Как создать квитанцию в 1С

Квитанция в 1С чаще всего нужна в трёх ситуациях: как квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) при приёме наличных, как квитанция на оплату для покупателя с реквизитами организации и как подтверждение приёма товара или документов. Во всех случаях логика одинакова: сначала в программе создаётся первичный документ, а квитанция формируется как его печатная форма либо как отдельный документ со своим шаблоном.

Конкретные кнопки зависят от конфигурации — 1С: Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ или Управление нашей фирмой имеют разные названия разделов. Но общий принцип сохраняется: документ → кнопка «Печать» → выбор формы квитанции. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций на управляемых формах.

Перед началом убедитесь, что в карточке организации заполнены реквизиты: наименование, ИНН, КПП, банковский счёт, банк и БИК. Большинство печатных форм квитанций подтягивают эти данные автоматически, и пустые поля в шапке справочника приведут к пустым строкам в готовом документе.

Какую квитанцию вы создаёте: определяем сценарий

Первый шаг — понять, какой документ лежит в основе. Квитанция к ПКО подтверждает приём наличных денег в кассу и выдаётся плательщику. Квитанция на оплату содержит реквизиты организации и назначение платежа, её покупатель относит в банк. Квитанция о приёме документов или товара фиксирует передачу и подписывается обеими сторонами.

От сценария зависит и набор обязательных полей. Для кассовой квитанции критичны номер ордера, дата, сумма прописью и основание платежа. Для квитанции на оплату — полные банковские реквизиты и точное назначение платежа, чтобы банк корректно провёл перевод.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Приняли наличные в кассу от покупателя или подотчётного лицаСоздайте приходный кассовый ордер и распечатайте квитанцию к нему

Нужно выставить покупателю реквизиты для оплаты через банкСформируйте счёт на оплату и используйте форму квитанции или платёжного поручения

Нужно зафиксировать передачу документов или товараИспользуйте акт приёма-передачи или создайте квитанцию через внешнюю печатную форму

Создание квитанции к приходному кассовому ордеру

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Приходный кассовый ордер» (кнопка «Поступление» в некоторых версиях). Заполните дату, контрагента или физическое лицо, сумму, счёт учёта и основание — например, «Оплата по договору № 12». Поле «Принято от» заполняется ФИО плательщика полностью, именно эта строка попадёт в квитанцию.

Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть» или «Провести». Непроведённый документ — это черновик: печатать его можно, но для учёта он не действует, и квитанция по нему не имеет силы. После проведения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Квитанция к приходному кассовому ордеру (КО-1)».

Программа откроет предварительный просмотр. Проверьте: номер и дата ордера, ФИО плательщика, сумма цифрами и прописью, основание, подписи главного бухгалтера и кассира. Если всё верно — отправляйте на принтер или сохраните в PDF через кнопку «Сохранить».

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Создайте приходный кассовый ордер и заполните сумму, плательщика и основание
3. 3
   Проведите документ
4. 4
   Нажмите «Печать» → «Квитанция к приходному кассовому ордеру»
5. 5
   Проверьте предпросмотр: номер, дата, сумма прописью, ФИО
6. 6
   Распечатайте или сохраните в PDF

Квитанция на оплату для покупателя

Когда клиент просит «прислать квитанцию для оплаты через банк», в 1С это решается через счёт на оплату. Создайте документ «Счёт на оплату покупателю» в разделе «Продажи», укажите контрагента, товары или услуги и сумму. После проведения нажмите «Печать» — в списке форм обычно доступны «Счёт на оплату», а в некоторых конфигурациях — «Квитанция» или «Извещение» с реквизитами в формате, привычном для банковских отделений.

Если стандартной формы квитанции нет, есть два пути. Первый — использовать печатную форму счёта, где реквизиты и так выделены отдельным блоком. Второй — подключить внешнюю печатную форму квитанции: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Файл формы должен быть разработан под вашу конфигурацию и версию платформы.

