Документы и Печать · 11 мин
Как согласовать документ в 1С:Документооборот
Пошаговая инструкция по согласованию документов в 1С:Документооборот: создание задачи, настройка маршрутов, роли согласующих, типовые ошибки и проверка результата.
Согласование документов — один из базовых процессов в 1С:Документооборот. Оно позволяет передать договор, служебную записку или внутренний документ ответственным лицам, собрать их резолюции и зафиксировать итоговое решение в карточке документа. Система поддерживает как ручной запуск согласования, так и автоматическую маршрутизацию по заранее настроенным шаблонам.
Ниже разобран практический порядок действий: от подготовки карточки документа до проверки результата согласования. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Документооборот 8 КОРП, но большинство шагов применимо и к редакции ПРОФ с учётом её ограничений по маршрутизации.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на запуск процессов по документу, а у согласующих лиц — доступ к системе и корректно заполненные пользовательские карточки. Большинство проблем с согласованием связано именно с правами и настройками, а не с самими действиями в интерфейсе.
Что нужно проверить перед запуском согласования
Согласование запускается из карточки внутреннего, входящего или исходящего документа. Прежде чем отправлять документ на визы, убедитесь, что карточка заполнена корректно: указан вид документа, заголовок, подготовившее подразделение и ответственный. Для многих видов документов вид определяет, какие процессы вообще доступны — это настраивается администратором.
Проверьте, что к документу приложен сам файл (договор в Word, скан подписанного документа и т.п.). Согласующие чаще всего работают именно с файлом, и его отсутствие — частая причина возврата задач и потери времени.
Также важно состояние документа. Если по документу уже идёт другой активный процесс согласования, запуск второго может быть заблокирован настройками. Дублирующие процессы создают путаницу: резолюции ставятся в разных задачах, и итоговый статус становится неоднозначным.
Откройте карточку и проверьте обязательные поля
Вкладка с файлами в карточке документа
Закладка «Процессы и задачи» в карточке
Кнопка запуска согласования активна
Запуск согласования вручную из карточки документа
Ручной запуск подходит, когда маршрут нестандартный или шаблоны не настроены. Откройте карточку документа и на закладке процессов (или через кнопку создания процесса в командной панели) выберите процесс «Согласование». Система создаст новый бизнес-процесс, привязанный к документу.
В карточке процесса укажите предмет — сам документ обычно подставляется автоматически. Затем заполните список согласующих: добавьте сотрудников, роли или подразделения. Для каждого участника можно задать срок исполнения и порядок — последовательный или параллельный обход.
После заполнения нажмите «Старт». Система разошлёт задачи согласующим, и они появятся у них в разделе «Мои задачи». Инициатор при этом получает контрольную точку и может наблюдать за ходом процесса в карточке документа.
- 1Откройте карточку документа и перейдите к процессам
- 2Создайте процесс «Согласование»
- 3Проверьте, что предмет процесса — нужный документ
- 4Добавьте согласующих и задайте сроки
- 5Выберите порядок обхода: последовательно или параллельно
- 6Нажмите «Старт» и убедитесь, что задачи появились у исполнителей
Согласование по шаблону и комплексные процессы
Если документы одного вида согласуются по одинаковому маршруту, рационально использовать шаблоны процессов. Шаблон создаётся в разделе настроек процессов и привязывается к виду документа: в нём заранее заданы согласующие (конкретные люди или роли, например «Руководитель подразделения-инициатора»), сроки и порядок обхода.
При запуске по шаблону пользователю не нужно вручную собирать маршрут — система сама подставит участников, вычислив роли по данным документа. Это снижает количество ошибок: нельзя забыть обязательного визирующего или отправить документ не тому руководителю.
В редакции КОРП доступны комплексные процессы, где согласование — лишь один из этапов: например, «Рассмотрение → Согласование → Подписание → Регистрация». Такая схема удобна для договоров, когда после виз документ должен уйти на подпись руководителю и только потом регистрироваться с присвоением номера.
Как согласующему выполнить задачу
Согласующий видит задачу в списке «Мои задачи» на начальной странице или в разделе задач. Открыв задачу, он может перейти к карточке документа, просмотреть приложенные файлы и ознакомиться с историей — предыдущими резолюциями и комментариями.
Для выполнения задачи доступны варианты резолюции: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано» (набор вариантов зависит от настроек). Рекомендуется всегда заполнять комментарий, особенно при отказе или замечаниях: без пояснения инициатору придётся выяснять причины лично, и процесс затянется.
Если документ нужно доработать, согласующий выбирает отрицательный результат. В зависимости от настроек процесса документ вернётся инициатору на доработку, после чего цикл согласования может начаться заново — полностью или только с «отказавшего» участника, если используется соответствующая настройка повторного согласования.
