Документы и Печать · 11 мин
Как создать акт выполненных работ в 1С Предприятие
Пошаговая инструкция по созданию акта выполненных работ в 1С: заполнение документа, проведение, печать, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Акт выполненных работ — один из самых частых документов в учёте услуг: им закрывается оказание услуг заказчику, формируется задолженность контрагента и признаётся выручка. В 1С:Предприятие (на примере конфигураций «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей») документ создаётся за пару минут, если правильно подготовлены справочники и настроена учётная политика.
Основная сложность у начинающих пользователей возникает не с самим документом, а с подготовительной работой: карточкой контрагента, договором, номенклатурой услуг и счетами учёта. Если эти элементы заполнены корректно, акт проводится без ошибок, а проводки и печатная форма формируются автоматически.
Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до проведения, печати и контроля результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3, но логика одинакова и для других отраслевых решений.
Что подготовить перед созданием акта
Документ ссылается на справочники, поэтому сначала проверьте их заполнение. В карточке контрагента должны быть указаны наименование, ИНН, КПП и юридический адрес — эти данные попадут в печатную форму акта. Если контрагент новый, создайте его в разделе «Справочники» → «Контрагенты» и проверьте реквизиты по выписке из договора.
Далее нужен договор с контрагентом. В 1С договор — обязательный аналитический разрез: без него документ не проведётся. Откройте карточку контрагента, перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С покупателем». Укажите номер, дату и валюту расчётов — эти данные тоже выводятся в печатную форму.
Третий элемент — номенклатура услуги. В справочнике «Номенклатура» создайте позицию с типом «Услуга», укажите единицу измерения, ставку НДС и полное наименование, которое должно отображаться в акте. Именно «полное наименование» печатается в документе, поэтому формулируйте его так, как оно записано в договоре: например, «Услуги по техническому обслуживанию оборудования за месяц».
Где находится документ и как его создать
В «1С:Бухгалтерии 8» акт создаётся через раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вариант «Услуги (акт)». Откроется форма нового документа с полями шапки и табличной частью.
В «1С:Управление торговлей» аналогичный документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Там услуги добавляются в общую табличную часть наравне с товарами, а печатная форма акта формируется отдельно по строкам с услугами.
Есть и быстрый путь: если по этому контрагенту уже был выставлен счёт на оплату, откройте его и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Программа перенесёт контрагента, договор и состав услуг автоматически, останется только проверить суммы и провести документ.
Заполнение шапки и табличной части
В шапке документа укажите дату акта — по умолчанию подставляется текущая. Именно на эту дату будут сформированы проводки и признана выручка, поэтому при закрытии прошлого периода дату нужно исправить вручную. Далее выберите контрагента и договор: после выбора программа автоматически подставит счета расчётов и валюту.
В табличной части добавьте строки с услугами: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если услуг несколько, каждая оформляется отдельной строкой — в печатной форме акта они выйдут тем же списком.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и создайте документ с видом «Услуги (акт)»
- 2Укажите дату акта, контрагента и договор
- 3Добавьте в табличную часть услуги: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС
- 4Проверьте счета учёта на вкладке «Счета учёта» или через ссылку в шапке
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 6Сформируйте печатную форму кнопкой «Акт» и проверьте реквизиты сторон
Отдельно проверьте счета учёта: счёт расчётов с покупателем (обычно 62.01), счёт авансов (62.02) и счёт доходов (обычно 90.01.1). В типовой конфигурации они подставляются автоматически по настройкам, но при нестандартном плане счетов или особом договоре их стоит сверить с учётной политикой организации.
Проведение документа и проверка проводок
После заполнения нажмите «Провести». Если документ провёлся без сообщений об ошибках, откройте движения кнопкой «Показать проводки и движения» (или сочетанием Ctrl+Shift+Enter в некоторых конфигурациях). Должна сформироваться проводка по дебету счёта расчётов с покупателем и кредиту счёта выручки, а при наличии НДС — отдельная проводка по начислению налога.
Если по договору ранее был получен аванс, проверьте, зачёлся ли он. В проводках появится запись по дебету 62.02 и кредиту 62.01 на сумму зачтённого аванса. Если зачёт не произошёл, хотя аванс был, проверьте, что оплата и акт относятся к одному договору и одной организации.
Как проверить результат
Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму без НДС, отдельная проводка по НДС
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Задолженность контрагента по договору увеличилась на сумму акта
Задолженность висит на другом договоре или не отражается
Реквизиты обеих сторон, номер и дата договора, состав услуг корректны
Пустые поля, неверное наименование услуги или старая редакция реквизитов
Печать и подписание акта
Из проведённого документа сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт об оказании услуг». В типовой форме выводятся реквизиты исполнителя и заказчика, номер и дата договора, перечень услуг с количеством, ценой и суммой, итоговая сумма и сумма НДС прописью.
