Документы и Печать · 11 мин
Как создать акт приема-передачи в 1С
Пошаговая инструкция: как оформить акт приема-передачи товаров, услуг и основных средств в 1С:Бухгалтерии 8.3, какие документы использовать и как проверить результат.
Акт приема-передачи в 1С не является отдельным самостоятельным документом — он формируется на основании учетных документов: реализации товаров и услуг, поступления, оказания услуг или передачи основных средств. Программа автоматически заполняет печатную форму акта данными из документа, поэтому основная задача пользователя — правильно оформить первичный документ и выбрать подходящую форму акта.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 чаще всего используются три сценария: акт оказания услуг (произвольная форма), акт приема-передачи товаров (например, ТОРГ-12 или товарная накладная с функцией акта) и акт приема-передачи основных средств (ОС-1, ОС-1а, ОС-1б). Для каждого сценария есть свой документ и свой набор печатных форм.
Ниже разобраны конкретные действия для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0). В других конфигурациях — Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация — логика аналогична, отличаются только названия разделов меню.
Какой документ использовать для вашего случая
Прежде чем создавать акт, определите, что именно передается. От этого зависит вид документа и печатная форма. Ошибка на этом этапе — самая частая причина того, что бухгалтер «не находит» акт в программе.
Если передаются услуги или работы — нужен документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Если отгружаются товары — тот же документ, но с операцией «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия», а актом фактически служит ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД). Если передается основное средство — используется документ «Передача ОС» с печатной формой ОС-1.
Как выбрать документ
Создание акта на оказание услуг
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите «Услуги (акт)». Откроется форма нового документа.
Заполните обязательные поля: дату, контрагента (покупателя), договор и организацию, если их несколько. В табличной части добавьте строки с номенклатурой услуг, укажите количество, цену и ставку НДС. Номенклатуру услуги заранее создайте в справочнике «Номенклатура» с видом «Услуга» — иначе программа не даст корректно провести документ.
Проверьте счета учета: по ссылке «Счета учета» в табличной части должны быть указаны счет доходов, счет расходов и счет учета НДС. После заполнения нажмите «Провести». Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите пункт «Акт оказания услуг» — откроется готовая печатная форма, которую можно отправить на принтер или сохранить в PDF.
Приведем точную последовательность без сокращений: раздел «Продажи» → журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → «Услуги (акт)» → заполнение полей → «Провести» → «Печать» → «Акт оказания услуг». Если нужна своя форма акта с дополнительными реквизитами, выберите «Акт об оказании услуг (с доп. полями)» или настройте макет через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
Акт приема-передачи товаров: ТОРГ-12 и УПД
Для товаров роль передаточного документа выполняет товарная накладная ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ. Создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)», заполните контрагента, склад и табличную часть с товарами.
После проведения документа в меню «Печать» доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15)» и другие. ТОРГ-12 содержит все реквизиты акта приема-передачи: подписи сторон, графы о принятии товара, печать. УПД объединяет накладную и счет-фактуру и со статусом «1» полностью заменяет акт.
Обратите внимание на поле «Склад» — от него зависит, какие товары доступны для отгрузки и какие проводки сформируются. Если склад указан неверно, программа может списать товар не с того места хранения, что приведет к отрицательным остаткам при инвентаризации.
Акт приема-передачи основных средств (ОС-1)
При продаже или безвозмездной передаче основного средства откройте раздел «ОС и НМА» → «Выбытие основных средств» → «Передача ОС». Создайте документ, укажите контрагента, договор и в табличной части выберите объект основных средств из справочника.
Программа автоматически подтянет первоначальную стоимость, накопленную амортизацию и остаточную стоимость объекта. Документ при проведении сформирует проводки по выбытию ОС: списание амортизации, списание остаточной стоимости и отражение выручки.
Через кнопку «Печать» доступны формы ОС-1 (для одного объекта), ОС-1а (для зданий и сооружений) и ОС-1б (для группы однородных объектов). Форма заполняется данными инвентарной карточки, поэтому перед печатью убедитесь, что в карточке ОС корректно заполнены инвентарный номер, дата принятия к учету, срок полезного использования и изготовитель.
Настройка и изменение печатной формы акта
Типовая форма акта не всегда устраивает организацию: нужны дополнительные графы, формулировки о претензиях, поля для подписей ответственных лиц. В типовой 1С:Бухгалтерии есть два пути без программирования.
