации, но минимальный набор — товарная накладная ТОРГ-12 и универсальный передаточный документ. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру, поэтому при его использовании отдельный счёт-фактура на бумаге обычно не нужен.
Проверьте перед печатью реквизиты: наименование и адреса сторон, ИНН/КПП, подписи ответственных лиц. Эти данные подтягиваются из карточек организации и контрагента — если в накладной пустое поле или устаревший адрес, исправлять нужно в справочнике, а не в печатной форме. Печатную форму можно отправить напрямую в PDF или по электронной почте через кнопку «Отправить».
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения убедитесь, что документ отразился в учёте. Откройте его движения (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или Дт/Кт в Бухгалтерии): должны быть проводки по списанию себестоимости и отражению выручки. Затем сформируйте отчёт по остаткам склада — количество отгруженного товара должно уменьшиться. В карточке расчётов с контрагентом появится дебиторская задолженность на сумму накладной.
Частые ошибки при создании накладных связаны со справочниками и остатками. Неверно выбранный склад приводит к отрицательным остаткам на одном складе и «лишнему» товару на другом. Ошибка в ставке НДС искажает книгу продаж. Дублирование номенклатуры (две карточки одного товара) размывает остатки и мешает контролю. Ещё одна типичная ситуация — документ сохранён, но не проведён: он виден в журнале, но остатки и расчёты не меняет.
Как проверить результат
Документ проведён (пиктограмма без пометки), есть движения по регистрам
Документ не проведён или помечен на удаление
Количество товара уменьшилось на отгруженное, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился или ушёл в минус
Появилась задолженность на сумму накладной
Задолженность отсутствует или сумма не совпадает
Все реквизиты сторон заполнены, суммы совпадают с документом
Пустые поля реквизитов, устаревший адрес или ИНН
Часто задаваемые вопросы
Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С 8?
Накладная фиксирует передачу товара и списывает его со склада, а счёт-фактура — это документ для вычета НДС. В 1С счёт-фактура обычно создаётся автоматически на основании накладной. При использовании УПД оба документа объединены в один.
Почему 1С не даёт провести накладную?
Чаще всего причина в нехватке товара на выбранном складе при включённом контроле остатков. Проверьте остатки отчётом, убедитесь, что выбран правильный склад и что поступление товара проведено. Также документ не проведётся с незаполненными обязательными полями — программа подсветит их в сообщении об ошибке.
Можно ли изменить накладную после проведения?
Да, если период открыт и по документу нет подписанных бумаг. Откройте документ, измените данные и проведите повторно. Если накладная относится к закрытому периоду или уже передана контрагенту, оформляйте корректировку реализации текущей датой, а не правьте исходный документ.
Как распечатать накладную в двух экземплярах?
В форме печати укажите количество экземпляров перед отправкой на принтер. Стандартная практика — два экземпляра ТОРГ-12: один остаётся у продавца, второй передаётся покупателю с подписями и печатями обеих сторон.
Как оформить возврат товара от покупателя?
Используйте документ «Возврат товаров от покупателя», созданный на основании исходной реализации. Тогда программа автоматически подставит товары и цены из накладной и корректно закроет задолженность. Оформлять возврат обычной приходной накладной не следует — это исказит статистику продаж.
Где найти уже созданные накладные?
Все документы хранятся в журнале «Реализация (акты, накладные)» раздела «Продажи». Используйте отбор по периоду, контрагенту или организации, а также поиск по номеру. Через кнопку «Ещё» → «Найти документы» можно искать по любым реквизитам, включая сумму и комментарий.
Что важно запомнить
Накладная создаётся в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)»: заполните шапку и товары, проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Создавайте накладные на основании заказов, проверяйте движения и остатки, а исправления в прошлых периодах оформляйте корректировочными документами.