Документы и Печать · 11 мин
Как сопоставить номенклатуру в 1С ЭДО пошагово
Пошаговая инструкция по сопоставлению номенклатуры в 1С при обмене ЭДО: автоматическое сопоставление, ручная привязка, массовая обработка и типичные ошибки.
При получении электронных документов — УПД, счетов-фактур, накладных — 1С сталкивается с проблемой: в документе контрагента товар называется иначе, чем в вашей базе. «Бумага А4 Snow Lady 80г/м2» у поставщика и «Бумага офисная А4» у вас — это одна и та же позиция, но программа об этом не знает. Пока номенклатура не сопоставлена, документ нельзя провести корректно: либо создадутся дубли карточек, либо поступление вообще не загрузится.
Сопоставление номенклатуры — это привязка данных из электронного документа (наименование, артикул, код, штрихкод поставщика) к конкретной карточке вашего справочника «Номенклатура». Привязка сохраняется в регистре, и при следующем документе от того же контрагента программа подставит вашу позицию автоматически. То есть работа делается один раз для каждой пары «контрагент — товар».
Ниже — пошаговый порядок действий для типовых конфигураций (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP). Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.
Где хранится сопоставление и как оно работает
В типовых конфигурациях привязка сохраняется в регистре сведений «Номенклатура контрагентов» (в УТ 11, КА, ERP) или в аналогичном механизме сопоставления в 1С:Бухгалтерии. Ключевые поля привязки: владелец (контрагент), наименование из документа, артикул, код, штрихкод, единица измерения — и ссылка на вашу номенклатуру.
Важно понимать: сопоставление ведётся в разрезе контрагента. Один и тот же товар от двух разных поставщиков придётся сопоставить дважды — у каждого своё наименование и артикул. Зато внутри одного контрагента привязка работает для всех последующих документов без повторной настройки.
Поиск вашей карточки программа выполняет по цепочке: сначала по штрихкоду, затем по артикулу и наименованию. Чем полнее заполнены эти поля в вашем справочнике, тем выше шанс автоматического сопоставления без ручной работы.
Подготовка: что проверить до начала сопоставления
Перед массовой работой убедитесь, что ваш справочник номенклатуры в порядке. Если в нём уже есть дубли одной и той же позиции под разными названиями, сопоставление их не устранит — наоборот, вы рискуете привязать документы к «неправильной» карточке и развести учёт остатков. Сначала сверните дубли штатной обработкой поиска и удаления дублей.
Проверьте, что у ключевых позиций заполнены артикулы и штрихкоды. Это резко повышает долю автоматического сопоставления: штрихкод из электронного документа однозначно идентифицирует товар, тогда как наименования у поставщика и у вас почти всегда расходятся.
Также уточните, какая единица измерения используется у поставщика и у вас. Если поставщик отгружает в коробках, а вы учитываете в штуках, при сопоставлении потребуется указать упаковку с коэффициентом пересчёта — иначе количество в поступлении будет неверным.
Пошагово: сопоставление из входящего документа
Основной сценарий — работа прямо из полученного электронного документа. Порядок действий одинаков для УПД, товарной накладной и счета-фактуры с товарными строками.
- 1Откройте раздел «ЭДО» (или «Покупки — Электронные документы») и найдите входящий документ со статусом, требующим сопоставления.
- 2Откройте документ двойным щелчком. Если номенклатура не сопоставлена, появится гиперссылка вида «Сопоставить номенклатуру» или «Номенклатура не сопоставлена (N позиций)».
- 3Перейдите по ссылке — откроется таблица строк документа с колонками данных контрагента (наименование, артикул, код, штрихкод, единица).
- 4Для каждой строки в поле «Номенклатура» выберите вашу карточку из справочника. Если программа предложила вариант автоматически — проверьте его глазами.
- 5Если подходящей карточки нет, создайте новую прямо из строки (кнопка «Создать»): наименование и единица подставятся из документа, заполните вид номенклатуры и ставку НДС.
- 6Если единицы измерения различаются, укажите упаковку с правильным коэффициентом пересчёта.
- 7Нажмите «Записать и закрыть» (или «Готово»). Программа сохранит привязки и вернётся к документу.
- 8Проверьте, что документ загрузился с правильными позициями, количеством и суммами, затем проведите отражение в учёте.
После сохранения привязки статус документа изменится, и его можно будет отразить в учёте — создать «Поступление товаров и услуг» (или «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии) с уже подставленной вашей номенклатурой.
Автоматическое сопоставление: как повысить его долю
При загрузке документа 1С пытается подобрать номенклатуру сама. Механизм работает по приоритетам: точное совпадение штрихкода, затем совпадение артикула у данного контрагента, затем поиск по наименованию в вашем справочнике. Полное совпадение наименований встречается редко, поэтому основная ставка — на штрихкоды и артикулы.
Чтобы автоматика работала лучше, заведите правило: при первом поступлении от нового поставщика сразу сопоставляйте все строки вручную и аккуратно. Со второго документа этого же контрагента программа уже будет подставлять карточки из сохранённых привязок, и ваша работа сведётся к контролю.
В ряде конфигураций доступна настройка вариантов сопоставления в параметрах обмена ЭДО: можно включить автоматическое создание новой номенклатуры при отсутствии совпадений. Используйте этот режим осторожно — он приводит к появлению карточек с наименованиями поставщика, которые потом придётся чистить.
