Документы и Печать · 11 мин
Как создать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Предприятие
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Предприятие: настройки, заполнение по данным учета, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) он формируется автоматически на основании данных учета: программа сама собирает документы отгрузки, поступления и оплаты по выбранному контрагенту за указанный период.
Ручное формирование акта сверки в таблицах Excel отнимает время и приводит к ошибкам: легко пропустить документ, исказить сумму или перепутать дебет с кредитом. В 1С эти риски минимальны, если учет ведется корректно и все первичные документы проведены. Поэтому главная подготовительная работа — не настройка печатной формы, а проверка полноты данных в базе.
Ниже описан порядок создания акта сверки на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, а также отличия в других конфигурациях, способы проверки расхождений и типичные ошибки, из-за которых контрагент не подписывает документ.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и находится в разделах «Покупки» или «Продажи» → подраздел «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов с контрагентами». Также его можно найти через общий список документов в разделе «Операции», если пункты меню настроены иначе.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации акт сверки расположен в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы» → «Акты сверки расчетов». В ERP Управление предприятием путь аналогичен: «Продажи» → «Сверка взаиморасчетов» либо через журнал документов взаиморасчетов. Названия пунктов могут немного отличаться в зависимости от релиза.
Если документа нет в меню, проверьте функциональность: в некоторых конфигурациях возможность сверки расчетов включается в настройках раздела «Администрирование» → «Настройки учета» или «НСИ и администрирование» → «Продажи»/«Закупки». Также у пользователя должны быть права на создание этого вида документов.
Что проверить перед формированием акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Если часть накладных не проведена или оплата разнесена на другой договор, акт покажет искаженную картину, и контрагент его не подпишет. Поэтому сначала выполните базовую проверку.
Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62 или 76 в зависимости от типа расчетов) с детализацией по контрагенту и договору. Убедитесь, что сальдо на дату сверки выглядит ожидаемо и нет «красных» остатков по субсчетам, которых быть не должно. Дополнительно полезен отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или карточка счета — они покажут состав операций.
Проверьте, что за сверяемый период проведены все реализации, поступления, платежные поручения и возвраты. Частая ситуация: документ создан, но сохранен в черновике без проведения — в акт он не попадет. Также убедитесь, что документы относятся к правильному договору: сверка в 1С ведется в разрезе договоров (или без договора — по контрагенту в целом, если это предусмотрено настройками).
Как проверить готовность учета
Сальдо соответствует ожиданиям, нет необъяснимых красных остатков
Отрицательные суммы по субсчетам или остатки, которых не должно быть
Все накладные и оплаты проведены
Есть документы в статусе черновика
Документы относятся к нужному договору
Оплаты или отгрузки разнесены на разные договоры случайно
Пошаговое создание акта сверки
Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, от имени которой ведется сверка, контрагента и договор. Если сверка идет по всем договорам контрагента, поле договора можно оставить пустым — поведение зависит от конфигурации.
Укажите период сверки — даты начала и окончания. Дата окончания обычно совпадает с датой, на которую фиксируется задолженность. Установите счета учета расчетов: по умолчанию программа подставляет стандартные (60.01, 60.02, 62.01, 62.02, 76), но список можно скорректировать, если используются дополнительные счета.
Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учета». Программа соберет все проведенные документы по выбранному контрагенту за период и сформирует табличную часть: по дебету — отгрузки и возвраты от покупателя, по кредиту — оплаты и поступления. Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки».
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Проверьте список счетов учета расчетов на соответствующей вкладке
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета» и проверьте табличную часть
- 5Проведите документ и выведите печатную форму через кнопку «Печать»
- 6Сверьте итоговое сальдо в акте с ОСВ по счету на ту же дату
Заполнение по данным контрагента и работа с расхождениями
Табличная часть акта в типовых конфигурациях разделена на две части: «По данным организации» и «По данным контрагента». Первая заполняется автоматически из базы. Вторая предназначена для фиксации данных, которые прислал партнер, — ее можно заполнить вручную или скопировать из первой части, если расхождений нет.
Если контрагент прислал свой вариант сверки и суммы не совпадают, внесите его данные во вторую таблицу — программа покажет расхождения построчно. Так наглядно видно, какого документа не хватает у одной из сторон: например, оплата прошла у покупателя в конце периода, а у поставщика еще не отражена, или накладная оформлена другим номером.
Типичные причины расхождений: документ не проведен у одной из сторон, разные даты одного документа (отгрузка в одном месяце, оприходование в другом), оплата зачтена на другой договор, неучтенный возврат или корректировка. Прежде чем править акт вручную, найдите первичный документ, который вызвал разницу, и устраните причину в учете.
