Как создать документ «Реализация товаров и услуг» в 1С

Документ «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерия 8.3 и «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей — основной способ отразить отгрузку товара покупателю, оказание услуги или передачу материалов. При его проведении программа списывает себестоимость, начисляет выручку и НДС, формирует задолженность покупателя, а при необходимости — выпускает счёт-фактуру на основании того же документа.

Ошибки в этом документе напрямую влияют на налоговую отчётность: неверная дата сдвигает отгрузку в другой квартал, неправильная ставка НДС искажает декларацию, а отсутствующий счёт-фактура лишает покупателя права на вычет и создаёт расхождения в книге продаж. Поэтому важно не только знать, где находится кнопка «Создать», но и понимать, какие поля критичны.

Ниже разобран полный цикл: подготовка справочников, создание документа с нуля и на основании счёта, заполнение табличной части, оформление счёта-фактуры, проверка проводок и типовые ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0), но логика в УТ 11 и КА 2 практически та же — отличаются только названия разделов меню.

Где находится документ и какие виды операций выбрать

В 1С:Бухгалтерия 8.3 откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Реализация (акты, накладные)». В 1С:Управление торговлей 11 путь другой: «Продажи → Реализации товаров и услуг», а документ называется «Реализация товаров и услуг». В обоих случаях новый документ создаётся кнопкой «Создать» в форме списка.

При создании программа предложит вид операции — от него зависит состав полей и проводки:

• Товары (накладная) — отгрузка товаров и материалов со склада; формируется списание со счёта 41 (или 10) и печатается ТОРГ-12.
• Услуги (акт) — оказание услуг без складского движения; печатная форма — акт оказания услуг.
• Товары, услуги, комиссия — универсальный вариант с несколькими вкладками, подходит для смешанных отгрузок.
• Оборудование — отгрузка основных средств, требующих монтажа.

Если отгрузка уже оформлена счётом покупателю, быстрее создать реализацию на его основании: откройте счёт и нажмите «Создать на основании → Реализация (акт, накладная)». Контрагент, договор, номенклатура и цены подставятся автоматически — останется проверить количество и дату.

Подготовка: что проверить перед созданием документа

Документ реализации подтягивает данные из справочников, и если они заполнены с ошибками, ошибки унаследуются в проводки. Перед первой отгрузкой новому клиенту убедитесь в трёх вещах.

Во-первых, карточка контрагента должна содержать корректные ИНН, КПП и юридический адрес — эти данные попадут в счёт-фактуру и УПД, а налоговая сверяет их с базой покупателя. Во-вторых, у контрагента должен быть создан договор с правильным видом («С покупателем») и порядком расчётов. Без договора документ в типовых конфигурациях не проведётся.

В-третьих, проверьте номенклатуру: у товара должны быть заполнены единица измерения, ставка НДС и код ОКПД2/ТН ВЭД (для УПД и маркированных товаров). Если товар маркированный («Честный ЗНАК»), номенклатуре должен быть присвоен соответствующий вид, иначе коды маркировки не удастся указать при отгрузке.

Создание документа и заполнение шапки

Нажмите «Создать» в журнале реализаций и выберите вид операции. Форма документа состоит из шапки, табличной части и подвала. В шапке заполните поля в логичном порядке — многие из них зависят друг от друга:

1. Дата — дата фактической отгрузки по первичным документам. Именно она определяет квартал начисления НДС.
2. Номер — присваивается автоматически при записи; при необходимости скорректируйте нумерацию в начале года.
3. Контрагент — выберите покупателя из справочника.
4. Договор — подставится основной договор; смените, если с клиентом несколько договоров.
5. Склад — склад отгрузки (для операций с товарами); влияет на то, с какого склада спишется себестоимость.
6. Организация — если в базе несколько юрлиц, проверьте, что выбрана нужная.

