Документы и Печать · 9 мин
Как создать акт списания в 1С: подробная инструкция
Пошаговая инструкция по созданию акта списания в 1С: Бухгалтерия и Управление торговлей. Заполнение документа, счета учёта, типичные ошибки и проверка результата.
Акт списания — первичный документ, которым организация оформляет выбытие материалов, товаров или других ценностей с учёта: по причине порчи, истечения срока годности, естественной убыли, использования в производстве или невозможности дальнейшей реализации. В 1С для этого предусмотрены специальные документы, которые автоматически формируют проводки и убирают позиции со склада.
Конкретный путь зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8.3» чаще используется документ «Списание товаров» или «Требование-накладная», в «1С:Управление торговлей» и «ERP» — «Списание товаров» со статусом ордерного склада, в «1С:Рознице» — аналогичный документ раздела складских операций. Логика везде похожая: выбирается склад, указываются позиции и количество, задаётся причина или статья расходов, документ проводится.
Перед списанием важно убедиться, что у пользователя есть права на создание складских документов, а на складе достаточно остатков по каждой позиции. Попытка списать больше, чем числится в учёте, приведёт либо к ошибке проведения, либо к отрицательным остаткам — в зависимости от настроек контроля.
Что понадобится перед созданием документа
Проверьте три вещи до начала работы. Во-первых, права доступа: если кнопка «Создать» в журнале документов неактивна, значит, роль пользователя не позволяет оформлять списания — обратитесь к администратору за выдачей прав. Во-вторых, корректность остатков: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и сравните учётные остатки с фактическими, особенно если списание оформляется по итогам инвентаризации.
В-третьих, подготовьте основание списания. Это может быть акт инвентаризационной комиссии, заключение о порче товара, приказ руководителя. Реквизиты основания указываются в документе и попадают в печатную форму акта — без них документ может не пройти внутренний контроль или аудит.
Создание акта списания в 1С:Бухгалтерия 8.3
В «1С:Бухгалтерии» для списания товаров откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и нажмите «Создать». Заполните шапку: организацию, склад и дату документа. Если списание оформляется по итогам инвентаризации, выберите соответствующий документ «Инвентаризация товаров» в поле основания — тогда табличная часть заполнится автоматически недостающими позициями.
В табличной части добавьте номенклатуру, укажите количество и счёт учёта. На вкладке «Счёт списания» задайте счёт, куда будут отнесены потери: например, 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» для недостач или 91.02 для прочих расходов, а также субконто — статью расходов. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
Для списания материалов в производство или на нужды организации вместо «Списания товаров» используется документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Принцип тот же, но счёт затрат выбирается из производственных: 20, 25, 26, 44 и т.д.
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте позиции номенклатуры и количество (или заполните по инвентаризации)
- 4Задайте счёт списания и статью расходов
- 5Проведите документ и распечатайте акт кнопкой «Печать»
Создание акта списания в Управлении торговлей и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания товаров». При создании укажите организацию, склад и причину списания. Если склад ордерный, документ создаётся в статусе «Подготовлено», а фактическое списание подтверждается расходным ордером — без него товар не уйдёт с остатков.
Табличную часть удобно заполнять через кнопку «Заполнить» → «По результатам инвентаризации» или через подбор. Для каждой позиции можно указать серию и характеристику, если по номенклатуре ведётся такой учёт. После проведения распечатайте акт списания через кнопку «Печать» — доступны типовые формы, включая ТОРГ-16.
В ERP логика аналогична, но добавляется финансовый контур: в документе указывается статья расходов и аналитика, которые определяют, на какое направление деятельности будут отнесены потери. Проверьте эти поля до проведения — исправить их после формирования регламентированной отчётности сложнее.
