Документы и Печать · 9 мин
Как создать акт в 1С на основании счета
Пошаговая инструкция: как создать акт выполненных работ (оказанных услуг) в 1С на основании счета покупателю, проверить проводки и печатную форму, типичные ошибки.
Создание акта выполненных работ (оказанных услуг) на основании выставленного счета — стандартная операция в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление нашей фирмой. Механизм «ввод на основании» автоматически переносит в акт контрагента, договор, перечень работ и суммы из счета, что исключает ручной ввод и расхождения между документами.
Типовая связка документов выглядит так: менеджер выставляет счет покупателю, покупатель его оплачивает, после выполнения работ бухгалтер оформляет акт — именно этот документ формирует выручку в учете и закрывает сделку. Если акт создается из счета, между документами сохраняется связь, и в отчетах видна вся цепочка: счет → оплата → реализация.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3, особенности для УНФ, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых акт не проводится или суммы расходятся.
Подготовка: что должно быть заполнено в счете
Акт создается на основании счета корректно только тогда, когда исходный документ заполнен полностью. Перед созданием акта откройте счет и проверьте ключевые поля: контрагент, договор (с видом «С покупателем»), табличная часть с номенклатурой, количеством, ценой и ставкой НДС. Если договор не указан, акт может подставить другой договор этого контрагента или оставить поле пустым.
Отдельно проверьте вид номенклатуры в табличной части. Для акта выполненных работ позиции должны иметь вид «Услуги» (или «Работы» в некоторых конфигурациях). Если в счете стоит товар с видом «Товары», на его основании программа предложит накладную, а не акт услуг — это частая причина «неправильного» документа при вводе на основании.
Создание акта из формы счета в 1С:Бухгалтерии 8.3
Основной способ — работа из открытого счета. Перейдите в раздел «Продажи» → «Счета покупателям», откройте нужный документ. На командной панели формы нажмите кнопку «Создать на основании» (иконка со стрелкой). В выпадающем списке выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Если счет содержит услуги, программа создаст документ с видом операции «Услуги» — это и есть акт.
Откроется новый документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», уже заполненный: контрагент, договор, табличная часть «Услуги» с номенклатурой, количеством, ценами и ставками НДС из счета. В поле «Счет на оплату» будет стоять ссылка на исходный счет — не удаляйте её, по этой ссылке работает взаимозачет и аналитика оплаты.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет
- 2Откройте счет и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 3Проверьте вид операции — для акта услуг должно быть «Услуги»
- 4Сверьте контрагента, договор и табличную часть с первичными данными
- 5Укажите дату акта — фактическую дату подписания акта сторонами
- 6Проверьте счета учета по кнопке или на вкладке «Счета учета»
- 7Нажмите «Провести», затем сформируйте печатную форму акта по кнопке «Печать»
Проверка и заполнение полей акта
После автозаполнения пройдитесь по документу. Дата акта по умолчанию подставляется текущая — замените её на фактическую дату оказания услуг, если она другая: от этой даты зависят период признания выручки и счет-фактура. Номер документа программа присвоит автоматически при записи.
На закладке «Услуги» проверьте счета учета в каждой строке: счет доходов (обычно 90.01.1), счет расходов (90.02.1), счет НДС (90.03) и субконто — статью доходов и номенклатурную группу. Ошибка в субконто приведет к тому, что выручка попадет не на ту аналитику, и отчеты по направлениям деятельности исказятся.
Если организация — плательщик НДС, убедитесь, что ставка НДС в строках совпадает со ставкой в счете. Если покупатель уже оплатил счет, аванс зачтется автоматически при проведении акта — в движениях документа появится запись по зачету аванса (62.02 в корреспонденции с 62.01).
Проведение документа и печатная форма
Нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: Дт 62.01 Кт 90.01.1 на сумму реализации, Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС (если применяется общая система). Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» на командной панели формы документа.
Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите «Акт об оказании услуг» (в новых релизах доступен также акт по форме, согласованной с покупателем, и УПД). Если акт должен содержать подписи, печатную форму можно дополнить — реквизиты подписантов подтягиваются из карточки организации и ответственных лиц.
Если покупатель работает в электронном документообороте, акт можно отправить через 1С-ЭДО прямо из документа кнопкой «ЭДО» — статус подписания будет виден в форме документа.
