Документы и Печать · 10 мин
Как сопоставление из ИС ЭСФ загрузить в 1С
Как выполнить сопоставление номенклатуры в ИС ЭСФ и загрузить его в 1С:Бухгалтерию для Казахстана. Пошаговая инструкция, ошибки и проверка результата.
Работа с электронными счетами-фактурами в Казахстане требует, чтобы номенклатура в учетной системе совпадала с данными информационной системы ЭСФ (ИС ЭСФ). Если наименования, единицы измерения или коды ТНВЭД в 1С и на портале расходятся, счет-фактура не пройдет проверку, будет отклонена или зависнет в статусе ошибки. Чтобы этого избежать, используется механизм сопоставления номенклатуры.
Сопоставление можно выполнить двумя путями: напрямую в 1С при загрузке входящих ЭСФ или на портале ИС ЭСФ с последующей загрузкой результатов в базу. Второй вариант актуален, когда бухгалтер уже привязал позиции поставщиков к своей номенклатуре на портале и не хочет повторять работу в учетной системе.
Ниже разобрано, как устроено сопоставление, какие способы загрузки существуют в типовых конфигурациях 1С для Казахстана (Бухгалтерия 8 для Казахстана, Управление торговлей для Казахстана), как проверить результат и что делать при ошибках обмена.
Что такое сопоставление номенклатуры в ИС ЭСФ и зачем оно нужно
Сопоставление — это привязка позиций из электронного счета-фактуры поставщика к элементам справочника «Номенклатура» в вашей базе 1С. У поставщика товар может называться «Бумага А4 80г/м2 Снегурочка», а в вашей базе — «Бумага офисная А4». Без явного соответствия программа не поймет, на какой товар оприходовать позицию.
Помимо наименования сопоставляются единицы измерения и, для товаров, попадающих под прослеживаемость или маркировку, коды ТНВЭД и признаки происхождения. Один раз выполненное сопоставление сохраняется, и при следующих поставках от того же контрагента позиции определяются автоматически.
Подготовка: что проверить перед загрузкой
Перед началом работы убедитесь, что обмен с ИС ЭСФ настроен и функционирует. Для этого нужны: действующий сертификат ЭЦП (ГОСТ) с правом подписи ЭСФ, заполненные учетные данные в настройках обмена электронными счетами-фактурами (раздел «Администрирование» — «Обмен электронными счетами-фактурами» в типовых конфигурациях для Казахстана), а также актуальная версия механизмов обмена — после обновления конфигурации старые форматы обмена могут перестать поддерживаться.
Проверьте, что контрагенты-поставщики корректно заполнены: БИН/ИИН должен совпадать с данными в ЭСФ, иначе документ не привяжется к контрагенту. Также убедитесь, что справочник номенклатуры не содержит массовых дублей — при ручном сопоставлении легко привязать позицию не к тому элементу.
Загрузка входящих ЭСФ из ИС ЭСФ в 1С
Откройте обработку обмена ЭСФ: в типовой «Бухгалтерии для Казахстана» это раздел «Покупки» — «Электронные счета-фактуры (входящие)» или команда «Обмен с ИС ЭСФ». Нажмите «Получить» / «Синхронизировать» — программа подключится к ИС ЭСФ по сертификату и загрузит входящие документы за выбранный период.
Загруженные ЭСФ попадают в список со статусами. Документы, по которым номенклатура еще не сопоставлена, обычно помечаются как требующие внимания. На этом этапе сам ЭСФ уже в базе, но документ поступления (приходная накладная) по нему сформировать корректно нельзя — сначала нужно сопоставить позиции.
Если сопоставление выполнено на портале ИС ЭСФ
Когда привязка номенклатуры делалась на портале, при синхронизации 1С получает вместе с ЭСФ и данные сопоставления. В этом случае в форме обмена достаточно выполнить загрузку и затем команду создания документов поступления — соответствия подтянутся автоматически. Если соответствия не подтянулись, проверьте, совпадают ли идентификаторы номенклатуры поставщика в портале и в базе, и обновите данные повторной синхронизацией.
Как выполнить сопоставление номенклатуры внутри 1С
Откройте входящий ЭСФ и перейдите к табличной части с товарами. Позиции без соответствия подсвечиваются. Стандартный порядок такой: выделите строку, вызовите команду «Сопоставить» (или откройте форму сопоставления номенклатуры целиком по кнопке в обработке обмена), затем укажите элемент справочника «Номенклатура», которому соответствует позиция поставщика.
Для новых товаров, которых еще нет в базе, используйте создание номенклатуры прямо из формы сопоставления — программа подставит наименование, единицу измерения и код ТНВЭД из ЭСФ. Проверьте заполнение ставки НДС и счетов учета в новом элементе, иначе документ поступления сформируется с пустыми аналитиками.
После сохранения соответствие записывается в регистр сопоставления номенклатуры (в типовых решениях для Казахстана это регистр сведений «Сопоставление номенклатуры ЭСФ» или аналогичный, в зависимости от версии). Привязка выполняется по связке «контрагент + наименование/идентификатор позиции поставщика», поэтому для другого поставщика сопоставление нужно делать отдельно.
