Документы и Печать · 9 мин
Как сохранить счет из 1С в PDF
Как сохранить счет из 1С в PDF: через печатную форму, виртуальный принтер и кнопку «Сохранить как». Настройки, типичные ошибки и проверка результата.
Выгрузка счета из 1С в PDF нужна, когда документ отправляют контрагенту по электронной почте или через мессенджер: получателю не нужна установленная 1С, а файл одинаково открывается на любом устройстве и защищён от случайного редактирования. В большинстве конфигураций задача решается встроенными средствами — без установки дополнительных программ.
Способ зависит от версии платформы и конфигурации. В современных типовых решениях («Бухгалтерия предприятия», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация») есть прямая кнопка сохранения в PDF. В старых версиях и самописных конфигурациях выгрузку выполняют через виртуальный PDF-принтер или сохранение табличного документа.
Ниже разобраны все рабочие варианты: от штатной кнопки до обходных путей, а также проверка готового файла и типичные ошибки, из-за которых PDF получается пустым, обрезанным или с «квадратами» вместо текста.
Способ 1. Сохранение через печатную форму
Это основной штатный путь в типовых конфигурациях. Откройте документ «Счет на оплату покупателю» (или счет от поставщика — в зависимости от конфигурации) из журнала документов. Убедитесь, что счет проведён: непроведённый документ в некоторых конфигурациях не выводится на печать или печатается с пометкой.
Нажмите кнопку «Печать» на командной панели документа и выберите нужную форму — обычно «Счет на оплату». Откроется окно предварительного просмотра с табличным документом. На панели инструментов этого окна найдите кнопку «Сохранить» (значок дискеты) или команду «Файл → Сохранить как». В диалоге сохранения в поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)», задайте имя файла и папку.
- 1Откройте проведённый счет в 1С
- 2Нажмите «Печать» и выберите печатную форму счета
- 3В окне предпросмотра нажмите «Сохранить» или «Сохранить как»
- 4Выберите тип файла PDF, укажите имя и папку
- 5Откройте готовый файл и проверьте содержимое
В ряде конфигураций кнопка «Сохранить в PDF» вынесена прямо в меню «Ещё» документа или в подменю печати — тогда предпросмотр открывать не нужно, файл создаётся сразу. Точное расположение зависит от версии конфигурации, поэтому если кнопки не видно, проверьте меню «Ещё» в форме документа и в окне печати.
Способ 2. Пакетное сохранение нескольких счетов
Когда PDF нужен не для одного счета, а для десятка, открывать каждый документ по отдельности неэффективно. В журнале документов выделите нужные счета с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму. 1С сформирует один табличный документ, где счета идут друг за другом.
Далее действуйте как в первом способе: сохраните общий документ в PDF. Учтите ограничение — все счета окажутся в одном файле. Если контрагентам нужно отправить каждый счет отдельным файлом, потребуется либо сохранять документы по одному, либо разделить PDF сторонними средствами, либо использовать обработки массовой выгрузки, если они предусмотрены в вашей конфигурации.
В некоторых конфигурациях есть встроенная отправка по электронной почте: кнопка «Отправить» в меню печати. В этом случае 1С сама формирует PDF-вложение и подставляет его в письмо — отдельно сохранять файл не требуется. Для этого должна быть настроена учетная запись почты в разделе администрирования.
Способ 3. Виртуальный PDF-принтер
Если в конфигурации нет сохранения в PDF (старые версии платформы, самописные решения), используйте виртуальный принтер. В Windows 10 и новее встроен принтер «Microsoft Print to PDF» — ничего устанавливать не нужно. Для более старых систем ставят сторонние программы, например doPDF или PDFCreator.
Откройте печатную форму счета, нажмите «Печать» (или Ctrl+P) и в списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF». В настройках печати проверьте ориентацию страницы: счета обычно печатаются в книжной ориентации, но широкие формы могут требовать альбомной. Нажмите «Печать», укажите имя и папку для файла.
Настройки, от которых зависит качество файла
Перед сохранением проверьте параметры страницы печатной формы. В окне предпросмотра доступны масштаб, ориентация и поля. Если счет содержит длинные наименования товаров или много позиций, убедитесь, что таблица не выходит за правый край листа — в PDF она попадёт в том же виде.
Обратите внимание на автомасштаб: если в настройках печати стоит режим уменьшения до одной страницы по ширине, многострочный счет может получиться с мелким, трудночитаемым шрифтом. Лучше оставить масштаб 100% и позволить документу занять две страницы, чем отправлять контрагенту нечитаемый файл.
