Как согласовать договор в 1С:Документооборот

Согласование договора в 1С:Документооборот выполняется через бизнес-процесс «Согласование», который запускается из карточки внутреннего документа или исходящего документа с видом «Договор». Процесс автоматически рассылает задачи согласующим лицам, фиксирует результаты и хранит историю всех замечаний и версий файла.

Чтобы процесс работал корректно, в системе должны быть настроены вид документа, виды виз согласования и при необходимости шаблон процесса. Если этого не сделать, пользователь запустит согласование вручную, но маршрут придётся собирать каждый раз заново, а часть контрольных проверок (например, обязательность визы юриста) не сработает.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки карточки договора до завершения согласования и регистрации подписанного документа, а также типовые проблемы и способы их решения.

Подготовка карточки договора перед запуском согласования

Прежде чем запускать процесс, создайте или проверьте карточку документа. Для договоров обычно используется вид внутреннего документа «Договор» (номенклатура может отличаться в зависимости от настроек вашей организации). В карточке должны быть заполнены ключевые поля: заголовок, контрагент, сумма, срок действия, ответственный, подразделение.

Обязательно приложите файл договора — именно его будут смотреть согласующие. Файл добавляется на закладке «Файлы» кнопкой «Добавить» или перетаскиванием. Если договор ещё будет редактироваться в ходе согласования, не захватывайте файл на редактирование без необходимости: захваченный файл недоступен остальным участникам для изменений.

Проверьте состояние документа. Если по виду документа настроены состояния делопроизводства («Проект», «На согласовании», «Подписан» и т. п.), перед запуском документ должен находиться в состоянии, из которого согласование допустимо. Некоторые настройки запрещают запуск процесса по документу в состоянии «Подписан» или «Исполнен».

Запуск процесса согласования из карточки договора

Откройте карточку договора и нажмите кнопку «Процессы и задачи» → «Запустить процесс» (в части конфигураций — команда «Согласование» непосредственно в панели карточки). Система предложит список доступных шаблонов: «Согласование», комплексные процессы вида «Подготовка и согласование договора» и другие, созданные администратором.

Если подходящий шаблон есть, выберите его — маршрут, согласующие и сроки подставятся автоматически. При отсутствии шаблона выберите простой процесс «Согласование» и заполните участников вручную: укажите согласующих, порядок обхода (последовательный или параллельный), срок исполнения и при необходимости режим «С учетом замечаний».

После заполнения нажмите «Старт». Система проверит корректность маршрута и разошлёт задачи. Первый согласующий получит задачу «Согласовать документ» в своём списке задач; при последовательном маршруте следующий участник получит задачу только после решения предыдущего.

1. 1
   Откройте карточку договора и проверьте заполнение обязательных полей и наличие файла
2. 2
   Нажмите «Запустить процесс» и выберите шаблон «Согласование» или ведомственный шаблон договора
3. 3
   Проверьте список согласующих, порядок обхода и сроки, при необходимости скорректируйте
4. 4
   Нажмите «Старт» и убедитесь, что процесс появился на закладке «Процессы и задачи» в состоянии «Выполняется»
5. 5
   Дождитесь задач у согласующих и контролируйте ход через карточку процесса

Как проходит согласование у участников процесса

Согласующий открывает задачу из списка «Мои задачи» или из письма-уведомления. В форме задачи доступны карточка договора, приложенные файлы и история предыдущих согласований. Решение принимается кнопками «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано» — набор кнопок зависит от настроек результата согласования.

При выборе «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано» система потребует ввести комментарий — без него выполнить задачу нельзя. Замечания лучше формулировать предметно: пункт договора, что не устраивает, предлагаемая редакция. Размытые комментарии вида «нужно доработать» ведут к лишним циклам процесса.

Циклы согласования и повторная отправка

Если договор не согласован, процесс по стандартной логике возвращается инициатору на доработку. Инициатор вносит правки в файл (при этом рекомендуется создавать новую версию файла, чтобы сохранилась история), отвечает на замечания и выполняет задачу «Ознакомиться с результатом согласования» с вариантом повторного запуска. Процесс стартует новый цикл — номер цикла отображается в карточке процесса.

Количество циклов не ограничено, но на практике более трёх-четырёх итераций — признак того, что договор стоит обсудить с согласующими напрямую, а не пересылать файл по кругу.

Перед повторной отправкой полезно приложить к задаче краткую таблицу ответов на замечания: пункт, замечание, что изменено. Это заметно сокращает время повторного согласования, особенно у юристов и финансистов, которые проверяют только свои замечания.

Настройка маршрута: последовательное и параллельное согласование

В параметрах процесса выбирается порядок обхода участников. При последовательном согласовании задачи выдаются по очереди — это удобно, когда мнение следующего согласующего зависит от предыдущего (например, сначала инициатор-руководитель, затем юрист, затем финансовый директор). Минус — суммарный срок равен сумме сроков всех участников.

При параллельном согласовании задачи выдаются всем одновременно, а результат определяется настройкой: «согласовано, если согласовали все» или «согласовано, если согласовал хотя бы один». Для договоров почти всегда используется вариант «все», поскольку отрицательное решение любого обязательного участника должно блокировать документ.

