Как создать акт сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В 1С он формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.

Порядок действий почти одинаков в 1С:Бухгалтерии 8.3, Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации: выбирается контрагент, договор (опционально), период сверки и организация, после чего программа заполняет табличную часть оборотами по счетам расчётов. Различия касаются расположения команды в меню и набора настроек печатной формы.

Перед формированием акта важно убедиться, что в базе проведены все первичные документы за сверяемый период и нет нераспределённых оплат. Иначе акт покажет данные, которые не совпадут с учётом контрагента, и сверка превратится в длительный поиск разницы.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчётов с контрагентом». Найти его можно в разделе «Покупки» или «Продажи» → подраздел «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов». Также акт можно создать прямо из карточки контрагента по кнопке «Создать на основании» или из журнала расчётных документов.

В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 документ расположен в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Сверки взаиморасчётов» либо «Акты сверки расчётов» в зависимости от версии. В ERP используется документ «Сверка взаиморасчётов» с расширенными настройками состава данных.

Если нужного пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов: в Бухгалтерии команда может быть скрыта через «Настройки навигации» раздела, а в УТ — отключена функциональной опцией. Права на создание документа также могут быть ограничены профилем пользователя.

Подготовка: что проверить до формирования акта

Главная причина расхождений при сверке — неполные данные в самой базе. Прежде чем создавать акт, убедитесь, что за сверяемый период проведены все реализации, поступления, оплаты и возвраты по данному контрагенту. Помогает отчёт «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту.

Отдельно проверьте незакрытые авансы: если оплата не зачтена на конкретную отгрузку, в акте она отразится отдельной строкой, и сальдо по договору может визуально отличаться от ожиданий контрагента. В Бухгалтерии для этого удобен отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга» или «Оплата и зачёт авансов».

• Проведите все документы за период сверки, включая корректировки и возвраты.
• Выполните «Закрытие месяца» или хотя бы перепроведение по расчётам, если используется зачёт авансов.
• Проверьте, что у контрагента нет дублей карточек — сверка по двум разным элементам справочника даст неполную картину.
• Уточните у контрагента, по какому договору или по всем договорам сразу он хочет свериться.

Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Если расчёты ведутся по договорам, выберите конкретный договор — тогда акт включит только операции по нему. Для сверки по всем договорам поле договора оставьте пустым.

На закладке «Счета учёта расчётов» задайте список счетов, по которым формируется сверка. По умолчанию программа подставляет стандартные счета расчётов (60, 62, 76). Если с контрагентом есть расчёты по займам или претензиям на других счетах, добавьте их вручную — иначе эти суммы в акт не попадут.

Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Табличная часть заполнится документами: реализациями, поступлениями, оплатами с указанием дебета и кредита. Программа автоматически рассчитает итоговое сальдо и покажет его внизу документа, а также сформирует строку расхождений, если вы введёте данные контрагента.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период
3. 3
   Проверьте список счетов учёта расчётов на соответствующей закладке
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Проверьте табличную часть и итоговое сальдо
6. 6
   При наличии данных контрагента введите их для выявления расхождений
7. 7
   Проведите документ и выведите печатную форму через «Печать» → «Акт сверки расчётов»

Особенности в Управлении торговлей 11 и ERP

В УТ 11 документ «Сверка взаиморасчётов» создаётся из раздела «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» или из карточки партнёра. Здесь сверка строится по регистрам взаиморасчётов, а не по бухгалтерским счётам, поэтому результат может отличаться от бухгалтерской ОСВ, если между учётными подсистемами есть разница (например, неотражённые в бухучёте операции).

В ERP документ позволяет детализировать сверку до расчётных документов, задать состав данных (только задолженность, только обороты или и то и другое) и сформировать акт в разрезе нескольких договоров и заказов. После заполнения рекомендуется использовать команду проверки расхождений с данными партнёра.

Сравнение вариантов сверки

По конкретному договору

Подходит для точечной сверки по одной сделке. Ограничение: авансы, не привязанные к договору, в акт не попадут.

По контрагенту в целом

Даёт полную картину расчётов, включая все договоры. Ограничение: при большом числе операций табличная часть получается громоздкой.

С детализацией до документов

Позволяет контрагенту найти конкретную накладную или платёжку. Ограничение: требует аккуратного ведения расчётных документов в базе.

Как проверить результат и найти расхождения

После заполнения акта сравните конечное сальдо с данными отчёта «Анализ субконто» по контрагенту за тот же период. Суммы должны совпасть до копейки. Если акт формировался по договору, а отчёт — по контрагенту, разница закономерна: сравнивайте с отбором по тому же договору.

Если контрагент прислал свои данные и они не совпадают, введите их в акт (в Бухгалтерии — режим ввода данных контрагента в табличной части). Программа подсветит расхождения построчно. Типичные причины разницы: документ проведён в разных периодах у двух сторон, не дошедшая накладная, разница в копейках из-за округления, оплата, зачтённая на другой договор.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте против ОСВ по счетам 60/62/76

Норма

Суммы совпадают до копейки при одинаковом отборе

Тревожный признак

Разница есть — ищите непроведённые документы или дубли контрагента

Состав табличной части

Норма

Присутствуют все отгрузки и оплаты за период

Тревожный признак

Отсутствуют документы — проверьте договор в документе и счёт расчётов

Расхождения с данными контрагента

Норма

Программа показывает «расхождений нет»

Тревожный признак

Есть разница — сверяйте построчно, начиная с крупных сумм

Печать, подписание и хранение

Печатная форма выводится кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчётов». В форму попадают реквизиты организации и контрагента, таблица оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой «в пользу кого». Проверьте, что в карточке организации заполнены актуальные наименование, ИНН и адрес — они подтягиваются в шапку автоматически.

Акт подписывается обеими сторонами: печатается в двух экземплярах либо обменивается по ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот. Подписанный акт храните вместе с первичными документами — он подтверждает задолженность и может понадобиться при спорах и для прерывания срока исковой давности.

FAQ

Почему акт сверки заполнился пустым?

Чаще всего причина в том, что документы по контрагенту проведены по другому договору, другой организации или с использованием дубля карточки контрагента. Также проверьте, что в акте указан правильный период и что в списке счетов учёта расчётов присутствуют счета, по которым прошли движения.

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?

Да, документ можно создать за любой период, программа подтянет данные учёта. Учтите, что если после закрытия периода в нём перепроводились документы, акт покажет актуальные на момент заполнения данные, которые могут отличаться от ранее выгруженных.

Чем акт сверки отличается от справки о задолженности?

Акт сверки — двусторонний документ: он показывает обороты обеих сторон и подписывается обоими контрагентами. Справка о задолженности — односторонний документ вашей организации, который лишь фиксирует сальдо по данным вашего учёта и не требует подтверждения контрагентом.

Как вывести в акте расхождения с данными контрагента?

В 1С:Бухгалтерии после заполнения табличной части по данным учёта переключите режим ввода и внесите данные контрагента построчно. Программа автоматически сопоставит строки и в печатной форме выведет таблицу расхождений с итоговой разницей.

Можно ли отправить акт сверки по ЭДО?

Да, если с контрагентом настроен обмен электронными документами, акт можно отправить напрямую из документа через сервис ЭДО. Формат акта сверки поддерживается основными операторами; контрагент подпишет его электронной подписью со своей стороны.

Что делать, если контрагент не подписывает акт без объяснения причин?

Запросите у него его данные по расчётам и проведите построчную сверку — обычно отказ связан с расхождениями. Если данные совпадают, направьте акт повторно письменно с фиксацией отправки: это пригодится при возможном споре о задолженности.