Массовое сопоставление и работа со справочником «Номенклатура контрагентов»
Если документов много, удобнее работать не из каждого документа, а централизованно. В УТ 11, КА и ERP откройте справочник «Номенклатура контрагентов» (раздел «НСИ и администрирование» или «Продажи/Закупки — Сервис»). Здесь видны все привязки: можно отфильтровать по контрагенту, найти строки без сопоставленной номенклатуры и заполнить их списком.
В 1С:Бухгалтерии аналогичный список доступен через «Покупки — Номенклатура контрагентов» или из формы сопоставления входящего документа. Записи можно редактировать, удалять ошибочные привязки и добавлять новые вручную — например, заранее, до получения первого документа, если у вас есть прайс поставщика с артикулами.
Полезный приём при старте работы с крупным поставщиком: попросите у него электронный каталог или прайс с артикулами и штрихкодами, загрузите его в «Номенклатуру поставщиков» (в УТ/ERP есть соответствующий механизм загрузки), и дальнейшее сопоставление документов пройдёт почти без ручной работы.
Разбор сложных случаев
Разные единицы измерения
Поставщик отгружает «короб 12 шт», вы учитываете штуки. В строке сопоставления укажите вашу номенклатуру и упаковку «короб» с коэффициентом 12. Тогда количество в документе пересчитается корректно. Если упаковки в карточке нет — создайте её заранее в карточке номенклатуры на вкладке «Единицы измерения».
Одна позиция поставщика — несколько ваших карточек
Бывает, что под одним наименованием поставщик присылает товары разных характеристик (цвет, размер). В конфигурациях с характеристиками номенклатуры сопоставление выполняется с точностью до характеристики — заполните соответствующую колонку в строке привязки. Если характеристики не ведутся, а различать позиции нужно, придётся контролировать такие строки вручную при каждом документе.
Услуги и работы
Строки с услугами сопоставляются так же, как товары, — к карточкам с типом «Услуга» или «Работа». Наименования услуг в актах часто меняются от документа к документу («Услуги доставки за март», «Транспортные услуги, март»), поэтому автоматическая привязка по наименованию для них срабатывает хуже. Вариант решения — договориться с контрагентом о стабильном наименовании или сопоставлять такие строки вручную.
Проверка результата и исправление ошибок
После сопоставления и отражения документа в учёте сверьте три вещи: номенклатуру в проведённом поступлении, количество с учётом упаковок и итоговую сумму документа. Сумма должна совпасть с электронным документом до копейки — расхождение обычно означает ошибку в количестве или цене из-за неверной единицы измерения.
Как проверить результат
Все строки — ваши карточки, без позиций с наименованиями поставщика
В документе появились новые карточки-дубли или пустые строки
Количество в базовых единицах соответствует фактической поставке
Количество кратно отличается от ожидаемого — неверный коэффициент упаковки
Сумма поступления равна сумме электронного документа
Есть расхождение — проверяйте цены, количество и НДС
Строки сопоставляются автоматически из сохранённых привязок
Снова требуется ручное сопоставление — привязка не сохранилась
Если привязка сделана ошибочно, откройте регистр «Номенклатура контрагентов», найдите запись по контрагенту и наименованию из документа и либо исправьте ссылку на номенклатуру, либо удалите запись и сопоставьте заново из документа. Само проведённое поступление при этом не изменится — его нужно перепровести или скорректировать отдельно.
Что важно запомнить
Сопоставление делается один раз для каждой пары «контрагент — позиция» и дальше работает автоматически. Качество автоматики зависит от заполненности штрихкодов и артикулов. Перед массовой загрузкой почистите дубли, сделайте копию базы и всегда сверяйте количество и сумму проведённого поступления с электронным документом.
Частые вопросы
Почему при следующем документе сопоставление слетает?
Чаще всего привязка не была сохранена (закрыли форму без кнопки «Записать») или поставщик изменил наименование/артикул в документе — тогда это уже другая строка для программы. Проверьте запись в регистре «Номенклатура контрагентов» и при необходимости создайте привязку заново.
Можно ли сопоставить номенклатуру заранее, до получения документов?
Да. Откройте справочник «Номенклатура контрагентов» и создайте записи вручную: укажите контрагента, наименование и артикул из прайса поставщика и вашу карточку. При получении документа привязка сработает автоматически.
Что делать, если у поставщика и у меня разные единицы измерения?
Создайте в карточке номенклатуры упаковку с нужным коэффициентом (например, короб = 12 шт) и укажите её в строке сопоставления. Тогда количество из электронного документа будет корректно пересчитываться в ваши базовые единицы.
Как удалить ошибочную привязку?
Откройте «Номенклатуру контрагентов», найдите запись по контрагенту и наименованию, затем удалите её или замените ссылку на правильную карточку. Уже проведённые документы это не изменит — их нужно исправлять отдельно.
Нужно ли сопоставлять номенклатуру в исходящих документах?
Нет, при отправке вы передаёте свои данные, а сопоставление — задача получателя. Но если покупатель просит указывать его артикулы, их можно хранить в той же «Номенклатуре контрагентов» и выводить в печатные формы и электронные документы.
Почему автоматически создаются новые карточки номенклатуры?
В настройках обмена ЭДО включено автоматическое создание номенклатуры при отсутствии совпадений. Отключите этот режим в настройках ЭДО, если хотите контролировать справочник вручную, и разберите уже созданные дубли обработкой поиска дублей.