Первый — включить механизм дополнительных реквизитов: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения». Добавленные реквизиты документа можно вывести на печать через изменение макета. Второй путь — открыть макет печатной формы: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм», найти нужный макет и отредактировать его как табличный документ. Перед изменением сохраните копию макета — при обновлении конфигурации измененные макеты могут быть перезаписаны, если конфигурация на полной поддержке.
Если требуется полностью своя форма — например, акт выполненных работ по форме заказчика — подключается внешняя печатная форма через «Дополнительные отчеты и обработки». Для этого нужны права администратора и файл обработки в формате .epf, разработанный под вашу конфигурацию.
Проверка результата и проводки
После проведения документа проверьте два момента: проводки и печатную форму. Проводки открываются кнопкой «Дт/Кт» в форме документа. Для реализации услуг должны быть записи вида Дт 62.01 — Кт 90.01.1 (выручка) и Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС), если организация — плательщик НДС. Для передачи ОС — проводки по счетам 01.09, 02.01 и 91.02 (или 91.01 при продаже).
В печатной форме акта проверьте: номер и дату документа, полные наименования и реквизиты обеих сторон, наименование и стоимость предмета передачи, наличие полей для подписей. Реквизиты организации подтягиваются из справочника «Организации», реквизиты покупателя — из карточки контрагента. Если в акте пустые ИНН или адрес — заполните их в соответствующем справочнике и перепечатайте форму.
Как проверить результат
Есть записи по счетам 62, 90, 68 (для услуг) или 01, 02, 91 (для ОС)
Проводок нет или счета пустые — не заполнены счета учета в документе
Заполнены реквизиты обеих сторон, суммы, есть поля подписей
Пустые ИНН, адрес или нулевые суммы — проверьте справочники и карточку ОС
Номер присвоен после проведения и совпадает в форме и журнале
Номер с буквой «а» или дубли — нарушена нумерация, проверьте «Исправить нумерацию»
Запись появилась после формирования счета-фактуры
Записи нет — не создан или не проведен счет-фактура
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать акт приема-передачи без проведения документа?
Печатную форму можно открыть и из непроведенного документа, но делать это не рекомендуется: номер документа окончательно присваивается при записи, а проводки формируются только при проведении. Подписанный сторонами акт, которому не соответствуют движения в учете, создаст расхождения при сверке и при проверке.
Чем УПД отличается от обычного акта?
Универсальный передаточный документ со статусом «1» объединяет счет-фактуру и передаточный документ (накладную или акт). Он заменяет оба документа сразу и уменьшает документооборот. В 1С УПД печатается из того же документа «Реализация» через кнопку «Печать».
Как сделать акт в свободной форме со своим текстом?
Используйте документ «Реализация» с операцией «Услуги (акт)» и измените макет печатной формы через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм». Либо подключите внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчеты и обработки». Свободная форма должна содержать обязательные реквизиты первичного документа по ч. 2 ст. 9 закона о бухучете.
Почему в акте не выводится подписант или руководитель?
Данные подписантов берутся из справочника «Организации» — раздел «Подписи» (или «Ответственные лица»). Откройте карточку организации, проверьте, что на дату документа указаны действующие руководитель и главный бухгалтер, затем перепечатайте акт. Если полномочия переданы по доверенности, добавьте ответственное лицо с указанием основания.
Как оформить акт приема-передачи между своими подразделениями?
Внутри одной организации акт с контрагентом не нужен — используется документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад») или «Перемещение ОС» (раздел «ОС и НМА»). Для них доступны печатные формы ТОРГ-13 и ОС-2 (внутренняя накладная на перемещение), которые выполняют функцию акта приема-передачи между материально ответственными лицами.
Можно ли отправить акт контрагенту прямо из 1С?
Да, если подключен обмен электронными документами (ЭДО): в форме документа доступна кнопка «ЭДО» для отправки УПД или акта оператору. Также любую печатную форму можно сохранить в PDF через «Файл» → «Сохранить» и отправить обычной почтой. Для юридической значимости электронного документа требуется действующий сертификат подписи и настроенное соглашение ЭДО с контрагентом.
Что важно запомнить
Акт приема-передачи в 1С — это печатная форма учетного документа: «Реализация» для услуг и товаров, «Передача ОС» для основных средств. Заполните документ, проверьте счета учета, проведите и напечатайте нужную форму. Перед подписанием сверьте проводки, реквизиты сторон и подписантов — большинство ошибок связано с незаполненными справочниками, а не с самой формой акта.