Если стандартная форма не подходит — например, заказчик требует собственный шаблон акта — используйте внешнюю печатную форму. Она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Разработку внешней формы лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить типовую конфигурацию.
При обмене документами в электронном виде акт можно отправить через ЭДО прямо из документа, если у организации настроен обмен с контрагентом. Это ускоряет подписание и автоматически фиксирует статус документа у обеих сторон.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за справочников, а не самого документа. Неверное полное наименование услуги, отсутствующий договор, неправильная ставка НДС в карточке номенклатуры — всё это проявляется только на этапе печати или формирования отчётности, когда исправлять уже неудобно.
Ещё одна частая ситуация — попытка отразить в акте товары вместе с услугами в конфигурации, где для этого предусмотрены разные документы. В «Бухгалтерии» для отгрузки товаров используется «Реализация (акты, накладные)» с видом «Товары (накладная)», а смешанная отгрузка оформляется видом «Товары, услуги, комиссия». Выбирайте вид операции до заполнения табличной части.
Если акты по одному заказчику выставляются регулярно с одинаковым составом услуг, создайте первый документ, а следующие формируйте копированием: откройте акт и нажмите «Скопировать». Останется поменять дату и при необходимости суммы — это быстрее и исключает ошибки в реквизитах.
Особые сценарии: авансы, корректировки и закрывающие документы по агентским схемам
Акт при частичной предоплате
Если заказчик внёс аванс, оформите акт на полную стоимость услуг обычным порядком. Программа при проведении автоматически зачтёт аванс в пределах суммы оплаты по этому договору. Остаток задолженности будет числиться за контрагентом до поступления окончательного расчёта.
Исправление ошибок в проведённом акте
Если в акте обнаружена ошибка после подписания, не редактируйте исходный документ. Создайте на его основании «Корректировку реализации»: она сформирует сторнирующие и новые проводки, а печатной формой будет исправленный акт с указанием номера и даты исправления. Так сохраняется история изменений и корректно отражается НДС.
Ежемесячные акты по рамочному договору
При долгосрочном обслуживании заведите один договор и выставляйте по нему акты ежемесячно. Номер акта формируется автоматически согласно нумерации документов, а в наименовании услуги указывайте период: это упрощает сверку взаиморасчётов и поиск документов.
Как выбрать действие
Контроль после выставления акта
После проведения сверьте результат через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 или «Анализ расчётов с покупателями». Задолженность контрагента по договору должна увеличиться ровно на сумму акта. Если цифры не сходятся, проверьте договор в документе и наличие дублей контрагента.
Для контроля выручки используйте отчёт «Анализ продаж» или обороты по счёту 90.01.1 за период. Регулярная сверка актов с отчётами до закрытия месяца позволяет вовремя найти непроведённые документы и ошибки в датах.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ создаётся документом реализации с видом «Услуги»: корректные контрагент, договор и номенклатура — залог чистого проведения и правильной печатной формы. Ошибки в подписанных актах исправляйте корректировкой реализации, а результат всегда сверяйте с отчётами по взаиморасчётам.
Частые вопросы
Можно ли создать акт без договора с контрагентом?
В типовых конфигурациях договор обязателен: без него документ не проведётся. Создайте в карточке контрагента договор с видом «С покупателем» — достаточно указать номер и дату, остальные поля заполняются по мере необходимости.
Почему в печатной форме акта пустые поля или неверные реквизиты?
Печатная форма берёт данные из карточек организации, контрагента и договора, а не из текста документа. Проверьте заполнение юридического адреса, ИНН и КПП у обеих сторон, а также номер и дату договора, затем переформируйте печатную форму.
Как выставить акт за прошлый месяц, если период уже закрыт?
Если отчётность за период не сдана, создайте акт нужной датой и проведите его — возможно, потребуется снять запрет изменения данных в настройках дат запрета. Если отчётность сдана, исправления отражайте текущим периодом по правилам учётной политики, предварительно согласовав с бухгалтером.
Чем акт отличается от счёта на оплату в 1С?
Счёт на оплату — предварительный документ, он не формирует проводок и не создаёт задолженность. Акт (реализация услуг) — закрывающий документ: он признаёт выручку, начисляет НДС и фиксирует долг заказчика. Обычно сначала выставляется счёт, затем на его основании создаётся акт.
Как отправить акт заказчику в электронном виде?
Если настроен обмен электронными документами, в проведённом акте доступна команда отправки по ЭДО — документ уйдёт оператору и получит статус подписания. Без ЭДО акт можно сохранить в PDF из печатной формы и передать заказчику любым согласованным способом.
Почему аванс не зачёлся при проведении акта?
Чаще всего оплата и акт относятся к разным договорам или разным карточкам-дублям контрагента. Сверьте договор в документе оплаты и в акте, проверьте отсутствие дублей контрагента, затем перепроведите акт.