Документы и Печать · 12 мин
Как составить акт выполненных работ в 1С
Как создать акт выполненных работ в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: настройка, заполнение, печать, проверка проводок и типичные ошибки.
Акт выполненных работ в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» в 1С:Бухгалтерии или документом «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управлении торговлей и Комплексной автоматизации. Документ формирует бухгалтерские проводки по выручке, начисляет НДС и позволяет распечатать акт по типовой или собственной форме. Вся работа сводится к трём этапам: подготовке справочников, заполнению документа и проверке результата.
Частая причина ошибок — попытка оформить услугу документом «Оказание услуг» или «Реализация товаров», когда нужен именно акт по услугам с детализацией номенклатуры. От вида операции зависит, какие проводки сформируются, как будет выглядеть печатная форма и попадёт ли сумма в книгу продаж корректно. Поэтому перед созданием документа стоит убедиться, что в базе правильно настроены счета учёта номенклатуры и договор с контрагентом.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до печати акта и сверки с покупателем. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как наиболее распространённую конфигурацию, с уточнениями для 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации, где логика действий аналогична, но расположение команд отличается.
Подготовка базы: справочники и настройки
Прежде чем создавать первый акт, проверьте три справочника: «Контрагенты», «Договоры» и «Номенклатура». В карточке контрагента должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес — эти данные попадут в печатную форму акта и в счёт-фактуру. Если акт выставляется по договору, создайте договор с видом «С покупателем» и укажите его в документе: это важно для корректной аналитики расчётов.
В карточке номенклатуры для услуги установите тип номенклатуры «Услуга». Именно от этого признака 1С понимает, что по строке не нужен складской учёт, и формирует проводки без участия счёта 41. Также проверьте счёт доходов: по умолчанию подставляется 90.01, но если услуга относится к прочей деятельности, может потребоваться 91.01. Счета задаются либо в карточке номенклатуры, либо в регистре «Счета учёта номенклатуры».
Если организация — плательщик НДС, убедитесь, что в учётной политике выбрана правильная система налогообложения, а в строке услуги указана корректная ставка (20%, 10% или «Без НДС»). Для организаций на УСН ставка обычно «Без НДС», и счёт-фактура не формируется.
Создание акта выполненных работ в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Услуги (акт)». В шапке документа укажите дату акта, организацию, контрагента и договор. Дата документа определяет период признания выручки и квартал начисления НДС, поэтому устанавливайте фактическую дату подписания акта сторонами.
В табличной части «Услуги» добавьте строки: выберите номенклатуру услуги, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. В поле «Содержание» можно ввести развёрнутое наименование работ, например «Монтаж системы видеонаблюдения по договору № 15 от 12.03» — этот текст выводится в печатную форму и помогает заказчику идентифицировать работы.
Проверьте счета учёта по ссылке «Счета учёта» внизу документа или в колонках табличной части: счёт доходов, счёт расходов (если требуется), счёт учёта НДС. После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму выручки и Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС (для плательщиков ОСНО).
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать» → «Услуги (акт)»
- 2Заполните дату, организацию, контрагента и договор
- 3Добавьте строки услуг: номенклатура, количество, цена, ставка НДС, содержание работ
- 4Проверьте счета учёта и при необходимости скорректируйте
- 5Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» для контроля
- 6Распечатайте акт через кнопку «Печать» → «Акт об оказании услуг»
Создание акта в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11 акт оформляется документом «Реализация товаров и услуг» из раздела «Продажи». В шапке выберите операцию «Реализация» и укажите соглашение с клиентом, если используется механизм соглашений. Услуги добавляются на вкладку «Товары» вместе с товарами — программа различает их по типу номенклатуры, и в печатной форме акта попадут только позиции с типом «Услуга».
Если реализация содержит и товары, и услуги, документ позволяет распечатать и накладную, и акт отдельно: в меню «Печать» доступны обе формы. Это удобно при комплексных поставках, когда монтаж оборудования оформляется актом, а само оборудование — накладной ТОРГ-12 или УПД.
В Комплексной автоматизации и ERP логика та же, но дополнительно проверьте статус документа: реализация может требовать согласования или установки статуса «Реализовано» перед формированием проводок в регламентированном учёте. Если проводки не появились, проверьте, выполнено ли закрытие месяца по механизму отложенного проведения.
Печать акта и подписание
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт об оказании услуг» (в Бухгалтерии) или «Акт выполненных работ» (в УТ). Типовая форма содержит реквизиты сторон, номер и дату документа, таблицу работ с суммами и итог прописью. Если организация использует собственный шаблон с дополнительными графами (например, сроки выполнения или основание), его подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Для отправки контрагенту в электронном виде используйте кнопку «Отправить» → «Отправить по электронной почте»: акт прикрепится в формате PDF. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно отправить и подписать электронной подписью прямо из документа — такой документ имеет юридическую силу без бумажного дубля.
При необходимости выдать универсальный передаточный документ вместо отдельных акта и счёта-фактуры выберите операцию «Услуги (УПД)» при создании документа либо напечатайте УПД из меню «Печать». УПД объединяет функции первичного документа и счёта-фактуры, что сокращает документооборот.
Если актов много и они однотипные, создайте первый документ, а затем копируйте его кнопкой «Скопировать» (F9): меняется только дата, контрагент и содержание. Это быстрее и снижает риск ошибок в счетах учёта, которые копируются вместе с документом.
