Как создать доверенность в 1С

Доверенность в 1С оформляется отдельным документом, который фиксирует, какой сотрудник уполномочен получить товарно-материальные ценности от поставщика. В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация — для этого предусмотрен документ «Доверенность» с готовой печатной формой (унифицированная форма М-2 или произвольная форма организации).

Документ не формирует бухгалтерских проводок: он нужен для документального оформления полномочий сотрудника и контроля того, какие доверенности выданы, какие использованы, а какие просрочены. Поэтому ошибки в доверенности не испортят учёт напрямую, но могут привести к тому, что поставщик откажется отгружать товар, а налоговая — признать расходы при проверке.

Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, какие поля обязательны, как распечатать форму и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) документ расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если раздела «Покупки» нет в меню, документ можно найти через «Все функции» (открывается по Ctrl+Shift+F11 или через кнопку главного меню) → Документы → Доверенность.

В 1С:Управление торговлей 11 доверенности находятся в разделе Закупки → Доверенности на получение товаров. В 1С:Комплексной автоматизации и ERP путь аналогичный: раздел закупок или казначейства, журнал доверенностей. В старших версиях Управление торговлей 10.3 документ называется просто «Доверенность» и находится в меню «Документы».

Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя: у роли без доступа к документам закупок пункт меню может быть скрыт. Также в некоторых конфигурациях видимость документа зависит от функциональных опций — например, от включённого учёта закупок.

Заполнение шапки документа: организация, сотрудник, контрагент

Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале доверенностей. В шапке последовательно заполните ключевые поля:

• Организация — от чьего имени выдаётся доверенность. Если в базе одна организация, поле подставится автоматически.
• Сотрудник (доверенное лицо) — физическое лицо, которое получит ценности. В 1С:Бухгалтерии поле называется «Сотрудник» или «Физическое лицо». Данные паспорта подтянутся из карточки физлица, если они там заполнены.
• Контрагент — поставщик, у которого сотрудник получает товар. От выбранного контрагента могут подставиться реквизиты в строку «на основании».
• Договор — в некоторых конфигурациях обязателен, если ведётся учёт по договорам.
• Срок действия — дата, до которой доверенность действительна. По общему правилу срок не ограничен законом жёстко, но организации обычно устанавливают 10–15 дней или срок по внутреннему регламенту.

Отдельное поле — «Основание» или «Документ-основание»: здесь указывают счёт, заказ поставщику или договор, по которому получают товар. Если доверенность создаётся кнопкой «Создать на основании» из заказа поставщику, это поле и табличная часть заполнятся автоматически.

Заполнение табличной части: перечень получаемых ценностей

В табличной части перечисляют товарно-материальные ценности, которые сотрудник вправе получить. Для каждой строки указывают наименование, единицу измерения и количество. Если доверенность создана на основании заказа или счёта, номенклатура переносится из документа-основания.

Есть два подхода к заполнению. Первый — точный перечень по накладной поставщика: подходит, когда состав поставки известен заранее. Второй — обобщённая формулировка («материалы по счёту №… от…»): допустима, когда точный список неизвестен, но тогда поставщик может задать вопросы, а при проверке такая доверенность хуже подтверждает связь с конкретной поставкой.

Количество в табличной части должно совпадать с документами поставщика. Если сотрудник получит меньше, чем указано, — это не проблема, но получить больше, чем позволяет доверенность, он не вправе.

Печать доверенности: форма М-2 и другие варианты

После заполнения нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В типовых конфигурациях доступны формы:

• М-2 (или М-2а) — унифицированная форма доверенности с отрывным корешком; М-2а применяется при массовой выдаче с регистрацией в журнале. Использование унифицированных форм не обязательно, но они остаются привычным стандартом для поставщиков.
• Доверенность (произвольная форма) — упрощённый макет, который организация может использовать, если утвердила собственную форму в учётной политике.

Проверьте печатную форму до вывода на принтер: наименование и ИНН организации, ФИО и паспорт сотрудника, срок действия, перечень ценностей, подписи руководителя и главного бухгалтера. Подписи в макет подставляются из данных ответственных лиц организации — если они пустые, заполните их в карточке организации (раздел «Главное → Организации», закладка с подписантами или ответственными лицами).