Как проверить результат
Есть проводка Дт 62.01 Кт 90.01.1 на сумму акта
Проводок нет или сумма отличается от суммы документа
При оплаченном счете есть запись по зачету аванса с 62.02
Аванс висит на 62.02 и не закрылся — проверьте договор и счет в документе
Суммы, реквизиты сторон и состав услуг совпадают со счетом
Пустые реквизиты подписанта или расхождение сумм со счетом
Создан по кнопке «Выписать счет-фактуру» на ту же дату и сумму
Счет-фактура отсутствует или отличается сумма НДС
Создание акта на основании нескольких счетов и другие сценарии
Иногда услуги по нескольким счетам одному покупателю закрываются одним актом. В 1С:Бухгалтерии выделите в списке «Счета покупателям» нужные документы (с зажатой Ctrl) и нажмите «Создать на основании» на панели списка — программа сформирует одну реализацию с объединенной табличной частью. Условие: у всех счетов должны совпадать контрагент, договор, организация и валюта.
Обратный сценарий: один счет закрывается несколькими актами (этапные работы). В этом случае создайте акт на основании счета, затем вручную удалите лишние строки или скорректируйте количество. Следующий акт снова создавайте из того же счета — программа не контролирует автоматически, какая часть счета уже закрыта, поэтому сверяйте остаток по отчету «Анализ счета» или по карточке взаиморасчетов.
Особенности для 1С:Управление нашей фирмой
В УНФ логика та же, но документ называется «Акт выполненных работ». Откройте счет покупателю (раздел «Продажи»), нажмите «Создать на основании» → «Акт выполненных работ». В УНФ акт дополнительно формирует начисления по зарплате, если в строках указаны исполнители, и влияет на расчет себестоимости услуг.
Если кнопки «Создать на основании» нет или нужного пункта в списке
Проверьте права пользователя: для создания реализаций нужна роль с правом добавления документов продажи. Также пункт «Реализация» может отсутствовать, если в счете нет ни одной строки с номенклатурой вида «Услуги». В этом случае создайте акт вручную через «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать» и укажите счет в поле «Счет на оплату» — связь сохранится.
Частые проблемы и способы их решения
Ситуация «акт не проводится, ошибка по счетам учета» возникает, когда в номенклатуре не заполнены счета доходов или не настроены правила их подстановки. Откройте карточку номенклатуры и проверьте группу, затем в документе перезаполните счета (команда «Изменить» → «Заполнить счета» в табличной части).
Если после проведения акта по контрагенту остался долг при оплаченном счете, проверьте, что в акте указан тот же счет, по которому пришла оплата, и тот же договор. Зачет авансов работает в разрезе договора и счета на оплату — расхождение в любом из этих реквизитов блокирует автозачет. Исправить можно документом «Корректировка долга» или перепроведением акта с правильным счетом.
Для поиска задвоений используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90» и сверку с контрагентом: если выручка по сделке превышает сумму счета, вероятно, реализация введена дважды. Лишний документ пометьте на удаление, а не просто распроведите — иначе он снова попадет в обработки группового перепроведения.
Что важно запомнить
Акт создается из счета кнопкой «Создать на основании» с видом операции «Услуги». Ключевые проверки: дата акта, ссылка на счет, счета учета в строках и зачет аванса. После проведения обязательно выпишите счет-фактуру и сверьте печатную форму со счетом.
FAQ
Можно ли создать акт на основании счета, если счет еще не оплачен?
Да, оплата не является условием. Акт проведется и сформирует дебиторскую задолженность по 62.01, а когда поступит оплата, она закроет этот долг. Зачет аванса актуален только если оплата была раньше акта.
Почему при создании на основании счета создается накладная, а не акт?
Потому что в табличной части счета номенклатура имеет вид «Товары», а не «Услуги». Измените вид номенклатуры в карточке или в строке счета, либо создайте реализацию вручную с видом операции «Услуги» и подставьте счет.
Как исправить ошибку в уже проведенном акте?
Если период открыт — распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт отчетностью, используйте документ «Корректировка реализации» на основании акта — он сформирует исправительный счет-фактуру и корректные проводки текущей датой.
Можно ли распечатать акт вместе со счетом одной печатной формой?
Типовой объединенной формы «счет + акт» в конфигурации нет — печатайте каждый документ отдельно. Если нужна единая форма, её дорабатывают через внешнюю печатную форму или механизм УПД, который объединяет функции счета-фактуры и первичного документа.
Что делать, если в акте не подставился договор?
Проверьте карточку договора: вид договора должен быть «С покупателем», организация должна совпадать с организацией в документе. Если договоров у контрагента несколько, программа подставляет основной — выберите нужный вручную из выпадающего списка в поле «Договор».