Документы и Печать · 10 мин
Как создать договор хранения в 1С
Как оформить договор хранения в 1С: настройка договора с контрагентом, отражение ответственного хранения, типовые операции, печать и проверка результатов.
Договор хранения в 1С оформляется как обычный договор с контрагентом, но с особенностями в настройке вида договора, счетов учета и складских операций. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) механика отличается: где-то достаточно карточки договора, а где-то потребуется включить ордерную схему склада и специальные документы передачи на ответственное хранение.
Главная сложность — не сама карточка договора, а правильное отражение движения товаров: при хранении право собственности не переходит, поэтому товары учитываются на забалансовых счетах (004 у хранителя, 002 у поклажедателя) либо на специальном виртуальном складе в управленческих конфигурациях. Ошибка в настройке приводит к тому, что чужие товары «повисают» в остатках и искажают отчетность.
Ниже разобран полный цикл: от создания договора до проверки остатков и печати документов. Инструкции актуальны для типовых конфигураций на управляемых формах; в нетиповых решениях названия команд могут отличаться.
Что подготовить перед созданием договора
Прежде чем заводить договор, убедитесь, что в базе корректно заполнен контрагент: ИНН, КПП, наименование и адреса подтягиваются в печатные формы автоматически. Если контрагента еще нет, создайте его в справочнике «Контрагенты» и проверьте реквизиты через сервис автозаполнения по ИНН.
Определите роль вашей организации: вы принимаете товар на хранение (хранитель) или передаете его (поклажедатель). От этого зависят счета учета и набор документов. Также заранее решите, нужен ли вам отдельный склад в программе — для обособленного учета чужих товаров это настоятельно рекомендуется.
Создание договора в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет отдельного вида «договор хранения» — используется договор с покупателем или поставщиком в зависимости от того, кто платит за услугу хранения. Откройте карточку контрагента, перейдите на вкладку «Договоры» и нажмите «Создать». Заполните номер, дату, наименование (например, «Договор хранения № 15») и срок действия.
Если вы оказываете услуги хранения, выберите вид договора «С покупателем» — выручка от услуг пойдет по кредиту счета 90. Если вы передаете товар на хранение и платите хранителю, подойдет вид «С поставщиком». Сам факт передачи товара отражается не договором, а операциями по забалансовым счетам.
- 1Откройте «Справочники → Контрагенты», найдите или создайте контрагента
- 2На вкладке «Договоры» нажмите «Создать» и заполните номер, дату, вид договора
- 3Передачу товара на хранение оформите документом «Операция, введенная вручную»: Дт 002 (у хранителя) или Кт 002 / Дт 004 в зависимости от роли
- 4Услугу хранения отразите документом «Реализация (акты, накладные)» с видом «Услуги»
- 5Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 002 и 004 — остатки должны совпадать с фактическими остатками на складе
Отражение товара на забалансовых счетах
У хранителя принятый товар ставится на дебет счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». У поклажедателя, если он сам ведет учет в 1С, товар списывается с балансового 41 счета и приходуется на 004 «Товары, принятые на комиссию» либо продолжает числиться на 41 с аналитикой по складу хранителя — выбор зависит от учетной политики и условий договора.
Проще всего оформить это документом «Операция, введенная вручную», указав количество и стоимость по договорной оценке. Стоимость на забалансовом счете нужна обязательно: по ней определяется материальная ответственность хранителя.
Договор хранения в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP есть штатный механизм ответственного хранения. Сначала включите функциональную опцию: «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка» — отметьте «Ордерные склады» и «Статусы приходных/расходных ордеров», а также опцию ответственного хранения в разделе закупок или продаж.
Затем создайте соглашение с контрагентом или договор с типом «С хранителем» / «Передача на хранение» (точное название зависит от релиза). В карточке договора укажите организацию, контрагента, валюту и склад, на котором будут числиться товары. Для обособленного учета рекомендуется завести отдельный склад с типом, предназначенным для хранения.
Передача товара оформляется документом «Передача товаров хранителю» или «Поступление товаров на хранение» — в зависимости от вашей роли. Эти документы двигают товар на специальный вид запасов, не формируя выручку и не списывая себестоимость.
Оформление услуги хранения и расчеты
Услуга хранения — это отдельная хозяйственная операция, не связанная с движением товара. Хранитель выставляет акт оказанных услуг: в Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные)» с услугой из справочника номенклатуры, в УТ — «Реализация товаров и услуг» с номенклатурой типа «Услуга».
