Как создать договор аренды в 1С: пошаговая инструкция

Договор аренды в 1С — это не отдельный документ в юридическом смысле, а элемент справочника «Договоры», привязанный к контрагенту. Именно от корректного заполнения этого элемента зависит, как программа будет проводить начисление арендных платежей, формировать счета-фактуры, учитывать НДС и строить отчёты по взаиморасчётам с арендодателем или арендатором.

Ошибки на этапе создания договора приводят к типичным проблемам: платежи «зависают» на авансах, арендная плата не попадает в расходы, а расчёты с контрагентом разваливаются по разным договорам. Поэтому важно не просто создать запись, а правильно указать вид договора, валюту, порядок расчётов и привязку к организации.

Материал написан на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» (редакция 3.0), но общая логика справедлива и для «Управления нашей фирмой», и для «Комплексной автоматизации» — отличаются только названия разделов и расположение команд в интерфейсе.

Где в 1С хранятся договоры и как открыть справочник

Договоры в «1С:Бухгалтерии 8.3» — это подчинённый справочник, то есть каждый договор обязательно привязан к конкретному контрагенту. Открыть список договоров можно двумя способами. Первый — через карточку контрагента: раздел «Справочники → Контрагенты», откройте нужного арендодателя или арендатора и перейдите по ссылке «Договоры». Второй — через общий список: «Справочники → Покупки и продажи → Договоры» (в некоторых версиях интерфейса — «Справочники → Договоры»).

Если контрагента-арендодателя ещё нет в базе, сначала создайте его: укажите наименование, ИНН, КПП (для юридического лица) и проверьте автоматическое заполнение реквизитов по ИНН, если сервис включён. Создавать договор для несуществующего или дублирующего контрагента нельзя — это раздвоит взаиморасчёты.

Создание договора аренды: пошаговая инструкция

Откройте список договоров контрагента и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать вид договора — от этого выбора зависит вся дальнейшая логика учёта. Для аренды действуют простые правила: если вы платите за аренду (арендатор), выбирайте «С поставщиком»; если получаете платежи (арендодатель) — «С покупателем». Отдельного вида «аренда» в списке нет, это нормально.

1. 1
   Откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке «Договоры», нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид договора: «С поставщиком» (вы арендатор) или «С покупателем» (вы арендодатель)
3. 3
   Укажите наименование договора — удобно включить предмет и период, например «Аренда офиса № 12 от 15.01.2026»
4. 4
   Заполните номер и дату договора по бумажному оригиналу
5. 5
   Выберите организацию, от имени которой заключён договор, и валюту расчётов
6. 6
   Проверьте порядок расчётов (по договору в целом или по документам) и сохраните кнопкой «Записать и закрыть»

Поле «Наименование» заполняется автоматически, но его стоит отредактировать под себя: в списках и документах вы будете видеть именно его. Удобный шаблон — «Аренда + объект + номер + дата», например «Аренда склада, дог. 5 от 01.03.2026». Номер и дату берите строго из бумажного договора — эти данные попадают в печатные формы и первичные документы.

Поле «Организация» критично, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Договор, созданный без указания организации, может оказаться недоступен при выборе в документах другой организации. Валюта по умолчанию — рубли; если арендная плата привязана к условным единицам, выберите соответствующую валюту и проверьте порядок пересчёта.

Настройка порядка расчётов

В карточке договора есть параметр «Расчёты» (или «Порядок расчётов»). Вариант «По договору в целом» означает, что программа зачитывает авансы и долги суммарно по всему договору — это стандартный выбор для аренды с ежемесячными платежами. Вариант «По документам расчётов» нужен, когда требуется точная привязка каждого платежа к конкретному счёту или акту — для аренды он используется редко.

Как отразить арендную плату: документы начисления

Сам по себе договор не формирует проводок — начисление аренды делается отдельными документами. Если вы арендатор, используйте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)» или «Услуги аренды» (в свежих релизах есть специализированная операция). В документе выберите контрагента, созданный договор аренды, укажите номенклатуру вида «услуга» (например, «Аренда офиса»), сумму и ставку НДС.

Если вы арендодатель, начисление делается документом «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». На его основании выписывается счёт-фактура и формируется акт оказания услуг. Удобно создать шаблон документа и копировать его ежемесячно, меняя только дату и период аренды.

Для аренды нежилых помещений в типовой конфигурации предусмотрен специализированный документ «Аренда» или обработка в разделе «Операции» в зависимости от релиза — проверьте наличие в вашей версии. Если специализированного документа нет, стандартные «Поступление» и «Реализация» полностью закрывают задачу.