Печать, подписание и отправка акта
Печатная форма акта сверки выводится кнопкой «Печать» из документа. В типовой форме указаны реквизиты обеих сторон, период, таблица операций и итоговая задолженность с расшифровкой, в пользу кого она числится. Перед печатью проверьте, что в карточке организации и контрагента заполнены наименования, ИНН и адреса — эти данные подтягиваются в шапку автоматически.
Если стандартная форма не устраивает (например, нужен другой состав колонок или формулировка итога), в большинстве конфигураций доступно изменение макета через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм». Редактирование макета требует аккуратности: сохраните копию исходного варианта, чтобы можно было вернуться.
Акт сверки подписывается обеими сторонами. Его можно отправить контрагенту в электронном виде (PDF) или распечатать в двух экземплярах. Если между организациями настроен обмен электронными документами (ЭДО), проверьте, поддерживает ли используемый оператор передачу актов сверки — в типовых конфигурациях такая возможность есть не для всех форматов документов.
Особенности в разных конфигурациях и нестандартные ситуации
В 1С:Бухгалтерии сверка ведется по бухгалтерским счетам, поэтому в акт попадают только операции, отраженные на указанных счетах. В Управлении торговлей и ERP сверка строится по регистрам взаиморасчетов — там важно, чтобы документы формировали движения по расчетам (например, заказы и накладные с корректным порядком расчетов «по договорам» или «по заказам»).
Если с контрагентом ведутся расчеты в валюте, акт формируется в валюте договора; проверьте, что курсы на даты документов загружены корректно, иначе рублевые эквиваленты в отчетах будут отличаться от ожиданий контрагента. При расчетах в условных единицах расхождения почти неизбежны из-за разницы курсов — такие суммы лучше пояснить в сопроводительном письме.
Для сверки с бюджетом (налоги и взносы) стандартный акт сверки с контрагентом не подходит — используйте отчеты «Анализ расчетов с бюджетом» или справку-расчет, а официальную сверку запрашивайте через личный кабинет налогоплательщика. Самостоятельно сформированный в 1С документ налоговая не подпишет.
Как выбрать действие
Контроль результата после формирования
Финальная проверка занимает несколько минут, но избавляет от претензий. Сравните итоговое сальдо в акте с сальдо по ОСВ на ту же дату по тем же счетам и договору — суммы должны совпадать до копейки. Если акт формировался по нескольким счетам, сверьте свернутое сальдо.
Пролистайте табличную часть: документы должны идти в хронологическом порядке, без дублей и без операций, не относящихся к этому контрагенту. Дубли обычно означают, что один документ проведен дважды под разными номерами — такую ситуацию нужно исправлять в учете, а не в акте.
После подписания акта контрагентом сохраните скан в базе: в типовых конфигурациях к документу можно прикрепить файл через кнопку прикрепления в форме документа. Это упростит поиск подтверждения при следующих сверках и при претензионной работе.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически из проведенных документов: ключ к корректному результату — полный и аккуратный учет по договорам. Всегда сверяйте итог акта с ОСВ, расхождения устраняйте в учете, а не правкой цифр в документе, и подписывайте акт только после полной проверки.
Часто задаваемые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего причина в том, что документы не проведены, привязаны к другому договору или оформлены на другую организацию в базе. Также проверьте период сверки и список счетов учета на вкладке настроек — если документы отражены на счете, которого нет в списке, они не попадут в акт.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем договорам контрагента?
Да, в большинстве конфигураций поле «Договор» можно оставить пустым, и программа соберет расчеты по всем договорам. Однако для подписания контрагентом удобнее отдельные акты по каждому договору — так проще локализовать расхождения.
Как добавить в акт данные, которых нет в учете?
Табличную часть можно дополнить вручную через кнопку «Добавить», указав документ и сумму. Но это временная мера: правильный путь — внести недостающий первичный документ в базу и перезаполнить акт, иначе расхождение останется в учете.
Чем акт сверки отличается от справки о задолженности?
Акт сверки содержит построчную детализацию всех операций за период и подписывается обеими сторонами. Справка о задолженности — односторонний документ с итоговой суммой долга на дату; в 1С ее обычно формируют на базе отчетов по расчетам или произвольной печатной формы.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки» в базе?
Проведение акта не формирует бухгалтерских проводок — документ носит информационный характер. Но проведенный статус удобен: он фиксирует состав данных на момент сверки и защищает документ от случайного изменения после подписания.
Как исправить акт, если контрагент нашел ошибку после подписания?
Скорректируйте учетные данные (проведите или исправьте первичный документ), затем перезаполните акт кнопкой «Заполнить по данным учета» и направьте контрагенту новую версию на подписание. Старый подписанный экземпляр при этом аннулируется по договоренности сторон.