Как создать доверенность в 1С:Бухгалтерии

Доверенность в 1С:Бухгалтерии оформляется отдельным документом и позволяет выдать сотруднику полномочия на получение товарно-материальных ценностей от поставщика. Программа автоматически подставляет реквизиты организации, формирует печатную форму и хранит реестр выданных доверенностей, что упрощает контроль их использования.

Начиная с актуальных релизов, в конфигурации доступны два варианта: классическая бумажная доверенность и машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, подписываемый усиленной квалифицированной подписью руководителя. Выбор зависит от того, какие требования предъявляет контрагент: многие крупные поставщики и операторы ЭДО уже принимают только МЧД.

Ниже разобраны оба сценария: где находится документ, как заполнить реквизиты, как распечатать или подписать доверенность, как проверить корректность и каких ошибок стоит избегать. Инструкция актуальна для 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0; в более ранних редакциях состав полей может отличаться.

Где находится документ «Доверенность»

Основной путь: раздел «Покупки» → «Доверенности». В открывшемся журнале отображаются все выданные доверенности с указанием номера, даты, сотрудника и контрагента. Кнопка «Создать» открывает форму нового документа.

Второй способ — создать доверенность на основании документа «Поступление (акты, накладные, УПД)». Откройте нужное поступление, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». В этом случае программа сама подставит контрагента, договор и перечень товаров из документа, что исключает расхождения между доверенностью и накладной.

Если пункта «Доверенности» нет в меню, проверьте настройку интерфейса: раздел «Администрирование» → «Параметры учета» и «Настройка плана счетов» могут скрывать часть функциональности. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документы раздела покупок — при ограниченных правах журнал может быть недоступен.

Создание бумажной доверенности: пошагово

Откройте журнал «Доверенности» и нажмите «Создать». Форма документа состоит из шапки с реквизитами и табличной части с перечнем ценностей. Последовательно заполните все поля — незаполненные обязательные реквизиты программа подсветит при записи.

В шапке укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность, сотрудника-получателя (выбирается из справочника «Сотрудники»), контрагента-поставщика и договор. Поле «Действительна до» определяет срок действия доверенности — по общему правилу он не ограничен законом, но на практике принято устанавливать разумный срок, достаточный для получения ценностей.

В табличную часть внесите перечень материальных ценностей: наименование, единицу измерения и количество. Если доверенность создана на основании поступления, таблица заполнится автоматически. При ручном заполнении удобно указывать наименования так, как они записаны в счёте или спецификации поставщика, — это снижает риск отказа в отпуске товара.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника и контрагента, при необходимости — договор
3. 3
   Укажите срок действия доверенности
4. 4
   Заполните табличную часть: наименования, единицы измерения, количество
5. 5
   Запишите документ и проверьте автоматически присвоенный номер
6. 6
   Распечатайте форму через кнопку «Печать»
7. 7
   Передайте доверенность на подпись руководителю и главному бухгалтеру

Заполнение ключевых реквизитов: нюансы

Реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП, адрес) подставляются из карточки организации. Если в печатной форме обнаружились ошибки — не исправляйте их вручную в документе Word, а откорректируйте справочник «Организации», иначе ошибка повторится в каждой следующей доверенности.

Данные сотрудника — ФИО, должность, паспортные данные — берутся из справочника «Сотрудники» и связанных кадровых данных. Убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены документ, удостоверяющий личность, и актуальная должность: поставщик сверяет паспорт предъявителя с данными доверенности.

Поле «На получение от» содержит наименование поставщика, а в поле основания обычно указывают реквизиты счёта, договора или спецификации. Точная ссылка на документ-основание упрощает отгрузку: кладовщик поставщика быстрее находит заказ и сверяет перечень ценностей.

Печать доверенности

После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите доступную форму. В зависимости от релиза программа предлагает типовую форму, соответствующую требованиям к первичным документам, либо унифицированную форму М-2 (М-2а для доверенностей с журналом учёта). Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но многие контрагенты по-прежнему ориентируются на них.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: корректность ФИО и должности сотрудника, реквизиты обеих сторон, срок действия, отсутствие пустых строк в перечне ценностей. Ошибку проще исправить до подписания, чем переоформлять документ задним числом.

