Документы и Печать · 11 мин
Как составить транспортную накладную в 1С
Как оформить транспортную накладную в 1С: где найти документ, как заполнить реквизиты грузоотправителя, перевозчика и ТС, печать формы и типичные ошибки.
Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза и нужна, когда товар везёт сторонний перевозчик или собственный транспорт компании. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия с подключёнными модулями доставки) документ создаётся на основании реализации товаров и услуг либо отдельно — через раздел доставки и перевозок.
Главная сложность для пользователя — не сама форма, а корректное заполнение реквизитов: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, пункты погрузки и выгрузки, характеристики груза. Ошибка в этих полях может привести к отказу грузополучателя принимать накладную или к проблемам при претензионной работе с перевозчиком.
Ниже разобран порядок создания транспортной накладной на примере типовых конфигураций, отличия от товарно-транспортной накладной (ТТН), проверка заполнения и частые ошибки. Интерфейс в разных версиях немного отличается, но логика документа одинаковая.
Чем транспортная накладная отличается от ТТН и когда она нужна
Транспортная накладная оформляется по форме из Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства № 2116). Она подтверждает именно договор перевозки и нужна, когда в перевозке участвует перевозчик — сторонняя транспортная компания или экспедитор. Документ состоит из трёх экземпляров: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) — более широкий документ: она одновременно подтверждает и перевозку, и передачу товара, и используется для списания/оприходования ТМЦ у сторон сделки. Если перевозку выполняет собственный транспорт продавца и сторонний договор перевозки отсутствует, чаще оформляют ТТН либо обходятся УПД с маршрутным листом.
Какой документ выбрать
Подходит, когда груз везёт сторонний перевозчик по договору перевозки. Не заменяет товаросопроводительные документы — накладную на отпуск товара оформляют отдельно.
Подходит, когда нужен единый документ и для перевозки, и для передачи товара. Часто используется при доставке собственным транспортом.
Допустимо при перевозке собственным транспортом без привлечения перевозчика, если грузополучатель согласен с таким комплектом.
Где в 1С находится документ «Транспортная накладная»
В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации транспортная накладная доступна, если включена функциональность доставки и перевозок. Проверьте настройку: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» (в некоторых версиях — «Продажи») → включите опции, связанные с доставкой и перевозкой грузов. Без включённой опции документ в интерфейсе не появится.
После включения накладную можно создать двумя способами: из журнала документов доставки (раздел «Склад и доставка» → «Транспортные накладные») кнопкой «Создать» или на основании реализации — откройте документ «Реализация товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная».
Второй способ предпочтительнее: программа автоматически подтянет организацию, контрагента-получателя, адрес доставки и состав товаров, что снижает риск расхождений между отгрузкой и накладной.
Пошаговое заполнение транспортной накладной
Откройте новый документ и заполните поля последовательно. Основные блоки формы: стороны перевозки, пункты погрузки и выгрузки, сведения о грузе, транспортное средство и водитель.
В поле «Грузоотправитель» укажите свою организацию (подставляется автоматически при создании на основании реализации). «Грузополучатель» — контрагент, которому отгружается товар; адрес выгрузки программа берёт из адреса доставки в реализации, но его стоит сверить с фактическим адресом разгрузки.
Блок «Перевозчик» заполните данными транспортной компании: наименование, ИНН, реквизиты договора перевозки или заявки. Если перевозчик — индивидуальный предприниматель с собственным транспортом, укажите его данные и номер водительского удостоверения водителя в соответствующих полях.
- 1Включите функциональность доставки в настройках, если документ недоступен
- 2Откройте реализацию товаров и услуг и нажмите «Создать на основании» → «Транспортная накладная»
- 3Проверьте грузоотправителя, грузополучателя и адреса погрузки/выгрузки
- 4Заполните перевозчика, транспортное средство и водителя
- 5Укажите наименование груза, количество мест, массу и объявленную стоимость
- 6Проведите документ и распечатайте нужное количество экземпляров
- 7Сверьте печатную форму с исходной реализацией перед передачей водителю
Заполнение сведений о грузе, транспорте и стоимости
В табличной части укажите наименование груза так, чтобы его можно было идентифицировать без доступа к базе 1С: не только номенклатурное название, но и упаковку — например, «Запчасти в коробах, 12 мест». Поля «Количество мест», «Масса брутто» и при необходимости объём заполняйте по фактическим данным отгрузки, а не по умолчанию из карточки товара.
Объявленная стоимость груза влияет на ответственность перевозчика: при утере или повреждении груза перевозчик возмещает ущерб в пределах объявленной стоимости, если она заявлена. Указывайте реальную стоимость товара по накладной — занижение сократит возможную компенсацию, завышение без подтверждения вызовет споры.
Реквизиты транспортного средства: марка, государственный номер, тип (тягач, фургон и т.д.). Данные водителя — ФИО, телефон, номер водительского удостоверения. Эти сведения нужны для идентификации перевозки и претензионной работы.
