Как создать коммерческое предложение в 1С УНФ

Коммерческое предложение (КП) в 1С:Управление нашей фирмой — это полноценный документ продажи, а не просто текстовая заготовка. Он хранит товарный состав, цены, скидки и условия оплаты, участвует в цепочке документов и позволяет одним действием оформить заказ покупателя или счёт на оплату, когда клиент согласовал условия. Грамотно настроенное КП экономит время менеджера и снижает риск расхождений между тем, что обещали клиенту, и тем, что выставили к оплате.

Документ находится в разделе Продажи → Коммерческие предложения. Если пункта нет в меню, проверьте, включена ли соответствующая функциональность в настройках, и есть ли у пользователя права на работу с документами продаж. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати, отправки и контроля результата.

Подготовка: что проверить перед созданием первого КП

Документ тянет данные из справочников, поэтому большинство проблем с КП возникает не при заполнении, а из-за неподготовленной базы. Перед началом убедитесь, что карточка контрагента заполнена корректно: наименование, реквизиты, контактное лицо и адрес доставки. Эти данные попадут в печатную форму, и ошибки в них придётся править вручную в каждом документе.

Второй обязательный блок — номенклатура и цены. Проверьте, что товары заведены с корректными единицами измерения, а в регистре цен установлен актуальный вид цен (оптовый, розничный, партнёрский). В настройках УНФ можно указать основной вид цен продажи — тогда он подставится в документ автоматически. Если цены не заполнены, КП придётся заполнять вручную построчно, что увеличивает риск ошибки.

Также проверьте настройки организации: логотип, подписанта и банковские реквизиты, если они должны выводиться в печатной форме. Это делается в карточке организации в разделе «Компания».

Создание документа и заполнение шапки

Откройте Продажи → Коммерческие предложения и нажмите «Создать». Программа присвоит номер автоматически по нумератору; дата по умолчанию — текущая. В шапке укажите организацию, от имени которой выставляется предложение, и контрагента. После выбора контрагента УНФ подставит договор по умолчанию, контактное лицо и условия оплаты, если они заданы в карточке.

Обратите внимание на поля, которые часто пропускают:

• Статус — определяет этап работы с предложением (черновик, отправлено, согласовано, отклонено). Статусы влияют на аналитику воронки продаж.
• Срок действия — дата, до которой предложение актуально. Полезно при изменчивых ценах, чтобы менеджер видел просроченные КП.
• Вид цен и скидки — проверьте, какой вид цен подставился, и при необходимости смените его до заполнения табличной части.
• Ответственный — менеджер, который ведёт сделку. Влияет на отборы и отчёты.

Если предложение делается под конкретную сделку, заполните комментарий или дополнительные условия — они могут выводиться в печатную форму в зависимости от шаблона.

Заполнение табличной части: товары, цены и скидки

Табличная часть заполняется кнопкой «Добавить» или через подбор — кнопка открывает форму подбора номенклатуры с остатками и ценами, что удобно при большом составе предложения. Для каждой строки указываются номенклатура, количество, цена и сумма. Если включён учёт по характеристикам, выбирайте конкретную характеристику — иначе при создании заказа на основании КП придётся уточнять позиции заново.

Скидки в УНФ работают двумя способами: ручная скидка по строке или на весь документ и автоматические скидки по настроенным правилам (группы товаров, сумма документа, дисконтные карты). Автоматические скидки настраиваются в разделе маркетинга и рассчитываются по кнопке «Рассчитать скидки». Не смешивайте ручные и автоматические скидки без необходимости — при пересчёте ручные значения могут быть перезаписаны.

НДС в строках подставляется из карточки номенклатуры и настройки налогообложения организации. Проверьте итоговую ставку и сумму налога до отправки клиенту: расхождение НДС между КП и последующим счётом — типичный повод для вопросов бухгалтерии покупателя. Также доступна загрузка табличной части из внешнего файла (Excel) через стандартный механизм загрузки данных — это удобно, если клиент прислал спецификацию на десятки позиций.

1. 1
   Откройте Продажи → Коммерческие предложения и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, вид цен и срок действия
3. 3
   Добавьте товары через подбор, проверьте цены и скидки
4. 4
   Проверьте НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Установите статус и проведите документ
6. 6
   Распечатайте или отправьте КП клиенту по email из карточки документа

Печатные формы и отправка клиенту

УНФ поставляется с типовой печатной формой коммерческого предложения, доступной по кнопке «Печать». Форма включает шапку с реквизитами сторон, таблицу товаров с ценами и итогами, условия и подпись. Если типовой макет не подходит, его можно отредактировать: макеты печатных форм открываются в режиме конфигурирования через «Печать → Ещё → Изменить макет» (в зависимости от версии — через администрирование печатных форм). Изменение макета требует аккуратности: некорректная правка может сломать вывод формы для всех пользователей.