Доверенность подписывает руководитель организации (или иное уполномоченное лицо) и главный бухгалтер, подписи заверяются печатью при её наличии. Сотрудник расписывается в получении доверенности — образец подписи часто проставляется непосредственно на бланке, если этого требует форма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации и сотрудника

Норма

Совпадают с карточками справочников, паспортные данные заполнены

Тревожный признак

Пустые или устаревшие данные подставляются в форму

Перечень ценностей

Норма

Совпадает со счётом или накладной поставщика, пустых строк нет

Тревожный признак

Расхождения в наименованиях или количестве, пустые строки

Срок действия и подписи

Норма

Срок указан, подписи руководителя и главбуха проставлены

Тревожный признак

Доверенность без срока или подписана неуполномоченным лицом

Машиночитаемая доверенность (МЧД) в 1С

Машиночитаемая доверенность — это XML-файл установленного формата, подписанный усиленной квалифицированной подписью руководителя. В 1С:Бухгалтерии она создаётся через подсистему обмена электронными документами: при наличии настроенного профиля ЭДО программа предложит сформировать МЧД и зарегистрировать её в распределённом реестре.

Для работы с МЧД требуется действующая квалифицированная подпись руководителя, настроенная в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами». При создании доверенности укажите вид — машиночитаемая, заполните данные доверенного лица и перечень полномочий, затем подпишите документ. Программа передаст сведения в реестр, а контрагент сможет проверить доверенность по её номеру.

Преимущество МЧД — автоматическая проверка подлинности и отзыва: поставщик видит актуальный статус доверенности без запроса бумажного оригинала. Ограничение — обе стороны должны быть готовы работать с электронным форматом; если контрагент принимает только бумагу, оформляйте классический вариант.

Сравнение вариантов

Бумажная доверенность

Подходит для любых контрагентов, не требует ЭДО и подписи. Ограничение: поставщик не может оперативно проверить подлинность и отзыв.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Подходит при работе с ЭДО и крупными поставщиками, проверяется онлайн. Ограничение: нужна квалифицированная подпись руководителя и актуальный релиз программы.

Учёт и контроль выданных доверенностей

Журнал «Доверенности» служит реестром выданных документов: по нему бухгалтер отслеживает, какие доверенности действуют, какие использованы или просрочены. Рекомендуется периодически сверять журнал с фактическими поступлениями — доверенность считается исполненной, когда ценности по ней оприходованы документом поступления.

Если сотрудник не использовал доверенность или уволился, документ следует пометить на удаление либо оформить отзыв (для МЧД — через механизм отзыва в реестре). «Висящие» действующие доверенности на уволенных сотрудников — типичный источник рисков при проверках и инвентаризациях расчётов.

Частые вопросы

Можно ли создать доверенность на основании счёта на оплату?

Да. Откройте документ «Счёт на оплату поставщика», нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа подставит контрагента и перечень позиций из счёта, что удобно, когда оплата и получение товара разнесены во времени.

Обязательно ли использовать унифицированную форму М-2?

Нет, унифицированные формы первичных документов не обязательны. Организация вправе использовать форму, утверждённую в учётной политике, при условии наличия обязательных реквизитов. Однако многие поставщики привыкли к форме М-2, поэтому на практике её используют чаще всего.

Какой срок действия указать в доверенности?

Закон не ограничивает срок действия доверенности, но разумно устанавливать период, реально необходимый для получения ценностей — обычно от нескольких дней до месяца. Чрезмерно длинный срок повышает риски при утере документа или увольнении сотрудника.

Что делать, если в печатной форме неправильные реквизиты организации?

Откройте справочник «Организации», исправьте данные в карточке (наименование, ИНН, адрес, подписанты) и перепечатайте доверенность. Ручная правка макета не решает проблему — ошибка проявится снова в других документах.

Как оформить доверенность на получение товара ИП?

Порядок аналогичен: в шапке выбирается организация или ИП из справочника, в поле сотрудника — доверенное физическое лицо. Если получает ценности сам предприниматель, доверенность обычно не требуется — достаточно документа, удостоверяющего личность.

Нужна ли доверенность, если товар доставляет транспортная компания?

Как правило, да: перевозчик действует от имени получателя, и поставщик отпускает груз по доверенности, выписанной на представителя транспортной компании, либо по доверенности на сотрудника покупателя с последующей передачей полномочий. Уточните требования конкретного поставщика — практика отгрузки различается.