Часть участников можно пометить как «необязательных» — их отказ не переводит процесс в состояние «Не согласован», но их виза фиксируется. Так оформляют, например, ознакомление службы безопасности без блокирующего права.

Выбор порядка обхода

Последовательное

Подходит, когда решения зависят друг от друга; дольше по времени, но исключает лишнюю работу следующих участников при отказе на раннем шаге

Параллельное (все)

Быстрее по срокам; подходит для независимых проверок (юрист, бухгалтер, безопасность), отказ любого блокирует договор

Смешанное

Часть участников последовательно, часть параллельно; настраивается в комплексных процессах и шаблонах, требует участия администратора

Визы согласования и фиксация результата

Результат каждого согласования автоматически записывается в карточку документа в виде визы: кто согласовал, когда, с каким результатом и каким комментарием. Список виз виден на закладке «Визы согласования» карточки договора и может выводиться на печать вместе с документом — для этого в шаблоне печатной формы должен быть предусмотрен соответствующий макет.

Если по виду документа настроена обязательность виз, система не даст перевести договор в состояние «Подписан» без наличия положительных виз от указанных ролей. Это основной контрольный механизм: он не позволяет «провести» договор мимо юриста или финансовой службы.

После завершения процесса инициатор получает задачу «Ознакомиться с результатом согласования». Её нужно выполнить — до этого момента процесс числится незавершённым, а отчёты по согласованиям покажут его как висящий.

Контрольные точки

Как проверить, что согласование завершено корректно

Состояние процесса на закладке «Процессы и задачи»

Норма

Процесс в состоянии «Завершен», результат «Согласовано»

Тревожный признак

Процесс «Выполняется», хотя все согласовали — не выполнена задача ознакомления инициатором

Визы в карточке документа

Норма

Есть визы всех обязательных согласующих с результатом и датой

Тревожный признак

Визы отсутствуют или часть участников без результата

Состояние документа

Норма

Документ переведён в состояние «Согласован» / готов к подписанию

Тревожный признак

Состояние не меняется — проверьте настройки состояний вида документа

Типичные проблемы и их решение

Самая частая ситуация — задача «зависла» у согласующего, который в отпуске или уволен. Решается перенаправлением задачи: это может сделать сам сотрудник до ухода, его руководитель или администратор через функцию «Перенаправление задач». Если в системе настроены замещающие и правила делегирования, задачи перенаправятся автоматически.

Вторая типичная проблема — процесс запущен по неактуальной версии файла. Если договор изменили после старта согласования, корректный путь — прервать процесс, обновить файл и запустить согласование заново. Редактировать файл «под ногами» у согласующих нельзя: они подпишут визу под одной версией, а в архив уйдёт другая, что при споре с контрагентом создаёт юридический риск.

Третья группа проблем — права доступа. Если согласующий не видит файл договора, значит, ему не выданы права на документ. Проверьте настройку «Автоматически добавлять участников процесса в права на документ» в шаблоне процесса или выдайте права вручную через команду «Права доступа» в карточке документа.

Когда нужен администратор: шаблоны и комплексные процессы

Разовое согласование можно запустить вручную без всякой настройки. Но если договоры согласуются регулярно, стоит попросить администратора создать шаблон процесса и привязать его к виду документа. Тогда маршрут, сроки, обязательные визы и автоматическая выдача прав будут подставляться сами, а запуск сократится до двух кликов.

Для сложных сценариев — подготовка договора, рассмотрение руководителем, согласование, подписание ЭП, регистрация — используются комплексные процессы с настраиваемой схемой. Их проектирование и изменение — задача администратора или внедренца; самостоятельно менять работающие схемы без тестовой копии не стоит: ошибка в схеме остановит согласование всех новых договоров.

FAQ по согласованию договоров в 1С:Документооборот

Можно ли согласовать договор, если шаблона процесса нет?

Да. Выберите стандартный процесс «Согласование» и укажите участников, порядок обхода и сроки вручную. Это рабочий вариант для разовых случаев, но при регулярном согласовании лучше заказать шаблон администратору.

Что делать, если согласующий в отпуске, а договор срочный?

Попросите руководителя согласующего или администратора перенаправить задачу другому сотруднику через функцию перенаправления задач. Прерывать и перезапускать весь процесс ради одного участника не обязательно.

Как посмотреть, кто уже согласовал договор, а кто нет?

Откройте карточку договора и перейдите на закладку «Процессы и задачи» — там виден активный процесс и его текущая точка маршрута. Полный список решений с датами и комментариями находится на закладке «Визы согласования».

Почему согласующий не видит приложенный файл договора?

У него нет прав на документ. Включите в шаблоне процесса автоматическое добавление участников в права или выдайте права вручную через команду «Права доступа» в карточке документа до или после запуска процесса.

Можно ли согласовать договор электронной подписью вместо визы?

Виза и подпись — разные механизмы. Виза фиксирует внутреннее решение согласующего, а подписание ЭП оформляет юридически значимое утверждение файла. В 1С:Документооборот поддерживаются оба сценария; какой применять, определяется регламентом документооборота вашей организации.

Что происходит с договором после отрицательного решения согласующего?

Процесс возвращает инициатору задачу «Ознакомиться с результатом». Инициатор либо дорабатывает договор и запускает новый цикл согласования, либо завершает работу с документом, если договор решено не заключать. Все замечания и визы сохраняются в истории.