Поклажедатель отражает расходы на хранение документом «Поступление услуг» с отнесением затрат на счет 44 (торговля) или 20/26 — по учетной политике. Проверьте, что в договоре указан правильный порядок расчетов: по счетам, по накладным или по договору в целом — от этого зависит аналитика взаиморасчетов.
Сравнение вариантов учета
Подходит для простого учета: договор плюс ручные операции по счетам 002/004. Ограничение — нет складского учета чужого товара по местам хранения.
Полноценный документооборот ответственного хранения с ордерным складом и видом запасов. Ограничение — требует включения опций и аккуратной настройки.
Универсальный прием для любой конфигурации: чужой товар учитывается на отдельном складе. Ограничение — нужна дисциплина, чтобы товар не попал в обычные продажи.
Печать договора и сопроводительных документов
Типовая печатная форма договора хранения в 1С обычно отсутствует — текст договора готовят в Word, а в программе хранят реквизиты. Прикрепить скан или файл можно кнопкой «Присоединенные файлы» (скрепка) в карточке договора: документ будет храниться в базе и доступен по ссылке.
Для передачи товара печатают акт приема-передачи на хранение (форма МХ-1) и акт возврата (МХ-3). В Бухгалтерии их можно оформить как дополнительные печатные формы, в УТ/ERP часть форм доступна из документов хранения штатно. Если типовой формы нет, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления всех документов сверьте три вещи: остатки по забалансовым счетам (или виду запасов «Товары на хранении»), взаиморасчеты по услугам хранения и фактические остатки на складе. Расхождение между учетным и фактическим количеством — повод для инвентаризации, а не для ручной правки документов задним числом.
Как проверить результат
Остаток равен стоимости принятого товара по актам
Остаток нулевой при физически лежащем товаре или не сходится с актами
Товар числится как «на хранении», недоступен для обычной продажи
Товар попал в свободный остаток и резервируется под заказы
Долг по услугам хранения совпадает с актами и оплатами
Авансы и акты разнесены на разные договоры, задолженность задвоена
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельно можно безопасно создать договор, завести склад и провести документы в тестовой копии базы. Обязательно сделайте резервную копию перед включением новых функциональных опций: изменение настроек складского учета влияет на уже существующие документы.
К специалисту по 1С стоит обратиться, если требуется доработка печатных форм МХ-1/МХ-3, обмен данными о хранении между двумя базами (например, у хранителя и поклажедателя) или перенос уже накопленных остатков на новую схему учета. Перенос остатков «живьем» в рабочей базе — типичная причина расхождений, которые потом месяцами ищут при сверках.
Что важно запомнить
Договор хранения заводится в карточке контрагента, но суть учета — в документах движения товара: забалансовые счета 002/004 в Бухгалтерии или штатные документы ответственного хранения в УТ/ERP. Право собственности не переходит, поэтому реализацию оформлять нельзя. Завершайте настройку сверкой остатков, видов запасов и взаиморасчетов.
Частые вопросы
Есть ли в 1С отдельный вид договора «Хранение»?
В 1С:Бухгалтерии такого вида нет — используется договор с покупателем или поставщиком. В УТ 11 и ERP в новых релизах есть типы договоров, связанные с ответственным хранением; если в вашей версии их нет, применяется обычный договор с соглашением.
Как отразить порчу или недостачу товара на хранении?
Хранитель списывает недостачу с забалансового счета 002 и признает задолженность перед поклажедателем по договорной стоимости (проводка через счет 76). Операция оформляется по результатам инвентаризации и акта, а не произвольной корректировкой остатков.
Нужно ли выставлять счет-фактуру при передаче товара на хранение?
Нет. Передача на хранение не является реализацией, объекта по НДС не возникает. Счет-фактура выставляется только на услугу хранения — по акту оказанных услуг.
Можно ли вести учет товаров на хранении в количественном выражении без стоимости?
Технически можно, но не рекомендуется: без стоимостной оценки невозможно определить размер материальной ответственности хранителя и корректно отразить претензии при утрате. Указывайте стоимость по договорной оценке из акта приема-передачи.
Что делать, если товар на хранении уже учитывался как обычный остаток на складе?
Сформируйте инвентаризационную ведомость, зафиксируйте фактические остатки, затем корректировочными документами переведите товар на правильный вид запасов или забалансовый счет. Работу выполняйте в копии базы и согласуйте с бухгалтером, чтобы не исказить закрытые периоды.
Подходит ли эта схема для хранения между своими организациями группы?
Да, механика та же: договор между юрлицами, забалансовый учет или вид запасов «на хранении». Дополнительно проверьте, как такие операции попадают в консолидированную отчетность группы, чтобы исключить внутригрупповые обороты.