Отдельное внимание — полю «Расчёты» (или «Зачёт авансов»). По умолчанию стоит «Автоматически»: программа сама зачтёт авансы покупателя по договору. Если аванс зачитывать не нужно (например, оплата пришла по другому договору), переключите на «Не зачитывать» — иначе задолженность в актах сверки исказится.

1. 1
   Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид операции: товары, услуги или смешанный вариант
3. 3
   Заполните дату, контрагента, договор и склад
4. 4
   Добавьте номенклатуру в табличную часть с количеством и ценой
5. 5
   Проверьте счета учёта через ссылку «Счета учёта» или в колонках таблицы
6. 6
   Нажмите «Провести» и проверьте движения по Ctrl+Shift+Enter (Дт/Кт)
7. 7
   Выпустите счёт-фактуру кнопкой «Выписать счёт-фактуру»

Заполнение табличной части: товары, услуги, цены и НДС

Табличную часть заполняйте кнопкой «Добавить» (поштучный выбор) или «Подбор» — второй вариант удобнее при большом количестве позиций: откроется форма с остатками и ценами, где можно двойным щелчком набрать весь заказ. Для услуг вместо склада указывается номенклатура с типом «Услуга» и счёт затрат.

По каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и итоговую сумму. Цены подставляются из установленных в системе (по типу цен договора или последней продажи), но их можно изменить вручную. Если колонки «% НДС» не видно, добавьте её через «Ещё → Изменить форму».

Критичный момент — счета учёта. В 1С:Бухгалтерия они определяются автоматически по настройкам счетов учёта номенклатуры, но при нестандартных операциях их нужно проверить: откройте ссылку «Счета учёта» в шапке или одноимённую колонку таблицы. Для товаров это счёт учёта (41.01), счёт доходов (90.01.1), счёт расходов (90.02.1) и счёт НДС (90.03). Неверный счёт доходов исказит отчёт о финансовых результатах по видам деятельности.

Счёт-фактура и УПД

После проведения реализации внизу формы появится поле «Счёт-фактура». Нажмите «Выписать счёт-фактуру» — программа создаст документ на основании реализации и присвоит ему номер. Если организация работает с УПД (универсальный передаточный документ), в форме счёта-фактуры или в настройках печати выберите статус УПД — тогда одна печатная форма заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно.

Проверьте в счёте-фактуре номер, дату, грузоотправителя и грузополучателя (для товаров), код валюты и ставки НДС. Если покупатель — плательщик НДС, отсутствие или ошибка в счёте-фактуре лишит его вычета, а вам грозит расхождение в разделе 8–9 декларации по НДС при сверке с контрагентом.

При обмене электронными документами (ЭДО) документ отправляется покупателю прямо из формы кнопкой «Отправить» — статус доставки и подписания отображается в журнале обмена. Это ускоряет подтверждение отгрузки и снижает риск потери первички.

Проверка проводок и результата

После проведения откройте движения документа: кнопка «Дт/Кт» в форме или «Ещё → Проводки». Типовой набор проводок для продажи товаров с НДС:

Для услуг проводки аналогичны, но вместо списания со счёта 41 списываются затраты со счёта 20 (или 26), а при методе «без закрытия месяца» себестоимость может не формироваться до конца периода — это нормально.

Дополнительно сверьте результат отчётами: «Анализ счёта 62» по контрагенту покажет задолженность, а «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» — уменьшение остатка товара на себестоимость отгрузки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Есть Дт 62.01 Кт 90.01, НДС и списание себестоимости

Тревожный признак

Нет проводки по счёту 41 или НДС начислен не на ту ставку

Счёт-фактура

Норма

Документ создан, номер и дата совпадают с реализацией

Тревожный признак

Поле «Счёт-фактура» пустое или дата отличается от отгрузки

Остатки по складу

Норма

Товар списан, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Минус по складу или списание с чужого склада

Задолженность покупателя

Норма

Сальдо по 62.01 равно сумме документа за минусом авансов

Тревожный признак

Двойная задолженность — аванс не зачтён

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с реализациями возникает не из-за сложности документа, а из-за спешки и невнимательности к автозаполнению. Разберём самые частые сценарии.

