Документы и Печать · 11 мин
Как согласовывать документы в 1С:Документооборот
Как настроить и выполнить согласование документов в 1С:Документооборот: виды согласования, маршруты, роли, типовые ошибки и проверка результата.
Согласование в 1С:Документооборот — это процесс, в рамках которого документ проходит проверку ответственными лицами до его подписания, регистрации или отправки контрагенту. Система поддерживает несколько видов согласования: последовательное, параллельное и смешанное, а также позволяет гибко настраивать маршруты под структуру компании.
Чтобы согласование работало без сбоев, нужно заранее определить три вещи: кто участвует в проверке, в каком порядке и что происходит при отрицательном результате. Без этих настроек пользователи часто сталкиваются с «зависшими» задачами, документами без статуса и спорами о том, кто должен был подтвердить документ.
Материал подходит для редакций 1С:Документооборот КОРП и ПРОФ. Названия команд в интерфейсе могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроек прав доступа, но логика процесса остаётся одинаковой.
Какие виды согласования доступны и как выбрать подходящий
В системе предусмотрено три базовых варианта прохождения документа по согласующим. Выбор зависит от того, важна ли очередность проверки и насколько критична скорость.
Последовательное согласование — задача переходит от одного согласующего к следующему только после результата предыдущего. Подходит для договоров и финансовых документов, где юрист должен проверить текст раньше финансового директора. Минус — общее время складывается из времени каждого участника.
Параллельное согласование — задачи рассылаются всем участникам одновременно. Подходит для внутренних служебных записок и приказов, где важна скорость, а порядок проверки не принципиален. Результат зависит от настройки: документ может считаться согласованным, когда все высказались, либо при отрицательном ответе хотя бы одного участника процесс прекращается.
Смешанное согласование объединяет оба подхода: часть участников работает параллельно внутри этапа, этапы идут последовательно. Например, сначала параллельно проверяют юрист и бухгалтер, затем документ уходит руководителю.
Сравнение видов согласования
Когда важен порядок проверки и компетенции выстроены по цепочке. Ограничение — самый медленный вариант.
Когда нужно быстро собрать мнения независимых специалистов. Ограничение — нельзя учесть замечания одного согласующего до решения другого.
Когда в компании несколько уровней проверки и внутри уровня работают равнозначные специалисты. Требует более тщательной настройки маршрута.
Как подготовить документ к согласованию
Прежде чем запускать процесс, убедитесь, что документ готов: поля карточки заполнены, файл приложен, вид документа выбран корректно. Согласование незаполненной карточки — одна из главных причин возвратов и потери времени.
Проверьте, что у вас есть права на запуск процесса по этому виду документов. Если команда «Согласование» недоступна, причина обычно в настройках прав доступа или в том, что для вида документа запрещён ручной запуск процессов.
- 1Создайте документ через раздел «Документы» или «Создать» и выберите нужный вид документа.
- 2Заполните обязательные поля: наименование, контрагент или подразделение, сумма, сроки — по требованиям вашего регламента.
- 3Приложите файл документа через вкладку «Файлы» или кнопку «Добавить».
- 4Сохраните карточку и проверьте, что документ не находится в состоянии, блокирующем запуск процессов.
Как запустить согласование из карточки документа
Основной сценарий — запуск вручную из карточки документа. Откройте документ и нажмите кнопку процесса «Согласование» на панели команд (в некоторых версиях она находится в меню «Процессы» или на закладке «Процессы и задачи»).
Если для вида документа настроены шаблоны, система предложит выбрать подходящий. Шаблон уже содержит список согласующих, вид согласования и сроки — это самый надёжный способ, исключающий ошибки в маршруте. Если шаблона нет, маршрут формируется вручную.
При ручном формировании добавьте участников в поле «Исполнители», выберите вид согласования и задайте срок исполнения. В качестве согласующего можно указать конкретного пользователя, роль (например, «Руководитель подразделения») или подразделение. Роль предпочтительнее: при кадровых перестановках маршрут не придётся перестраивать.
После заполнения нажмите «Запустить» или «Записать и закрыть» в зависимости от формы. Система разошлёт задачи участникам, а в карточке документа появится запись о запущенном процессе.
Как согласующему обработать входящую задачу
Согласующий видит задачу в списке «Мои задачи» на начальной странице или через раздел «Задачи». Открыв задачу, он может перейти к документу, ознакомиться с приложенными файлами и историей предыдущих согласований.
Доступные варианты результата: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» и «Не согласовано». При выборе результата с замечаниями или отказе комментарий обязателен — без него инициатор не поймёт, что исправлять. Пишите замечание конкретно: пункт документа, суть несоответствия, ожидаемая правка.
