Как сканировать документы в 1С:Документооборот

Сканирование в 1С:Документооборот позволяет переводить бумажные договоры, акты и входящую корреспонденцию в электронный вид и сразу привязывать их к карточкам документов. Система поддерживает как работу с локальным сканером на рабочем месте пользователя, так и потоковое сканирование больших пачек документов с последующей разборкой.

Перед началом работы важно понимать, какой сценарий вам нужен: одиночное сканирование с рабочего места исполнителя, централизованная оцифровка входящей почты или загрузка уже отсканированных файлов с диска. От этого зависят настройки, права и последовательность действий.

Основное требование к рабочему месту — корректно установленный драйвер сканера с поддержкой TWAIN или WIA и достаточные права пользователя в 1С:Документооборот. Если сканер не виден в операционной системе, внутри 1С он тоже не появится, поэтому проверку всегда начинают с Windows.

Что проверить перед первым сканированием

Сначала убедитесь, что сканер корректно работает в операционной системе: установите актуальный драйвер с сайта производителя и проверьте сканирование через стандартное приложение Windows. Если сканер работает через сетевое подключение, проверьте, что он доступен именно с того компьютера, на котором запущен клиент 1С.

Далее проверьте права в самой программе. Пользователю нужны права на добавление и редактирование файлов, а для потокового сканирования — доступ к соответствующей роли. Обычно эти настройки выполняет администратор в разделе управления доступом.

Также уточните, какой клиент используется. Работа со сканером наиболее стабильна в тонком клиенте на Windows. В веб-клиенте прямое сканирование с устройства ограничено, и чаще применяется загрузка готовых файлов или работа через расширение для работы с файлами.

Как отсканировать документ из карточки

Самый частый сценарий — прикрепить скан к уже созданной карточке документа, например к входящему письму или договору. Откройте карточку документа, перейдите на вкладку «Файлы» и нажмите команду сканирования. В зависимости от версии конфигурации она может называться «Сканировать» или находиться в меню «Добавить».

В открывшемся диалоге выберите сканер из списка доступных устройств, задайте параметры: цветность (цветной, оттенки серого, чёрно-белый), разрешение (для текстовых документов обычно достаточно 300 dpi), формат бумаги и сохраняемый формат файла. Запустите сканирование и дождитесь появления изображения в списке файлов документа.

После сканирования дайте файлу осмысленное имя — например, «Договор № 45 от 12.05, подписанный». Это упростит поиск и дальнейшую работу с документом, особенно если к карточке прикреплено несколько файлов.

1. 1
   Откройте карточку документа и перейдите на вкладку «Файлы»
2. 2
   Нажмите «Сканировать» и выберите устройство
3. 3
   Задайте цветность, разрешение и формат файла
4. 4
   Выполните сканирование и проверьте качество изображения
5. 5
   Переименуйте файл и сохраните карточку документа

Потоковое сканирование больших пачек документов

Когда нужно оцифровать десятки или сотни листов входящей корреспонденции, используют потоковое сканирование. В этом режиме документы загружаются в автоподатчик сканера и сканируются подряд, а система формирует из них отдельные файлы или многостраничные документы.

Команда потокового сканирования обычно находится в разделе работы с документами или в списке файлов. В настройках укажите, как разделять поток: по количеству страниц, по разделительным листам со штрихкодом или вручную после сканирования. Разделение по штрихкодам удобно, когда заранее известно, к каким карточкам будут привязаны документы.

После завершения потока откройте полученные файлы и проверьте: все ли страницы на месте, не склеились ли два документа в один, читаем ли текст. Ошибки разделения исправляются вручную — страницы можно переносить между файлами или пересканировать проблемный документ отдельно.

Настройка параметров сканирования и форматов

Качество и размер файлов определяются тремя параметрами: разрешением, цветностью и форматом. Для текстовых документов, которые планируется распознавать, оптимально разрешение около 300 dpi в оттенках серого. Для архивного хранения подписанных договоров часто выбирают цветной режим, чтобы были видны печати и подписи.

По форматам: PDF удобен для многостраничных документов и дальнейшего распознавания, TIFF традиционно используется для архивного хранения, JPEG подходит только для отдельных изображений и даёт потери качества на тексте. Если в организации есть регламент электронного архива, сверяйтесь с ним.

Учитывайте объём хранилища. Цветное сканирование в высоком разрешении создаёт файлы большого размера, и при массовой оцифровке это быстро увеличивает размер базы или тома хранения файлов. Разумный компромисс — 300 dpi и сжатие в PDF.