Первая группа ошибок — налоговые: неверная дата документа (отгрузка попадает не в тот квартал), не та ставка НДС в строке, счёт-фактура не выписан или выписан дважды. Вторая группа — учётные: отгрузка с неправильного склада, незачтённый аванс, ручная правка счетов учёта «под проводку» без понимания последствий. Третья — методические: изменение уже проведённого документа задним числом после закрытия периода, что ломает регламентные операции.

Если ошибку обнаружили после сдачи отчётности, не правьте исходный документ напрямую. Используйте документ «Корректировка реализации» — он создаётся на основании исходной накладной и корректно формирует исправительный счёт-фактуру и сторнирующие проводки.

Особые сценарии: комиссия, возвраты, маркировка

Реализация по договору комиссии

При продаже товаров комитента используйте вкладку «Товары, услуги, комиссия» и заполняйте колонку «Счёт учёта» значением 004.01 (товары на комиссии). Себестоимость в проводках не формируется — выручкой признаётся только комиссионное вознаграждение, а расчёты с комитентом оформляются отчётом комиссионера.

Возврат от покупателя

Не удаляйте исходную реализацию. Создайте документ «Возврат товаров от покупателя» на её основании — он сторнирует выручку, НДС и себестоимость, а в книге покупок отразит корректировку. Удаление документа разрывает связь с оплатами и счетами-фактурами.

Маркированные товары

При отгрузке обуви, одежды, табака и других маркированных товаров в табличной части реализации требуется указать коды маркировки — отсканируйте их сканером или загрузите из файла. Без кодов при включённом контроле маркировки документ не проведётся, а электронный УПД не пройдёт проверку у оператора ЭДО.

Если отгрузок много и они повторяются, настройте тип цен в договоре и используйте «Подбор» вместо ручного ввода — это сокращает время оформления и исключает ошибки в ценах. А для регулярных отгрузок одному клиенту удобно копировать предыдущий документ (F9) и менять только дату и количество.

Частые вопросы

Документ не проводится: «Не заполнен счёт учёта». Что делать?

Откройте ссылку «Счета учёта» в форме документа и заполните пустые поля. Если счета не подставляются автоматически, проверьте настройки: «Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры» — для группы товаров или конкретной позиции должны быть заданы счета учёта, доходов и НДС.

Можно ли изменить проведённую реализацию?

Да, если период ещё не закрыт: внесите изменения и перепроведите документ. Если квартал закрыт и отчётность сдана, правьте не исходный документ, а создайте «Корректировку реализации» на его основании — так сохранятся исправительные счета-фактуры и корректные движения по НДС.

Как оформить реализацию без НДС (УСН, освобождение)?

В табличной части в колонке «% НДС» выберите «Без НДС». Счёт-фактура при этом не требуется, но если покупатель просит документ, можно выписать счёт-фактуру с пометкой «Без налога (НДС)». Главное — убедиться, что в учётной политике организации корректно отражён налоговый режим, иначе программа будет подставлять ставку по умолчанию.

Чем реализация отличается от документа «Отгрузка товаров»?

«Отгрузка без перехода права собственности» используется, когда право собственности переходит позже (например, при доставке или по договору с особым порядком): товар списывается на счёт 45 «Товары отгруженные», а выручка и НДС признаются позже отдельным документом. Обычная реализация отражает отгрузку и переход права одновременно.

Как напечатать ТОРГ-12 или УПД из документа?

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Акт об оказании услуг», «Счёт-фактура» или «Универсальный передаточный документ (УПД)». Состав доступных форм зависит от вида операции документа.

Покупатель оплатил авансом, а реализация не зачла предоплату. Почему?

Проверьте три вещи: оплата и отгрузка должны быть по одному договору; в документе реализации в поле «Зачёт авансов» должен стоять режим «Автоматически»; поступление оплаты должно быть проведено и датировано раньше реализации. Если всё так, а зачёта нет — перепроведите документ оплаты, затем реализацию.