- 1Проверьте настройки обмена с ИС ЭСФ и действие сертификата ЭЦП
- 2Откройте обработку обмена ЭСФ и получите входящие документы за период
- 3Откройте ЭСФ с несопоставленными позициями
- 4Сопоставьте каждую позицию с элементом справочника или создайте новую номенклатуру
- 5Сохраните соответствия и сформируйте документ поступления
- 6Проверьте проводки и количество в созданном документе
Автоматическое сопоставление: когда можно доверять
В типовых конфигурациях есть механизм автоматического сопоставления: программа ищет соответствия по точному совпадению наименования, кода товара или ранее сохраненным связям. Автоподбор оправдан для регулярных поставок от постоянных контрагентов, где ассортимент стабилен.
Ограничение автоматики — неточные совпадения. Разница в одном символе, сокращении или регистре приводит к тому, что позиция остается несопоставленной либо, что хуже, привязывается к похожему товару. Поэтому после автоматического сопоставления обязательно просмотрите результат вручную, особенно по позициям с большими суммами.
Сравнение вариантов
Подходит, когда бухгалтер работает в основном на портале. Ограничение: соответствия нужно синхронизировать в 1С, при расхождении идентификаторов придется сопоставлять повторно.
Подходит при ведении учета в 1С: соответствия сразу хранятся в базе и используются при создании поступлений. Требует корректной настройки обмена.
Экономит время при стабильном ассортименте. Риск ошибочных привязок при похожих наименованиях — нужна ручная проверка.
Проверка результата и создание документа поступления
После сопоставления всех позиций выполните команду создания документа учета — «Поступление товаров и услуг» заполнится на основании ЭСФ. Откройте документ и сверьте: количество и цены по строкам, итоговую сумму и сумму НДС с оригинальным ЭСФ, счета учета и склад.
Контрольный признак корректной загрузки — статус ЭСФ «Принят» / «Подтвержден» на портале и отсутствие несопоставленных строк в обработке обмена. Если документ поступления сформирован с нулевым количеством или не по тем позициям, удалите его, исправьте соответствия в регистре сопоставления и создайте документ заново.
Как проверить результат
Документ загружен, позиции сопоставлены, ошибок нет
ЭСФ висит в статусе ошибки или с несопоставленными строками
Суммы и НДС совпадают с ЭСФ, номенклатура корректная
Пустые позиции, неверный товар, расхождение итогов
Позиции определяются автоматически по сохраненным соответствиям
Сопоставление запрашивается заново — соответствие не сохранилось
Типичные ошибки и ограничения
Наиболее частая проблема — ошибка авторизации при обмене: истек сертификат ЭЦП, не установлены корневые сертификаты НУЦ РК или у пользователя нет прав на работу с ЭСФ от имени организации. Вторая группа ошибок — расхождение версий: после обновления форматов ИС ЭСФ старые релизы 1С могут не принимать документы, поэтому конфигурацию нужно поддерживать актуальной.
Отдельный случай — изменение наименования позиции поставщиком. Сохраненное соответствие перестает срабатывать, и позицию приходится сопоставлять заново. Это нормальное поведение, а не сбой: привязка строится по идентификатору и наименованию из ЭСФ.
Частые вопросы
Можно ли перенести сопоставления из одной базы 1С в другую?
Да, если обе базы на одной конфигурации: соответствия хранятся в регистре сведений сопоставления, его можно выгрузить через универсальный обмен данными в формате XML или типовую синхронизацию. Перед переносом убедитесь, что справочники контрагентов и номенклатуры в базах идентичны по ссылкам или кодам.
Почему после синхронизации ЭСФ загружен, а сопоставления с портала не подтянулись?
Чаще всего причина в том, что сопоставление на портале выполнялось под другим профилем или для другого структурного подразделения. Проверьте, что в 1С выбрана та же организация и тот же сертификат, и повторите синхронизацию. Если не помогло — сопоставьте позиции вручную в базе.
Что делать, если поставщик присылает один товар под разными наименованиями?
Создайте соответствие для каждого варианта наименования к одному элементу номенклатуры — регистр позволяет хранить несколько привязок. Либо договоритесь с поставщиком о единообразии позиций в ЭСФ.
Обязательно ли сопоставлять услуги, или только товары?
Услуги тоже требуют сопоставления, если вы формируете документ поступления на основании ЭСФ. Для услуг обычно достаточно привязки к одной позиции номенклатуры с типом «Услуга», но без соответствия строка в документ не попадет корректно.
Можно ли загрузить ЭСФ в 1С без ЭЦП?
Нет, обмен с ИС ЭСФ выполняется только с аутентификацией по сертификату ЭЦП. Без него можно работать с документами, уже загруженными в базу, но получение новых и отправка исходящих недоступны.
Что важно запомнить
Сопоставление связывает позиции ЭСФ поставщика с вашей номенклатурой и сохраняется для будущих поставок. Загружайте ЭСФ через обработку обмена с действующим сертификатом, сопоставляйте позиции вручную или с проверкой после автоподбора, и всегда сверяйте созданный документ поступления с исходным счетом-фактурой.