Документы и Печать · 11 мин
Как составить накладную в 1С
Как оформить расходную накладную в 1С: создание документа «Реализация товаров и услуг», заполнение реквизитов, печать ТОРГ-12 и УПД, исправление ошибок.
Накладная в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление торговлей». Один документ одновременно списывает товар со склада, формирует проводки по выручке и НДС и служит основанием для печатной формы ТОРГ-12 или универсального передаточного документа (УПД). Поэтому задача сводится не к «рисованию» бланка, а к корректному заполнению реквизитов документа.
Перед созданием накладной убедитесь, что в базе заполнены справочники: организация с актуальными реквизитами, контрагент-покупатель с договором, номенклатура товаров и склад. Если какого-то элемента нет, программа позволит создать его «на лету» прямо из документа, но лучше заранее проверить ИНН, КПП и адреса — эти данные попадут в печатную форму и в счёт-фактуру.
Ниже разобран полный цикл работы: от создания документа до печати, проверки проводок и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерия 8.3», но логика в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» аналогична — отличаются только названия разделов меню.
Где находится документ и какой вид операции выбрать
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите кнопку «Реализация». Программа предложит выбрать вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)», «Товары, услуги, комиссия» или «УПД». Для отгрузки товара со склада выбирайте «Товары (накладная)», а если покупателю нужен единый документ вместо накладной и счёта-фактуры — сразу создавайте УПД.
В «1С:Управление торговлей» документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Там же доступно оформление накладной на основании заказа клиента или счёта на оплату — тогда табличная часть заполняется автоматически, а вам остаётся проверить количество и цены.
Как выбрать вид документа
Заполнение шапки документа
В шапке укажите дату отгрузки, организацию, контрагента и договор. Дата документа определяет период, в котором отразится выручка и НДС, поэтому ставьте фактическую дату отгрузки, а не день ввода в базу. Номер накладной программа присвоит автоматически при записи — вручную его лучше не менять, чтобы не нарушить нумерацию.
Поле «Склад» обязательно для товарной накладной: от него зависит, с какого склада спишутся остатки. Если ведётся учёт по нескольким складам, проверьте, что выбран именно тот, с которого физически уходит товар. Дополнительно заполните поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель», если они отличаются от продавца и покупателя, — по кнопке с адресом рядом с контрагентом.
В нижней части шапки укажите способ расчётов и счета учёта, если они не подставились автоматически из договора. При работе с НДС проверьте ставку в колонке табличной части и флаг «Цена включает НДС» — от этого зависит, как программа посчитает сумму налога.
Заполнение табличной части с товарами
Добавляйте товары кнопкой «Добавить» (по одной позиции) или «Подбор» — подбор удобнее при большом списке, так как показывает остатки и цены и позволяет перенести сразу несколько позиций. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену; сумма, ставка и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Если номенклатура ведётся с характеристиками или сериями (размеры, цвета, сроки годности), программа потребует заполнить соответствующие колонки. Не пропускайте это требование: без серии документ не проведётся, либо товар спишется «в минус» по другой серии, что исказит партионный учёт.
Цены могут подставляться из установленного типа цен (оптовая, розничная, по договору). Если цена подставилась неверно, проверьте документ «Установка цен номенклатуры» и тип цен в договоре с покупателем, а не правьте каждую строку вручную — ручная правка допустима, но при массовых расхождениях это признак ошибки в ценообразовании.
- 1Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → кнопка «Реализация»
- 2Выберите вид операции «Товары (накладная)» или УПД
- 3Заполните дату, организацию, контрагента, договор и склад
- 4Добавьте товары через «Подбор», проверьте количество, цены и ставки НДС
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 6Нажмите «Печать» и выберите форму ТОРГ-12 или УПД
Проведение и проверка проводок
Кнопка «Провести» списывает товар со склада и формирует бухгалтерские записи: по дебету 90.02 (себестоимость) с кредита 41 (товары) и по дебету 62 с кредита 90.01 (выручка), плюс начисление НДС. Посмотреть результат можно по кнопке «Дт/Кт» в форме документа. Если проводки отличаются от ожидаемых, проверьте счета учёта в настройках номенклатуры и договора.