Более гибкий вариант — пользовательские шаблоны на основе Word или OpenOffice, которые подключаются через механизм шаблонов договоров и документов. Туда можно вставить логотип, фирменный стиль, произвольные тексты условий и автоподставляемые поля. Это предпочтительный путь, если КП — часть имиджа компании и рассылается регулярно.

Отправка клиенту выполняется прямо из документа: кнопка отправки по электронной почте формирует письмо с вложенным PDF, если настроена учётная запись почты в разделе администрирования. Проверьте, что в карточке контрагента указан корректный адрес email, иначе письмо уйдёт не туда или не сформируется вовсе.

Статусы, согласование и переход к продаже

Главная ценность КП в УНФ — связь с последующими документами. Когда клиент согласовал предложение, не заводите заказ вручную: используйте кнопку «Создать на основании» и выберите заказ покупателя или счёт на оплату. Товарный состав, цены и скидки перенесутся автоматически, а в системе сохранится связь между документами — по ней видно, какие КП конвертировались в продажи.

Переводите статус КП по мере движения сделки: «Отправлено» после рассылки, «Согласовано» — при подтверждении клиентом, «Отклонено» — при отказе с указанием причины в комментарии. Дисциплина со статусами даёт рабочую воронку: в списке документов видно, сколько предложений «зависло» без ответа и кому из менеджеров нужно напомнить клиенту о себе.

Если клиент просит изменить состав или цены, не редактируйте уже отправленное КП молча — создайте новую версию или новый документ и зафиксируйте в комментарии, что изменилось. Так сохраняется история переговоров, которая пригодится при спорах о согласованных условиях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы в КП и в созданном на его основании счёте

Норма

Суммы, скидки и НДС совпадают полностью

Тревожный признак

Расхождения — значит, документы правили вручную, нужно сверить строки

Печатная форма

Норма

Корректные реквизиты, логотип, все строки помещаются без обрезки

Тревожный признак

Пустые поля, старые цены, съехавшая таблица

Статус и связь документов

Норма

Статус актуален, в связанных документах виден заказ или счёт

Тревожный признак

КП согласовано, но заказ создан отдельно без связи

Типичные ошибки и ограничения

Первая частая ошибка — работа с устаревшими ценами. Если вид цен в базе не обновлялся, КП уйдёт клиенту со старыми значениями, и согласование превратится в конфликт. Перед массовой рассылкой предложений сверьте цены с актуальным прайсом. Вторая ошибка — игнорирование срока действия: менеджер создаёт заказ на основании месячной давности КП, а цены и наличие уже изменились.

Третья группа проблем — права и функциональность. Если пользователь не видит документ в меню, проверьте включённую функциональность продаж и роли доступа. Если не работает отправка по почте — проблема почти всегда в настройках учётной записи email, а не в самом документе.

Учитывайте и ограничение самого документа: КП не резервирует товар на складе. Если предложение действует долго, а склад оборачивается быстро, к моменту согласования позиций может не быть в наличии. Для критичных позиций проверяйте остатки перед подтверждением клиенту.

FAQ

Как сделать КП с логотипом и фирменным стилем компании?

Логотип подтягивается из карточки организации, если он там загружен. Для полноценного фирменного бланка используйте пользовательские шаблоны печатных форм на основе Word: в шаблон вставляются поля документа, оформление настраивается свободно. Типовой макет при этом лучше не трогать — подключайте шаблон как отдельную форму.

Можно ли загрузить товары в КП из Excel-файла?

Да, через механизм загрузки данных из внешних источников. Подготовьте файл с колонками номенклатуры (или артикула), количества и цены, сопоставьте колонки полям табличной части и загрузите. Перед загрузкой большой спецификации проверьте соответствие артикулов — нераспознанные позиции придётся добавлять вручную.

Чем коммерческое предложение отличается от счёта на оплату в УНФ?

КП — преддоговорной документ: он фиксирует предлагаемые условия и не обязывает клиента платить. Счёт на оплату — уже требование оплаты, он участвует в расчётах и контроле задолженности. Обычная цепочка: КП → заказ покупателя → счёт на оплату → отгрузка.

Почему в КП не подставляются цены на товары?

Причины обычно две: для выбранного вида цен не установлены значения на дату документа, либо в шапке указан не тот вид цен. Откройте историю цен номенклатуры, проверьте дату установки и вид цен, затем в документе перезаполните цены по кнопке заполнения.

Как посмотреть, сколько КП превратилось в реальные продажи?

Используйте связи документов: если заказы создавались на основании КП, связь сохраняется и видна в карточке документа. Для сводной картины отфильтруйте список КП по статусам «Согласовано» и проверьте наличие связанных заказов и счетов. Корректная аналитика возможна только при дисциплине создания документов на основании, а не вручную.