Заполнение причины и счетов списания
Корректное отнесение потерь на расходы — самая ответственная часть документа. Недостачи по итогам инвентаризации обычно проходят через счёт 94 с последующим отнесением на виновных лиц (73) или на финансовый результат (91.02). Порча товара по вине работника оформляется отдельно от естественной убыли — у них разные статьи и разные налоговые последствия.
Статья расходов в документе должна существовать в справочнике и иметь правильный вид расходов. Если подходящей статьи нет, создайте её заранее или попросите бухгалтера — выбор «первой попавшейся» статьи искажает управленческую и налоговую отчётность.
Как выбрать документ и счёт
Печать акта списания
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. В «1С:Бухгалтерии» доступна форма акта о списании товаров, в УТ и ERP — в том числе унифицированная форма ТОРГ-16, применяемая для списания товаров по порче, бою и лому. Если типовая форма не подходит под внутренние требования организации, её можно доработать через механизм внешних печатных форм.
Проверьте печатную форму до подписания: должны быть заполнены дата, склад, основание (реквизиты приказа или акта комиссии), перечень позиций с количеством и суммами, а также поля для подписей членов комиссии. Незаполненное основание — самая частая причина замечаний при проверках.
Как проверить результат
Сформированы проводки по кредиту счёта учёта товара и дебету счёта списания
Проводок нет или счета не соответствуют ожиданиям
Остаток по позиции уменьшился на списанное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Заполнены дата, склад, основание, позиции, суммы и поля подписей
Пустые поля основания или отсутствуют суммы
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее распространённая проблема — попытка списать больше, чем есть на складе. Если контроль остатков включён, документ просто не проведётся; если выключен — образуется отрицательный остаток, который потом придётся разбирать вручную. Вторая частая ошибка — неверный счёт списания: потери попадают не на ту статью, и бухгалтеру приходится делать корректирующие операции.
Третья типичная ситуация — списание «задним числом» без учёта последующих документов. Если после даты списания уже были реализации или перемещения по этому складу, изменение остатков может «развалить» себестоимость поздних документов. В таких случаях безопаснее оформить списание текущей датой с указанием фактической даты в комментарии и основании.
Частые вопросы
Чем отличается «Списание товаров» от «Требование-накладная»?
«Списание товаров» оформляет выбытие по причине недостачи, порчи или утери — потери уходят на счёт 94 или прочие расходы. «Требование-накладная» — это передача материалов в затраты: в производство, на общехозяйственные нужды, на упаковку. Там потерь нет, стоимость просто переносится на счёт затрат.
Документ не проводится с ошибкой о недостатке остатков. Что делать?
Откройте отчёт по остаткам склада и найдите расхождение: возможно, приход не оприходован, реализация проведена дважды или товар числится на другом складе. Устраните причину, а не отключайте контроль остатков — это маскирует проблему и портит учёт.
Можно ли списать товар сразу по итогам инвентаризации?
Да. Сначала создайте документ «Инвентаризация товаров» и зафиксируйте фактические остатки, затем на его основании введите «Списание товаров» — табличная часть заполнится автоматически позициями с недостачей. Это исключает ручные ошибки в количестве.
Какая печатная форма подходит для списания испорченного товара?
Обычно применяется форма ТОРГ-16 «Акт о списании товара» — она доступна в типовых конфигурациях через кнопку «Печать». Организация вправе использовать и собственную форму акта, утверждённую в учётной политике, при наличии обязательных реквизитов первичного документа.
Как исправить ошибочно проведённое списание?
Если период не закрыт, отмените проведение документа или удалите его и создайте заново с правильными данными. Если период закрыт или по документу уже построена отчётность, оформите корректировку или сторнирующую операцию текущей датой — прямое редактирование закрытого периода опасно.
Что важно запомнить
Акт списания создаётся документом «Списание товаров» (для материалов в производство — «Требование-накладная»): укажите склад, позиции, причину и счёт списания, проведите и распечатайте акт. Перед проведением проверьте остатки, после — проводки и печатную форму. На ордерном складе не забудьте расходный ордер.