Частая ситуация — программа отказывается проводить документ с сообщением о нехватке товара. Это значит, что на выбранном складе недостаточно остатка: либо товар не оприходован, либо оприходован на другой склад, либо нарушена последовательность документов (накладная датирована раньше поступления). Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах» и при необходимости измените склад или дату.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на отгруженное количество, отрицательных значений нет
Появился минус по складу или товар списался не с того склада
Дт 62 Кт 90.01 на сумму продажи, Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС, списание себестоимости
Нет проводки по себестоимости или неверные счета учёта
Все реквизиты сторон, номер, дата и итоги совпадают с документом
Пустые поля грузоотправителя, устаревшие реквизиты организации
Создан автоматически вместе с накладной, суммы совпадают
Счёт-фактура отсутствует или сумма НДС отличается
Печать ТОРГ-12 и УПД
После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа или в списке документов. Для товарной накладной доступны формы «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». ТОРГ-12 применяется, когда счёт-фактура выставляется отдельно; УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном бланке и сейчас используется чаще.
Печатная форма формируется автоматически из данных документа — редактировать её вручную не требуется. Если в форме пустые поля (например, «Грузополучатель» или «Основание»), вернитесь в документ и заполните соответствующие реквизиты: адрес доставки у контрагента, договор как основание отгрузки. Перед массовой печатью выведите одну форму на предварительный просмотр и сверьте итоговые суммы.
Для электронного документооборота накладную можно отправить через ЭДО прямо из документа, если подключён оператор обмена. В этом случае бумажный экземпляр обычно не требуется, а статус доставки и подписания отображается в журнале документов.
Если накладных много, используйте групповую печать: выделите несколько документов в списке с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать → ТОРГ-12». Программа сформирует пакет форм одним действием, что заметно быстрее печати по одному документу.
Исправление и отмена накладной
Если ошибка обнаружена до передачи документа покупателю, просто откройте накладную, внесите изменения и перепроведите. Если документ уже передан или период закрыт, используйте механизм «Корректировка реализации» — он создаёт корректировочный документ и корректировочный счёт-фактуру, не трогая исходную накладную, что важно для налогового учёта.
Отменить проведение можно кнопкой «Проведение → Отменить», а удалить документ — через «Ещё → Пометить на удаление». Учтите: помеченный на удаление документ остаётся в базе и исключается из отчётов, но окончательно удаляется только через «Администрирование → Удаление помеченных объектов». Не удаляйте накладные из закрытых периодов — это приведёт к расхождению с уже сданной отчётностью.
Типичные ошибки при оформлении накладных
Большинство проблем с накладными связано не с самой программой, а с некорректными исходными данными или нарушением последовательности действий. Ниже перечислены ошибки, которые встречаются чаще всего.
Если ошибка уже произошла, начинайте разбор с отчёта «Остатки товаров на складах» и проводок документа: в большинстве случаев причина видна сразу — не тот склад, не та дата или незаполненный реквизит. Исправляйте причину (поступление, договор, склад), а не следствие вручную в проводках.
Что важно запомнить
Накладная в 1С — это документ «Реализация» из раздела «Продажи». Заполните шапку и товары, проведите документ, проверьте проводки и остатки, затем распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Ошибки прошлых периодов исправляйте только корректировкой реализации.
Частые вопросы
Чем ТОРГ-12 отличается от УПД и что выбрать?
ТОРГ-12 — это только товарная накладная, счёт-фактура к ней оформляется отдельно. УПД объединяет оба документа в одном бланке со статусом 1. Если покупатель не предъявляет особых требований, удобнее использовать УПД: меньше документов для подписания и хранения. В 1С обе формы доступны по кнопке «Печать» из одного документа реализации.
Почему документ не проводится и пишет о нехватке товара?
Программа контролирует остатки на складе. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: товар может быть оприходован на другой склад, поступление может быть датировано позже накладной, либо приходный документ не проведён. Исправьте склад или дату, проведите поступление — после этого накладная проведётся.
Можно ли создать накладную на основании счёта на оплату?
Да, и это рекомендуемый способ. Откройте счёт, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Контрагент, договор и табличная часть заполнятся автоматически, а документы окажутся связанными — это упрощает сверку оплат и отгрузок.
Как исправить накладную, которую уже подписал покупатель?
Исходный документ не редактируйте. Создайте документ «Корректировка реализации» на основании накладной, укажите исправленные данные — программа сформирует корректировочный счёт-фактуру и скорректирует проводки. Подпишите корректировку с покупателем так же, как исходный документ.
Как распечатать сразу несколько накладных?
В журнале «Реализация (акты, накладные, УПД)» выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» и выберите форму. Программа сформирует все бланки одним пакетом. Перед печатью убедитесь, что все документы проведены — непроведённые в печатный пакет не попадут.
Что делать, если в печатной форме пустые поля грузоотправителя или грузополучателя?
Эти поля заполняются из адресов организации и контрагента. Откройте карточку контрагента и проверьте фактический адрес (адрес доставки), а в карточке организации — адрес и реквизиты. После заполнения пересформируйте печатную форму — поля подтянутся автоматически.