Обратите внимание на назначение платежа: оно должно содержать номер счёта или договора, чтобы при поступлении денег платёж корректно идентифицировался. Неправильно заполненное назначение — частая причина неразнесённых платежей и лишней работы при сверке.

Настройка и изменение печатной формы

Типовые формы квитанций закрыты для редактирования напрямую — это защищает их от случайных изменений. Если нужно добавить логотип, изменить текст или переставить поля, используйте механизм пользовательских макетов, если он включён в вашей конфигурации: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Макеты печатных форм».

В списке макетов найдите нужную форму по имени документа, откройте её и отредактируйте ячейки табличного документа. Изменения применяются сразу после сохранения макета. Перед правками сохраните копию исходного макета — это позволит быстро вернуться к рабочему варианту.

Для сложных доработок — например, квитанции со штрихкодом или автоматическим расчётом комиссии — потребуется внешняя печатная форма, которую пишет разработчик. Самостоятельно такую задачу без навыков встроенного языка 1С выполнить сложно.

Проверка результата и типичные ошибки

Готовую квитанцию проверяют до выдачи плательщику или отправки покупателю. Исправлять ошибку после того, как документ подписан и ушёл на сторону, значительно сложнее: придётся оформлять исправление и запрашивать возврат неправильного экземпляра.

Контрольные точки

Как проверить квитанцию

Сумма цифрами и прописью

Норма

Значения совпадают, сумма прописью начинается с заглавной буквы

Тревожный признак

Расхождение цифр и прописи — повод для споров при оплате

Реквизиты организации

Норма

ИНН, КПП, счёт и БИК совпадают с карточкой организации

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший счёт — платёж может не дойти

Номер и дата документа

Норма

Номер соответствует проведённому документу в базе

Тревожный признак

Квитанция распечатана из непроведённого или удалённого документа

Основание платежа

Норма

Указан договор, счёт или иной документ-основание

Тревожный признак

Пустое основание затрудняет разнесение платежа и налоговый учёт

Когда типовых средств недостаточно

Если квитанции нужны массово — например, ежемесячные квитанции на оплату услуг для сотен контрагентов — ручное создание документов неэффективно. В этом случае рассмотрите групповую печать из списка документов (выделите нужные строки и нажмите «Печать») или обработку массового формирования, которую разрабатывают под конкретную задачу.

Для регулярной рассылки квитанций по электронной почте в типовых конфигурациях есть отправка печатных форм прямо из программы: кнопка «Отправить» в форме предпросмотра. Потребуется настроенная учётная запись почты в разделе «Администрирование».

Частые вопросы

Можно ли распечатать квитанцию, не проводя документ?

Технически кнопка «Печать» доступна и в непроведённом документе, но такая квитанция не имеет учётной силы: сумма не отражена в кассе или по расчётам. Всегда проводите документ перед печатью, иначе при проверке возникнет расхождение между бумажной квитанцией и данными базы.

В списке печатных форм нет квитанции. Что делать?

Проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» — возможно, дополнительные формы отключены. Если типовой формы квитанции в конфигурации нет вообще, подключите внешнюю печатную форму, разработанную под вашу конфигурацию, либо используйте ближайшую по содержанию стандартную форму.

Как исправить ошибку в уже выданной квитанции?

Исправьте данные в исходном документе (или в справочнике организации, если ошибка в реквизитах), перепроведите его и распечатайте квитанцию заново. Старый экземпляр запросите обратно и пометьте как аннулированный, чтобы не было двух действующих квитанций с разными данными.

Почему в квитанции пустые поля реквизитов?

Печатная форма берёт данные из карточки организации на дату документа. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» и проверьте заполнение банковского счёта, ИНН, КПП и адреса. После заполнения пересоздайте печатную форму — изменения подтянутся автоматически.

Можно ли сохранить квитанцию в PDF и отправить по почте?

Да. В форме предварительного просмотра есть кнопка «Сохранить» — выберите формат PDF. Для отправки прямо из программы используйте кнопку «Отправить», предварительно настроив учётную запись электронной почты в разделе «Администрирование».