Каким документом начислять аренду

Поступление: услуги (акт)

Подходит арендатору для ежемесячного начисления арендной платы и принятия НДС к вычету по счёту-фактуре арендодателя

Реализация: услуги (акт)

Подходит арендодателю: формирует выручку, акт и счёт-фактуру для арендатора

Операция, введённая вручную

Запасной вариант для разовых корректировок; не формирует печатные формы и требует ручного указания всех счетов

Учёт НДС, счета-фактуры и авансы по аренде

Если арендодатель работает с НДС, в документе поступления укажите ставку НДС и зарегистрируйте полученный счёт-фактуру — поле для его номера и даты находится внизу документа. Только после регистрации счёта-фактуры НДС попадёт в книгу покупок. Если арендодатель на упрощёнке без НДС, выберите ставку «Без НДС».

Оплата аренды отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» (для арендатора). В платёжке обязательно укажите тот же договор аренды — иначе программа не зачтёт оплату автоматически. Если вы платите авансом за месяц вперёд, при поступлении акта программа выполнит зачёт аванса автоматически при проведении документа.

Особые случаи: обеспечительный платёж, коммуналка, выкупная аренда

Обеспечительный платёж (депозит) — не расход и не аванс по аренде. Его корректно отражать на счёте 76 как прочую задолженность, а не зачитывать в счёт арендных платежей автоматически. В типовой конфигурации для этого платёж проводят с ручной корректировкой счёта расчётов или отдельной операцией — уточните методику у своего бухгалтера, так как от неё зависит возврат депозита при расторжении.

Коммунальные услуги, которые арендодатель перевыставляет арендатору, оформляются отдельными строками или отдельным документом поступления, но по тому же договору аренды — если договор один. Если коммуналка оформлена отдельным соглашением, создайте второй договор, чтобы разделить расчёты.

Выкупная аренда (лизинговая схема) учитывается иначе: предмет аренды может приниматься на баланс как основное средство, а платежи разделяются на арендную и выкупную части. Это отдельная методология, и простым документом «Поступление услуг» она не закрывается — потребуется настройка учёта ОС и, возможно, счетов 01, 02, 76 с аналитикой.

Проверка результата: как убедиться, что всё настроено правильно

После создания договора и проведения первого цикла «акт — оплата» сформируйте отчёт «Анализ субконто» (раздел «Отчёты») по виду субконто «Контрагенты» и «Договоры» за период. По корректно настроенному договору после зачёта оплаты сальдо должно быть нулевым либо равным сумме неоплаченного текущего периода.

Дополнительно проверьте карточку счёта 60.02 (авансы) и 60.01 (расчёты) по арендодателю: после проведения акта аванс должен переноситься с 60.02 на 60.01 и закрываться. Если аванс «висит» на 60.02, а долг — на 60.01 одновременно, ищите расхождение в договорах документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор в документе поступления и в платёжном поручении

Норма

Один и тот же договор аренды в обоих документах

Тревожный признак

Разные договоры или пустое поле — зачёт не выполнится

Сальдо по договору в отчёте «Анализ субконто»

Норма

Ноль после оплаты и акта за период

Тревожный признак

Одновременно дебет и кредит по одному договору

Счёт-фактура в документе поступления

Норма

Номер и дата заполнены, документ «Счёт-фактура полученный» проведён

Тревожный признак

Поле пустое — НДС не попадёт в книгу покупок

Счёт 60.02 после проведения акта

Норма

Аванс зачтён, остатка по месяцу нет

Тревожный признак

Аванс висит на 60.02 при наличии долга на 60.01

Часто задаваемые вопросы

Можно ли по одному договору аренды учитывать несколько помещений?

Да, если все объекты арендуются по одному бумажному договору у одного арендодателя. В документах поступления добавляйте отдельные строки по каждому объекту с нужной аналитикой (подразделение, статья затрат). Если по объектам разные условия оплаты или разные счета затрат, удобнее завести отдельные договоры.

Что делать, если арендный договор продлили или изменили ставку?

Новый договор в 1С создавать не нужно, если это дополнительное соглашение к действующему договору — расчёты продолжатся по той же карточке. Изменение ставки отразите в очередном документе начисления. Новый элемент справочника нужен только при заключении принципиально нового договора (новый номер, новые стороны).

Почему договор не отображается в списке выбора в документе?

Чаще всего причины две: вид договора не соответствует виду операции документа (например, договор «С покупателем» не виден в документе поступления) или в договоре указана другая организация. Проверьте оба поля в карточке договора и при необходимости исправьте.

Как отразить аренду у арендодателя на УСН?

Механика та же: договор «С покупателем», ежемесячный документ «Реализация (акты, накладные)» с услугой аренды. Ставку НДС укажите «Без НДС», счёт-фактуру не выписывайте. Доход попадёт в книгу учёта доходов и расходов по факту оплаты или начисления — в зависимости от объекта налогообложения и настроек учётной политики.

Нужно ли прикреплять скан договора к карточке в 1С?

Не обязательно, но удобно: в карточке договора есть возможность присоединить файл. Скан помогает быстро сверить реквизиты, сроки и условия без поиска бумажного оригинала. Учтите, что присоединённые файлы увеличивают размер информационной базы.