Печать и проверка готового документа
После проведения нажмите кнопку «Печать» и выберите форму транспортной накладной. Типовая печатная форма соответствует приложению к Правилам перевозок грузов. Распечатывайте три экземпляра: один остаётся у грузоотправителя, два уезжают с водителем — из них один после разгрузки остаётся у грузополучателя, второй с отметками о приёмке возвращается перевозчику.
Перед передачей документов водителю проверьте ключевые точки: совпадают ли адреса с маршрутом, указан ли действующий перевозчик, совпадает ли состав груза с реализацией, проставлены ли дата и подписи. Исправить накладную после отгрузки сложнее, чем до неё, особенно если груз уже принят получателем.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими точками отгрузки и доставки
Указан юридический адрес вместо адреса склада разгрузки
Количество мест и масса совпадают с реализацией и фактической отгрузкой
В накладной данные из карточки номенклатуры, отличающиеся от отгруженного
Указаны реальные перевозчик, госномер и водитель, выполняющие рейс
Стоит шаблонный перевозчик или данные прошлого рейса
Три экземпляра, подписи грузоотправителя проставлены до отгрузки
Один экземпляр, подписи планируется поставить «потом»
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — смешение транспортной накладной с товарной накладной (ТОРГ-12) или УПД. Транспортная накладная не подтверждает переход права собственности и не заменяет отгрузочные документы: комплект для грузополучателя должен включать и то, и другое.
Вторая группа ошибок — устаревшие данные контрагентов. Если у перевозчика сменились реквизиты или грузополучатель переехал, обновите карточки контрагентов в справочнике до создания накладной, иначе в документ уйдут старые адреса и ИНН.
Ограничение типовых конфигураций: если в вашей версии 1С нет модуля доставки (например, базовые редакции), штатного документа «Транспортная накладная» может не быть. Варианты решения — внешняя печатная форма, доработка конфигурации или заполнение формы вне 1С с последующим прикреплением скана к реализации.
Если перевозки регулярные, заведите в справочнике контрагентов отдельные карточки для всех постоянных перевозчиков и сохраните типовые адреса доставки в карточках покупателей. Тогда создание накладной на основании реализации займёт меньше минуты, а ручной ввод сведётся к данным водителя и транспорта.
Частые вопросы
Обязательна ли транспортная накладная, если груз везёт собственный водитель компании?
Если договора перевозки со сторонним перевозчиком нет, транспортная накладная по общему правилу не требуется — достаточно товаросопроводительных документов и путевого (маршрутного) листа. Однако некоторые грузополучатели просят оформить её для внутреннего учёта, тогда документ заполняют по тем же правилам, указывая в качестве перевозчика свою организацию.
Чем транспортная накладная отличается от заказ-наряда?
Заказ-наряд — это внутренний документ перевозчика или экспедитора, фиксирующий задание на перевозку. Транспортная накладная — двусторонний документ между грузоотправителем и перевозчиком, подтверждающий сам договор перевозки. В 1С оформляется именно накладная; заказ-наряд при необходимости формируется на стороне транспортной компании.
Можно ли исправить транспортную накладную после того, как груз уехал?
Технически документ в 1С можно отменить и перепровести, но юридически корректный путь — согласовать исправление с перевозчиком и грузополучателем, поскольку у них на руках свои экземпляры. Обычно оформляют новую накладную с пометкой об аннулировании прежней либо вносят исправления во все экземпляры с подписями сторон.
Что делать, если в моей конфигурации 1С нет документа «Транспортная накладная»?
Сначала проверьте, включена ли функциональность доставки в настройках программы. Если документа нет в принципе (характерно для базовых версий), варианты такие: подключить внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчеты и обработки», заказать доработку у специалиста по 1С или заполнять форму вне программы и прикреплять скан к документу реализации.
Нужно ли указывать стоимость перевозки в транспортной накладной?
Поля для стоимости перевозки в форме предусмотрены, и заполнять их рекомендуется — это фиксирует договорённость о цене услуги перевозчика. Однако оплата подтверждается отдельными документами перевозчика: актом и счётом-фактурой (или УПД) на транспортные услуги.
Сколько экземпляров накладной печатать и кому они достаются?
Минимум три: грузоотправителю, перевозчику и грузополучателю. Экземпляр перевозчика возвращается к нему с отметками грузополучателя о приёмке — именно он служит основанием для оплаты услуг перевозки. При участии экспедитора или нескольких получателей количество экземпляров увеличивают.
Что важно запомнить
Транспортную накладную в 1С удобнее всего создавать на основании реализации — так реквизиты подставятся автоматически. Критично сверить адреса, состав груза и данные перевозчика с фактической отгрузкой до проведения документа. Накладная подтверждает только перевозку и не заменяет товаросопроводительные документы.