1. 1
   Откройте раздел «Покупки → Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника и контрагента-поставщика
3. 3
   Укажите срок действия и документ-основание (счёт или заказ)
4. 4
   Заполните табличную часть перечнем получаемых ценностей
5. 5
   Проверьте паспортные данные сотрудника и подписантов организации
6. 6
   Запишите документ и выведите печатную форму М-2 на принтер

Создание доверенности на основании других документов

Самый быстрый способ — ввод на основании. Откройте заказ поставщику или счёт на оплату, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть с номенклатурой, останется указать сотрудника и срок.

Такой способ снижает риск расхождений: перечень ценностей в доверенности гарантированно совпадает с заказом. Кроме того, сохраняется связь документов, которую видно в структуре подчинённости — это удобно при поиске, какая доверенность к какой поставке относится.

Если кнопки «Доверенность» в списке «Создать на основании» нет, проверьте состав вводимых на основании документов в настройках или создайте доверенность вручную и укажите основание в соответствующем поле.

Учёт и контроль выданных доверенностей

Журнал «Доверенности» ведёт реестр всех выданных документов. По нему можно отслеживать статусы: какие доверенности ещё действуют, а какие просрочены. В некоторых конфигурациях предусмотрено поле «Использована» или дата оприходования ценностей — оно помогает закрывать доверенности после поступления товара.

Практический контроль строится на сопоставлении трёх документов: доверенности, накладной поставщика и документа «Поступление товаров и услуг». Если ценности по доверенности получены, но поступление в базе не оформлено — это сигнал проверить, где товар и кто его принял.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма М-2

Норма

Заполнены организация, сотрудник с паспортом, срок, перечень ценностей, подписи

Тревожный признак

Пустые паспортные данные, нет подписанта, не указан срок

Связь с основанием

Норма

В структуре подчинённости видны заказ и доверенность

Тревожный признак

Доверенность висит без основания, перечень расходится с заказом

Журнал доверенностей

Норма

Документ записан, срок действия не истёк

Тревожный признак

Документ только сохранён черновиком или просрочен

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пустые паспортные данные в печатной форме. Причина почти всегда в незаполненной карточке физического лица, а не в самом документе. Вторая типичная ошибка — отсутствие подписей руководителя и главбуха в макете: они берутся из ответственных лиц организации на дату документа, и если на эту дату данные не заданы, строки останутся пустыми.

Ещё одна группа ошибок связана с ожиданиями от документа: доверенность не списывает и не оприходует товар, не создаёт проводок и не заменяет поступление. Оформление поступления ценностей — всегда отдельный документ.

FAQ

Доверенность в 1С формирует проводки?

Нет. Документ «Доверенность» носит справочно-регистрационный характер: он фиксирует факт выдачи полномочий сотруднику. Оприходование полученных ценностей оформляется документом «Поступление товаров и услуг», который и создаёт проводки.

Что делать, если в печатной форме нет паспортных данных сотрудника?

Откройте карточку физического лица в справочнике «Физические лица» (в 1С:Бухгалтерии — через «Справочники» или из карточки сотрудника) и заполните документ, удостоверяющий личность. После этого перепроведите или перепечатайте доверенность — данные подтянутся автоматически.

Обязательно ли использовать форму М-2?

Нет, унифицированные формы не обязательны. Организация вправе разработать собственную форму доверенности и закрепить её в учётной политике. Однако форма М-2 остаётся самым бесконфликтным вариантом: её без вопросов принимают поставщики.

Какой срок действия указать в доверенности?

Закон не устанавливает максимальный срок. На практике организации выдают доверенности на срок, необходимый для конкретной поставки — обычно от нескольких дней до месяца. Ориентируйтесь на внутренний регламент и реальные сроки отгрузки поставщика.

Можно ли оформить доверенность на нескольких сотрудников сразу?

Типовой документ рассчитан на одного доверенного сотрудника. Если товар получают несколько человек, создайте отдельную доверенность на каждого — это соответствует и логике учёта, и требованиям поставщиков.

Как аннулировать ошибочно выданную доверенность?

Если доверенность не использована, пометьте документ на удаление или установите пометку «не используется» (зависит от конфигурации). Если бланк уже выдан сотруднику, его нужно физически изъять и уничтожить, а в журнале зафиксировать аннулирование.