Проверка проводок и отражения в учёте
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Для услуг по основной деятельности типовой набор проводок: Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС с реализации. Если по услуге были понесены прямые расходы, они списываются с 20 или 25 счёта на 90.02 при закрытии месяца, а не в момент проведения акта.
Убедитесь, что документ попал в книгу продаж: откройте «Операции» → «Закрытие периода» → «Отчеты по НДС» → «Книга продаж» за соответствующий квартал. Если организация работает без НДС, достаточно проверить, что выручка отразилась в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 90 и в отчёте «Анализ счёта 62» по данному контрагенту.
Для контроля взаиморасчётов сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов» с покупателем: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Документ покажет задолженность по акту и поступившие оплаты, что позволит вовремя выставить напоминание об оплате.
Как проверить результат
Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму акта, при ОСНО — Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС
Проводок нет, счета пустые или вместо 90.01 стоит счёт товаров
Заполнены реквизиты обеих сторон, итоговая сумма и сумма прописью совпадают
Пустые поля Исполнитель/Заказчик, неверная сумма прописью
Строка с актом и счёт-фактурой присутствует при ОСНО
Документ отсутствует — возможно, не создан счёт-фактура
Задолженность по акту отражена, оплаты закрывают документ
Расчёты повисли на другом договоре или авансовом счёте
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — неправильный тип номенклатуры. Если услуга заведена как «Товар», документ потребует склад и сформирует проводки по списанию с 41 счёта, которого нет. Исправление: откройте карточку номенклатуры, смените тип на «Услуга» и перепроведите документ. Если номенклатура уже участвовала в движениях по складу, может потребоваться корректировка остатков.
Вторая распространённая проблема — неверный договор или его отсутствие. Без договора расчёты могут попасть на общий счёт без детализации, и акт сверки покажет некорректную задолженность. Также проверяйте дату документа: акт, проведённый «задним числом» после закрытия периода, изменит регламентные отчёты, и их придётся пересдавать.
Если акт нужно исправить после подписания сторонами, не редактируйте проведённый документ напрямую — создайте «Корректировку реализации» на основании исходного акта. Она сформирует исправленные проводки и корректный счёт-фактуру, сохранив историю изменений для налогового учёта.
Особые сценарии: авансы, частичное выполнение, ЭДО
Акт при полученном авансе
Если заказчик платил аванс, зачтите его при создании акта: в документе реализации нажмите «Зачесть аванс» или укажите способ зачёта «Автоматически». Проводка Дт 62.02 Кт 62.01 закроет аванс на сумму акта. Не забудьте, что с аванса при ОСНО начислялся НДС — после реализации он принимается к вычету через документ «Формирование записей книги покупок».
Частичное выполнение работ
Когда работы выполняются этапами, оформляйте отдельный акт на каждый этап с указанием в содержании номера этапа и процента выполнения. Если акты выставляются по счёту или заказу, создавайте реализацию на основании заказа покупателя — программа свяжет документы и покажет незакрытый остаток по заказу.
Обмен актами по ЭДО
При подключённом обмене электронными документами акт отправляется контрагенту напрямую из 1С: кнопка «ЭДО» → «Отправить». Подписание происходит электронной подписью, статус доставки и подписания виден в документе. Это ускоряет закрытие периода: не нужно ждать бумажный оригинал, чтобы подтвердить выручку.
Как выбрать действие
Вопросы и ответы
Можно ли распечатать акт без проведения документа?
Да, кнопка «Печать» доступна и в записанном, но не проведённом документе. Однако непроведённый акт не формирует проводок и не попадает в отчётность, поэтому печатать черновик стоит только для согласования, а финальную версию — после проведения.
Как изменить форму акта под требования заказчика?
Используйте механизм внешних печатных форм: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Туда подключается макет в формате внешней обработки, после чего новая форма появляется в меню «Печать» документа. Разработку макета с нестандартными графами обычно поручают специалисту по 1С.
Почему в акте не выводится сумма прописью или она неверна?
Сумма прописью формируется автоматически из итога документа. Если она неверна, проверьте округление цен и количество строк: иногда копеечные расхождения возникают из-за ручного изменения итоговой суммы НДС. Пересчитайте табличную часть, очистив и заново указав цену и ставку.
Что делать, если акт провели в прошлом закрытом периоде?
Отмените проведение документа только если отчётность за период ещё не сдана. Если декларация по НДС уже отправлена, корректируйте данные текущей датой через «Корректировку реализации» и при необходимости подайте уточнённую декларацию. Прямое изменение документов закрытого периода приводит к расхождениям с налоговым учётом.
Нужно ли создавать счёт-фактуру к акту отдельно?
Для плательщиков ОСНО — да: счёт-фактура создаётся на основании акта кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа. Без него сумма НДС не попадёт в книгу продаж. Альтернатива — оформить реализацию сразу как УПД, тогда отдельный счёт-фактура не требуется.
Как массово сформировать акты по нескольким контрагентам?
В типовых конфигурациях нет штатной групповой печати актов из списка реализаций, но можно выделить несколько документов в журнале и отправить их на печать через общее меню «Печать». Для регулярного массового выставления (например, абонентских услуг) используют обработки группового создания реализаций на основании заказов или договоров.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ в 1С оформляется документом реализации с операцией «Услуги»: корректный тип номенклатуры, договор и счета учёта определяют правильность проводок и печатной формы. После проведения проверьте движения по Дт/Кт, попадание в книгу продаж и задолженность в акте сверки. Исправления после подписания делайте только через «Корректировку реализации».