Как составить заявку в 1С: пошаговое руководство

Заявка в 1С — это внутренний документ, с которого начинается большинство хозяйственных операций: оплата поставщику, закупка товара, отгрузка клиенту, выдача денег подотчётному лицу. Документ фиксирует потребность до того, как совершена сама операция, и позволяет согласовать расход или отгрузку заранее. От корректности заявки зависят резервирование товара, планирование платежей и контроль лимитов.

Конкретный набор видов заявок зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» есть заявки на расходование денежных средств, заявки на возврат, заказы поставщикам и покупателей, заявки на обеспечение. В «1С:Комплексная автоматизация» и отраслевых решениях добавляются заявки на ремонт, производство, кадровые заявки. Принцип работы во всех случаях одинаков: выбрать вид документа, заполнить шапку и табличную часть, проверить и провести.

Ниже разобран универсальный порядок создания заявки на примере наиболее частых сценариев: заявка на оплату поставщику и заявка (заказ) на закупку товара. Последовательность действий подходит для большинства типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Какие виды заявок есть в 1С и какой выбрать

Прежде чем создавать документ, определите его назначение. Ошибка в выборе вида заявки — самая частая причина того, что документ «не виден» в отчётах или не даёт создать на его основании оплату либо отгрузку.

Основные виды заявок в типовых конфигурациях:

• Заявка на расходование денежных средств — запрос на оплату поставщику, возврат клиенту, выдачу подотчётному лицу, перечисление налогов. Раздел «Казначейство».
• Заказ поставщику / заявка на закупку — потребность в товарах и материалах. Раздел «Закупки».
• Заказ покупателя — заявка клиента на отгрузку, резервирует товар на складе. Раздел «Продажи».
• Заявка на внутреннее потребление — передача материалов в подразделение без продажи.
• Кадровые заявки — отпуск, командировка, приём на работу (в решениях для управления персоналом).

Маршрут решения

Как выбрать вид заявки

Нужно оплатить поставщику или вернуть деньги клиентуСоздавайте «Заявку на расходование денежных средств» в разделе Казначейство

Нужно закупить товар или материалыСоздавайте «Заказ поставщику» в разделе Закупки

Клиент просит зарезервировать товар до отгрузкиСоздавайте «Заказ покупателя» в разделе Продажи

Материалы нужны собственному подразделениюИспользуйте «Заявку на внутреннее потребление» или «Внутренний заказ»

Где найти документ и как создать новый

Откройте раздел, соответствующий виду заявки. Например, для заявки на оплату: «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». Для закупки: «Закупки» → «Заказы поставщикам». Если раздела не видно в интерфейсе, воспользуйтесь поиском по команде «Все функции» или строке поиска в верхней части окна — возможно, команда просто скрыта настройками панелей.

В открывшемся списке документов нажмите кнопку «Создать». Если у документа несколько видов операций (например, «Оплата поставщику», «Возврат покупателю», «Выдача подотчётному лицу»), система предложит выбрать операцию сразу или в поле «Операция» уже внутри формы. От выбранной операции зависит состав полей: для выдачи подотчётному лицу появится поле «Подотчётное лицо», а поле контрагента может скрыться.

Если заявка создаётся на основании другого документа — счёта на оплату, заказа, договора — откройте документ-основание и нажмите «Создать на основании». Так реквизиты подставятся автоматически, а в базе сохранится связь между документами, что упростит проверку исполнения.

1. 1
   Откройте нужный раздел и журнал документов
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид операции
3. 3
   Заполните организацию, подразделение и дату
4. 4
   Укажите контрагента, договор и валюту
5. 5
   Заполните табличную часть: сумму или список товаров
6. 6
   Проверьте данные и нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»

Заполнение шапки документа

Шапка — это верхняя часть формы с общими реквизитами. Обязательные поля подсвечиваются красным пунктиром, и документ не проведётся, пока они пустые. Стандартный набор: организация, дата, подразделение-инициатор, контрагента, договор, валюта. В заявке на расходование средств дополнительно указывается форма оплаты (безналичная или наличная) и банковский счёт или касса, откуда планируется платёж.

Поле «Договор» заполняйте внимательно: от договора подтягиваются условия оплаты, валюта расчётов и порядок ведения взаиморасчётов. Если нужного договора нет в списке, создайте его прямо из поля выбора, но проверьте вид договора — «С поставщиком» или «С покупателем». Неверный вид договора приведёт к ошибкам в отчётах по взаиморасчётам.

Поле «Подразделение» влияет на то, кто увидит заявку при согласовании, и на аналитику расходов. В конфигурациях с маршрутами согласования заявка автоматически направляется руководителю указанного подразделения, поэтому ошибка здесь задержит оплату.