Если задача пришла по ошибке или требует компетенции другого специалиста, используйте перенаправление (переадресацию) вместо формального согласования. Согласование «не глядя» создаёт юридические и финансовые риски: результат фиксируется в системе с указанием пользователя и времени.
Как отследить статус и что происходит после завершения
Инициатор отслеживает ход согласования на закладке «Процессы и задачи» в карточке документа. Там видно, кто уже высказался, у кого задача в работе и какие замечания поступили.
При положительном результате всех участников документ получает резолюцию согласования и может переходить к следующему этапу — подписанию, утверждению или регистрации, если это предусмотрено маршрутом. При отрицательном результате процесс обычно завершается, а инициатор получает задачу на ознакомление с результатом и доработку документа.
После доработки согласование запускается заново — новым циклом. История предыдущих циклов сохраняется в карточке, что важно для аудита: видно, какие замечания были и как они устранены.
Как проверить результат согласования
Процесс завершён, результат отображается, все участники высказались
Процесс активен, но задачи ни у кого не появились — маршрут сформирован с ошибкой
В карточке видна отметка о результате с датой и участниками
Резолюции нет при завершённом процессе — проверьте настройки вида документа
Задача видна в списке «Мои задачи» каждого участника
Задачи нет — проверьте права пользователя и корректность роли
Типовые ошибки и как их избежать
Большинство проблем с согласованием связано не с программой, а с организацией процесса: неправильные маршруты, отсутствие заместителей и нечёткие регламенты.
Отдельная проблема — отсутствие делегирования. Если согласующий уходит в отпуск и не настраивает замещение, его задачи простаивают. Разберите с сотрудниками правило: перед отсутствием настраивать делегирование задач в персональных настройках или через администратора.
Полезно завести внутренний регламент: какие виды документов проходят согласование, по какому шаблону и в какой срок. Когда правила зафиксированы, сотрудники реже запускают процессы «на всякий случай» и не перегружают согласующих.
Как настроить шаблон согласования
Шаблоны настраиваются в разделе администрирования процессов (обычно «Настройка и администрирование» → «Шаблоны процессов» или аналогичный раздел в зависимости от версии). Создайте новый шаблон согласования, задайте наименование, вид согласования и список исполнителей через роли.
Привяжите шаблон к виду документа — тогда при создании процесса система предложит его автоматически. Для часто используемых маршрутов назначьте шаблон по умолчанию: пользователю останется только запустить процесс, не выбирая участников.
Настройка шаблонов требует прав администратора или специалиста по процессам. Если у вас нет доступа к разделу шаблонов, передайте требования к маршруту администратору системы: вид документа, состав согласующих, порядок, сроки.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Согласование запускается из карточки документа, надёжнее всего — по шаблону с ролями вместо конкретных сотрудников. Вид согласования выбирается по важности порядка проверки. Результат каждого участника фиксируется, история циклов сохраняется, а зависшие задачи решаются делегированием и корректными сроками.
Частые вопросы о согласовании в 1С:Документооборот
Можно ли изменить маршрут после запуска согласования?
Да, но с ограничениями. Пользователь с соответствующими правами (обычно инициатор или администратор) может прервать процесс и запустить новый с изменённым маршрутом. Уже выданные результаты при этом сохраняются в истории. Изменять состав участников «на лету» в активном процессе стандартными средствами обычно нельзя.
Чем согласование отличается от утверждения?
Согласование — это сбор мнений специалистов, результатом может быть «согласовано с замечаниями». Утверждение — финальное решение руководителя, после которого документ получает официальный статус. На практике документ сначала проходит согласование, затем утверждение.
Что делать, если согласующий не видит задачу?
Проверьте три вещи: есть ли у пользователя права на документы данного вида, корректно ли заполнена роль (входит ли сотрудник в её состав) и не завершён ли процесс ошибочно. Если всё настроено верно, а задачи нет — обратитесь к администратору для проверки обмена данными и фоновых заданий.
Можно ли согласовывать документы из других программ 1С?
Да, через интеграцию: документы из 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ЗУП могут отправляться на согласование в Документооборот, а результат возвращается обратно. Настройка интеграции выполняется администратором и требует согласования форматов обмена между системами.
Как долго хранится история согласований?
История процессов хранится в базе без автоматического удаления — все циклы, результаты и комментарии доступны в карточке документа. При большом объёме базы администратор может настроить регламентную очистку устаревших данных, но по умолчанию история сохраняется полностью.
Можно ли согласовать документ с мобильного устройства?
Да, при наличии мобильного клиента 1С:Документооборот или настроенного веб-доступа. Согласующий видит свои задачи, открывает приложенные файлы и выносит результат. Состав доступных функций зависит от версии мобильного клиента и настроек сервера.