Распознавание текста и автозаполнение карточки

1С:Документооборот умеет распознавать текст отсканированных документов, если в программе настроен механизм распознавания. Распознанный текст сохраняется вместе с файлом и участвует в полнотекстовом поиске — документ можно найти по любому слову из его содержимого.

Для входящих документов распознавание помогает автоматически извлечь реквизиты: номер, дату, наименование контрагента. Однако результат всегда нужно проверять вручную — качество распознавания зависит от чёткости оригинала, и ошибки в номерах и датах недопустимы, поскольку документ регистрируется в системе.

Если распознавание недоступно или работает плохо, реквизиты заполняют вручную, ориентируясь на изображение скана в карточке. Это дольше, но исключает ошибки автоматики.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отображение файла

Норма

Скан открывается из карточки, страницы читаемы и в правильном порядке

Тревожный признак

Файл не открывается, страницы перевёрнуты или отсутствуют

Полнотекстовый поиск

Норма

Документ находится по слову из текста после распознавания

Тревожный признак

Поиск не находит документ даже по точной фразе

Реквизиты карточки

Норма

Номер, дата и контрагент совпадают с оригиналом

Тревожный признак

Есть расхождения хотя бы в одном реквизите

Типичные проблемы и их решение

Наиболее частая жалоба — сканер не виден в 1С, хотя в Windows работает. Причины: программа запущена на сервере или в веб-клиенте, а сканер подключён к локальному компьютеру; драйвер без поддержки TWAIN; не хватает прав пользователя. Решение — запускать сканирование с того рабочего места, где физически подключён сканер, и обновить драйвер.

Вторая группа проблем — качество изображения: перекос, полосы, тёмные края. Полосы обычно означают загрязнение стекла или лампы сканера, перекос — неправильную укладку в автоподатчик. Перед массовым сканированием всегда делайте пробный лист и оценивайте результат на экране в полном масштабе.

Третья типичная ситуация — отсканированный файл прикреплён не к той карточке или продублирован. Лишние файлы удаляйте сразу, пока документ не ушёл дальше по маршруту согласования: после запуска процессов исправление усложняется.

Альтернативные способы загрузки документов

Если сканера на рабочем месте нет, документы можно оцифровать на общем МФУ с отправкой в сетевую папку или на почту, а затем загрузить файлы в карточку документа через команду добавления с диска. Это стандартный сценарий для веб-клиента и удалённых сотрудников.

Ещё один вариант — фотографирование документа на смартфон с последующей загрузкой через мобильный клиент или веб-интерфейс. Для оперативной фиксации документа это допустимо, но для архивного хранения и распознавания качество фото обычно уступает скану.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сканер подключён к рабочему месту и нужен один документСканируйте из карточки документа в тонком клиенте

Нужно оцифровать большую пачку входящихИспользуйте потоковое сканирование с разделением страниц

Работаете в веб-клиенте или удалённоСканируйте на МФУ в папку и загружайте файлы с диска

Нужен поиск по тексту документаВключите распознавание и проверьте результат вручную

Частые вопросы

Почему в 1С:Документооборот нет кнопки «Сканировать»?

Чаще всего программа запущена в веб-клиенте, где прямое сканирование не поддерживается, либо у пользователя нет прав на добавление файлов. Проверьте режим клиента и настройки доступа у администратора.

Какое разрешение выбрать для сканирования документов?

Для текстовых документов обычно достаточно 300 dpi — это баланс качества распознавания и размера файла. Более высокое разрешение заметно увеличивает файлы, но редко улучшает результат для обычного текста.

Можно ли сканировать сразу в PDF из 1С?

Да, в диалоге сканирования можно выбрать PDF как формат сохраняемого файла. Многостраничные документы при этом сохраняются одним файлом, что удобно для хранения и отправки.

Как разделить поток отсканированных страниц на отдельные документы?

Используйте настройки потокового сканирования: разделение по числу страниц, по разделительным листам со штрихкодом или вручную после завершения. После разделения обязательно просмотрите каждый файл.

Почему распознанный документ не находится поиском?

Возможные причины: распознавание не выполнялось или завершилось с ошибкой, не обновлён полнотекстовый индекс, качество скана слишком низкое. Проверьте наличие распознанного текста у файла и дождитесь обновления индекса.

Что делать, если сканер работает в Windows, но не виден в 1С?

Убедитесь, что установлен TWAIN-совместимый драйвер, 1С запущена на том же компьютере, где подключён сканер, и используется тонкий клиент. При сетевом сканере проверьте его доступность с рабочего места.