Заполнение табличной части и сумм

В заявке на расходование денежных средств табличная часть называется «Расшифровка платежа». Здесь указывается сумма, ставка НДС, статья движения денежных средств (ДДС) и при необходимости заказ или счёт, по которому платим. Статья ДДС обязательна для отчёта о движении денежных средств — без неё платёж попадёт в нераспознанные потоки.

В заказе поставщику или покупателю табличная часть содержит номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Номенклатуру можно подбирать через кнопку «Подбор» с отбором по группам — это быстрее, чем ввод по наименованию. После заполнения проверьте итоговую сумму внизу формы: она должна совпадать со счётом или договорённостью с контрагентом.

Если заявка составляется частично — например, оплачивается только аванс по счёту, — сумму в расшифровке укажите фактическую, а не полную по документу-основанию. Программа сама проконтролирует остаток по счёту при следующих заявках, если платежи создаются на основании счёта.

Согласование и статусы заявки

Во многих конфигурациях заявка проходит статусную модель: «Не согласована» → «Согласована» → «К оплате» (для заказов — «К обеспечению», «К отгрузке»). Пока заявка не согласована, создать на её основании оплату или отгрузку нельзя — программа выдаст предупреждение.

Согласование выполняет уполномоченный пользователь: он открывает заявку, проверяет сумму и реквизиты и переводит статус в «Согласована». В некоторых внедрениях настроены автоматические уведомления согласующему и ограничения по сумме: заявки свыше лимита уходят на дополнительный уровень утверждения. Если у вас нет кнопки смены статуса, значит, у вашей роли нет прав на согласование — обратитесь к администратору 1С или руководителю.

Проверить текущее состояние заявки можно прямо в списке документов — колонка «Статус» или «Состояние» показывает этап. Там же видно, оплачена заявка или исполнена частично.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус заявки в списке документов

Норма

«Согласована» или «К оплате», заявка проведена (нет серой пометки)

Тревожный признак

«Не согласована» или документ сохранён без проведения

Связь с оплатой

Норма

В форме заявки по ссылке «Связанные документы» видно списание ДС

Тревожный признак

Оплата создана без ссылки на заявку — контроль исполнения не работает

Итоговая сумма

Норма

Совпадает со счётом или согласованной суммой

Тревожный признак

Расхождения с документом-основанием

Типичные ошибки при составлении заявки

Чаще всего проблемы возникают не на этапе ввода, а на этапе исполнения, когда выясняется, что заявка оформлена не так. Знание типовых ошибок экономит время на переделках.

Отдельная группа ошибок — работа с датами. Заявка, созданная «задним числом» после того, как платёж уже прошёл, ломает последовательность планирования. Если нужно отразить факт, дату заявки ставьте до даты платежа, а при опоздании просто создайте платёжный документ напрямую, если это допускает регламент вашей компании.

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Провести» неактивна или документ не проводится?

Чаще всего не заполнены обязательные поля — они подсвечены красным пунктиром. Также проверьте дату документа: если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета изменения данных), провести документ сможет только пользователь с соответствующими правами.

Можно ли изменить заявку после согласования?

Технически да, если у вас есть права, но правильнее сначала вернуть статус «Не согласована», внести изменения и отправить на повторное согласование. Изменение согласованной заявки без уведомления согласующего нарушает контроль и может привести к оплате не той суммы.

Чем заявка отличается от платёжного поручения?

Заявка — внутренний документ планирования и согласования, она не уходит в банк. Платёжное поручение — распоряжение банку на перечисление средств, которое создаётся на основании заявки после её согласования и выгружается в систему «клиент-банк».

Как найти все заявки по конкретному контрагенту?

Откройте журнал заявок и установите отбор по полю «Контрагент» через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Альтернатива — отчёты по взаиморасчётам или карточка контрагента, где на вкладке документов видны все связанные заявки и оплаты.

Что делать, если нужного вида заявки нет в программе?

Возможно, функциональность отключена: проверьте настройки в разделе «НСИ и администрирование» — например, опцию «Заявки на расходование денежных средств». Если вид документа отсутствует в конфигурации в принципе, потребуется доработка программистом 1С или использование ближайшего по смыслу документа.

Можно ли удалить ошибочную заявку?

Да, если по ней нет связанных документов: пометьте её на удаление через кнопку «Ещё» → «Пометить на удаление». Если созданы оплаты или отгрузки, сначала разорвите связи или пометьте на удаление подчинённые документы. Окончательное удаление выполняется через «Удаление помеченных объектов» и обычно доступно администратору.