Как проверить результат
PDF открывается в браузере или просмотрщике, все страницы на месте
Файл не открывается, нулевой размер, пустые страницы
Кириллица отображается корректно, реквизиты и суммы читаемы
Квадраты или иероглифы вместо букв, обрезанные цифры
Все колонки умещаются по ширине, итоги видны полностью
Правая часть таблицы обрезана или перенесена на отдельный лист
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — пустой или обрезанный PDF. Причина обычно в настройках области печати: если табличный документ имеет заданную область печати, а форма выходит за её пределы, часть данных теряется. Решение — сохранять через штатную кнопку «Сохранить как», а не через принтер, либо проверить масштаб перед печатью.
Вторая распространённая ситуация — «квадраты» вместо русских букв. Такое бывает при использовании старых виртуальных принтеров или нестандартных шрифтов в макете печатной формы. Помогает смена принтера на Microsoft Print to PDF или сохранение напрямую из 1С, где шрифты встраиваются корректно.
Третья ошибка — сохранение непроведённого или изменённого после печати документа. Контрагент получает PDF, а потом в 1С меняют суммы или состав — и версии расходятся. Правило простое: сначала финальная проверка и проведение документа, потом выгрузка в PDF.
Альтернативы: когда PDF не обязателен
Если контрагент тоже работает в 1С или принимает электронные документы, рассмотрите обмен через ЭДО: счет передаётся в машиночитаемом виде, подписывается электронной подписью и юридически приравнивается к бумажному. PDF в этом случае нужен только как визуальное представление.
Для внутренних задач — например, передать счет коллеге на согласование — достаточно сохранить табличный документ в формате MXL (родной формат 1С) или Excel. MXL откроет любой пользователь 1С с точным сохранением оформления, Excel удобен, если данные нужно доработать.
Сравнение вариантов
Штатный способ, корректные шрифты и разметка. Подходит почти всегда, если кнопка доступна
Работает в любой конфигурации, но требует проверки масштаба и ориентации
Для внутреннего обмена и доработки, не подходит как финальный документ контрагенту
Юридически значимый обмен без файлов, требует настроенного сервиса и подписи
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Описанные действия безопасны: сохранение в PDF не меняет данные в базе, а только создаёт копию печатной формы. Единственный риск — отправить контрагенту устаревшую версию документа, поэтому контролируйте актуальность счета перед выгрузкой.
К специалисту по 1С стоит обратиться, если нужна автоматизация: массовая выгрузка счетов в PDF по расписанию, автоматическая рассылка контрагентам, формирование имен файлов по шаблону (номер, дата, контрагент) или доработка печатной формы. Эти задачи решаются средствами встроенного языка и требуют аккуратной работы с конфигурацией.
Что важно запомнить
Основной путь: «Печать» → предпросмотр → «Сохранить как» → PDF. Если кнопки нет — виртуальный принтер Microsoft Print to PDF. Перед отправкой проверьте, что документ проведён, таблица не обрезана, а кириллица отображается корректно.
Частые вопросы
Почему в меню «Сохранить как» нет формата PDF?
Поддержка сохранения в PDF зависит от версии платформы 1С:Предприятие. В старых версиях этого формата в списке нет — используйте виртуальный принтер Microsoft Print to PDF или обновите платформу до актуального релиза.
Можно ли сохранить счет в PDF сразу при печати, без предпросмотра?
Да, если отправить печать на виртуальный PDF-принтер — файл создастся сразу после нажатия «Печать». Но без предпросмотра легко пропустить обрезанную таблицу или неверную ориентацию, поэтому первый раз лучше проверить результат визуально.
PDF получился слишком большого размера, что делать?
Обычно это происходит при сохранении через виртуальные принтеры, которые создают файл как изображение. Попробуйте штатное сохранение из 1С — там текст остаётся текстом, и размер заметно меньше. Также проверьте, не вставлены ли в печатную форму тяжёлые логотипы высокого разрешения.
Как сохранить в PDF счет вместе с подписью и печатью?
Если в печатной форме предусмотрены изображения подписи и печати (это настраивается в карточке организации или в макете), они попадут в PDF автоматически. Если факсимиле в форме нет, добавить его в готовый PDF средствами 1С нельзя — потребуется доработка макета или редактор PDF. Учтите, что факсимиле не заменяет подпись для юридически значимых документов.
Почему контрагент видит в PDF другие шрифты, чем у меня?
Штатное сохранение из 1С встраивает шрифты в файл, и проблема возникает редко. Чаще она появляется при использовании сторонних виртуальных принтеров без встраивания шрифтов. Решение — сохранять напрямую из 1С либо включить встраивание шрифтов в настройках принтера.