Как выбрать вариант резолюции
Контроль хода согласования и лист согласования
Инициатор отслеживает процесс в карточке документа на закладке процессов: видно, кто уже проставил визу, у кого задача на исполнении и не истёк ли срок. Просроченные задачи подсвечиваются, а при настроенных эскалациях система может автоматически уведомлять руководителя согласующего.
По завершении процесса результат фиксируется в документе. На его основе формируется лист согласования — печатная форма со списком визирующих, датами и резолюциями. Лист можно вывести на печать из карточки документа и подшить к бумажному экземпляру, если в организации ведётся параллельный бумажный оборот.
Проверьте итоговое состояние документа: после успешного согласования оно обычно меняется автоматически (например, на «Согласован»), если это предусмотрено настройкой вида документа. Если состояние не изменилось — уточните у администратора, настроена ли связь результата процесса со статусом.
Как проверить результат
Все задачи выполнены, резолюции проставлены
Задачи висят неисполненными или просрочены
Статус изменился на согласованный
Статус прежний при завершённом процессе
Формируется и содержит все визы
Печатная форма пустая или недоступна
Видны даты, комментарии, порядок обхода
Процесс прерван с ошибкой или остановлен
Типовые проблемы и как их избежать
Наиболее частая ситуация — задача «зависла» у сотрудника, который в отпуске или уволен. Решение — настройка замещающих и делегирования: система может автоматически перенаправлять задачи отсутствующего на заместителя. Если делегирование не настроено, администратор вправе перенаправить задачу вручную.
Вторая типичная проблема — роль не вычисляется. Если в шаблоне указана роль «Руководитель подразделения», а в карточке подразделения руководитель не задан, процесс не сможет стартовать корректно. Такие ошибки видны при запуске: система сообщит, что исполнитель не определён. Проверяйте заполненность справочников подразделений и ролей.
Третья группа проблем — права доступа. Если согласующий не видит файл документа, скорее всего, ему не выданы права на предмет процесса. В типовой настройке участники процесса автоматически получают доступ к предмету, но при использовании дескрипторов доступа с жёсткими ограничениями это нужно проверять отдельно.
Ограничения и когда нужен администратор
Пользователь может самостоятельно запускать процессы, выполнять задачи и контролировать ход согласования. Однако настройка шаблонов, комплексных маршрутов, автоматических эскалаций, связи результатов с состояниями документов и прав доступа — зона ответственности администратора или внедренца.
Обращайтесь к администратору, если: процесс не стартует с ошибкой определения исполнителей, нужно изменить состав обязательных согласующих, требуется перенастроить повторное согласование после доработки или согласующие не видят файлы документов. Самостоятельное изменение настроек маршрутизации без понимания логики может нарушить работу процессов всей организации.
Также учитывайте ограничения редакции: в 1С:Документооборот ПРОФ нет комплексных процессов и части возможностей гибкой маршрутизации, доступных в КОРП. Если требуется многоэтапный маршрут с условиями и автоматическими переходами — это функциональность редакции КОРП.
Что важно запомнить
Согласование запускается из карточки документа вручную или по шаблону; согласующие работают через «Мои задачи» и проставляют резолюции с комментариями. Итог проверяется по состоянию документа и листу согласования, а проблемы с ролями, правами и маршрутами решаются через администратора.
Частые вопросы
Можно ли согласовать документ, если у меня нет кнопки запуска процесса?
Отсутствие кнопки обычно означает нехватку прав или то, что для данного вида документа процесс согласования не разрешён настройками. Обратитесь к администратору: он проверит вашу роль в системе и настройки вида документа, при необходимости добавит процесс в перечень доступных.
Что делать, если согласующий в отпуске и задача зависла?
Если настроено делегирование или указан замещающий, задачи перенаправляются автоматически. Если нет — попросите администратора перенаправить конкретную задачу другому исполнителю. На будущее имеет смысл настроить замещение для ключевых согласующих.
Можно ли изменить маршрут после старта согласования?
В уже запущенном процессе состав участников, как правило, фиксируется. Корректный путь — прервать процесс и запустить новый с актуальным маршрутом, либо попросить администратора скорректировать задачи. Учтите: прерванный процесс сохраняется в истории документа.
Как посмотреть, кто и когда поставил визу?
Откройте карточку документа и перейдите к закладке процессов: в истории видны все резолюции с датами и комментариями. Для бумажного архива сформируйте лист согласования — печатную форму с полным списком визирующих.
Почему после согласования статус документа не изменился?
Связь результата процесса с состоянием документа настраивается отдельно для каждого вида документов. Если автоматическая смена статуса не срабатывает, установите состояние вручную в карточке документа и сообщите администратору для настройки автоматики.
Чем согласование отличается от утверждения и подписания?
Согласование — сбор виз ответственных лиц по содержанию документа. Подписание — постановка подписи уполномоченным лицом (в том числе электронной), а утверждение и регистрация — финальные этапы, придающие документу юридическую силу и присваивающие номер. В комплексных маршрутах эти процессы выстраиваются последовательно.