Как сканировать документ в 1С: инструкция для пользователей

Бумажные первичные документы — накладные, акты, счета-фактуры — удобно хранить прямо в базе 1С в виде скан-копий. Это ускоряет поиск документа, позволяет проверять подлинность подписи без подъёма архива и упрощает обмен с контрагентами и аудиторами. В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, Зарплата и управление персоналом) сканирование встроено в механизм присоединённых файлов.

Сканировать документ в 1С можно двумя способами: напрямую из интерфейса программы через драйвер сканера (TWAIN/WIA) или путём прикрепления уже готового файла, полученного штатной программой сканера. Оба способа дают одинаковый результат — файл сохраняется в информационной базе или в каталоге на диске и привязывается к конкретному объекту: документу, элементу справочника, письму.

Ниже разобраны подготовка оборудования, оба сценария сканирования, настройка хранения файлов, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на пользователя без прав администратора, но отдельные настройки (например, тома хранения) требуют участия специалиста.

Что нужно подготовить перед сканированием

Прямое сканирование из 1С работает только при выполнении нескольких условий. Во-первых, сканер должен быть корректно установлен в операционной системе: драйвер загружен с сайта производителя, устройство видно в разделе «Устройства и принтеры» Windows и штатная программа сканирования (например, «Факсы и сканирование Windows») получает изображение без ошибок.

Во-вторых, для работы через TWAIN-интерфейс платформа 1С использует внешнюю компоненту сканирования. В тонком и веб-клиенте она запрашивает установку при первом обращении — пользователю нужно разрешить установку и подключение компоненты. Если компонента заблокирована политиками безопасности, кнопка сканирования будет недоступна или завершится ошибкой.

В-третьих, проверьте разрядность: 64-разрядный клиент 1С не всегда работает со старыми 32-разрядными TWAIN-драйверами. Если сканер старый и прямое сканирование не запускается, надёжнее использовать сценарий «сканировать в файл, затем прикрепить» — он не зависит от компоненты.

Как отсканировать документ напрямую из 1С

Откройте документ, к которому нужно прикрепить скан, например «Поступление (акт, накладная)» в 1С:Бухгалтерии. Перейдите по ссылке «Присоединенные файлы» в командной панели формы или нажмите пиктограмму скрепки. В открывшемся списке файлов нажмите кнопку «Добавить» и выберите вариант «Сканировать» (в некоторых конфигурациях — «Со сканера»).

1С запустит диалог сканирования драйвера устройства. Выберите источник (планшетный сканер или автоподатчик), задайте разрешение — для документов обычно достаточно 200–300 dpi, цветной режим для печатей и подписей, чёрно-белый — для экономии места. После завершения сканирования файл автоматически сохранится и появится в списке присоединённых файлов документа.

Если страниц несколько, используйте автоподатчик (ADF) и сканируйте пачкой — в зависимости от драйвера страницы попадут либо в один многостраничный файл, либо в несколько отдельных. Заранее уточните поведение своего сканера на тестовом документе, чтобы не получить десятки одностраничных файлов там, где ожидался один.

1. 1
   Откройте документ и нажмите «Присоединенные файлы» или скрепку
2. 2
   Нажмите «Добавить» → «Сканировать» и разрешите установку компоненты при запросе
3. 3
   В диалоге сканера выберите источник, разрешение 200–300 dpi и цветной режим
4. 4
   Запустите сканирование и дождитесь появления файла в списке
5. 5
   Откройте файл двойным щелчком и проверьте читаемость изображения

Как прикрепить готовый скан из файла

Этот способ универсален и работает в любой конфигурации, независимо от драйверов и компонент. Отсканируйте документ штатной программой сканера или МФУ и сохраните результат в папку на компьютере. Предпочтительные форматы — PDF для многостраничных документов, JPEG или PNG для одиночных страниц.

В 1С откройте документ, перейдите в «Присоединенные файлы», нажмите «Добавить» → «Из файла» (или «Добавить из файла на диске») и укажите сохранённый скан. Многие конфигурации поддерживают перетаскивание файла мышью прямо в форму документа или в список присоединённых файлов — это самый быстрый вариант при массовой обработке.

Дополнительный сценарий — кнопка «Отсканировать и прикрепить» у поставщиков решений для потокового ввода, а также обработка «Загрузка файлов» в некоторых конфигурациях. Если документы приходят пачками, удобно настроить на МФУ сканирование в сетевую папку, а затем прикреплять файлы оттуда.

Настройка хранения присоединённых файлов

По умолчанию файлы хранятся внутри информационной базы. Это удобно для резервного копирования, но при активном сканировании база быстро растёт: сотни сканов в месяц могут добавить гигабайты к объёму. Рост базы замедляет создание копий и обновление конфигурации.

Альтернатива — хранение файлов в томах на диске. Администратор в разделе «Настройки работы с файлами» (в БСП-конфигурациях: Администрирование → Настройки работы с файлами) включает хранение в томах и указывает пути к сетевым каталогам. Тогда в базе остаются только ссылки, а сами сканы лежат в файловой системе.

При выборе варианта учитывайте резервное копирование: если файлы в томах, копировать нужно и базу, и каталоги томов, иначе при восстановлении ссылки окажутся битыми. Также убедитесь, что у сервера 1С есть права на запись в указанные каталоги.

Где хранить сканы

В информационной базе

Подходит при небольшом объёме сканов; плюс — файлы входят в штатную резервную копию, минус — база быстро растёт

В томах на диске

Подходит при массовом сканировании; плюс — компактная база, минус — нужно отдельно резервировать каталоги и настраивать права доступа

Проверка результата и типичные ошибки

После прикрепления откройте файл из списка двойным щелчком и убедитесь, что изображение читаемо: видны подписи, печати, номера и даты документа. Проверьте, что прикреплён весь документ целиком, а не первая страница из нескольких. Если скан тёмный или обрезанный — удалите файл из списка и отсканируйте заново с другими настройками драйвера.

Частая ошибка — сканирование в формат TIFF с экзотическим сжатием или в форматы RAW сканера: такие файлы могут не открываться у коллег на других компьютерах. Используйте PDF и JPEG — их откроет любая система. Вторая типичная ошибка — прикрепление скана не к тому объекту: файл привязывается к тому документу, из которого вызвана команда, поэтому перед сканированием проверьте номер и дату открытого документа.

Ещё одна проблема — отсутствие прав на добавление файлов. Если кнопки «Добавить» нет или она неактивна, обратитесь к администратору: роль пользователя должна включать право работы с присоединёнными файлами. В файловой базе по сети также проверьте, что база не открыта в монопольном режиме другим сеансом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Файл в списке присоединённых

Норма

Файл виден в списке и открывается двойным щелчком

Тревожный признак

Файл не появился или выдаёт ошибку открытия

Читаемость изображения

Норма

Различимы подписи, печати, номера и суммы

Тревожный признак

Изображение тёмное, размытое или обрезанное

Полнота документа

Норма

Присутствуют все страницы документа

Тревожный признак

Прикреплена только первая страница многостраничного документа

Часто задаваемые вопросы

Почему в 1С нет кнопки «Сканировать»?

Команда появляется только в конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем с включённой работой с файлами и при наличии прав у пользователя. Проверьте, что в настройках программы включена работа с присоединёнными файлами, а вашей роли разрешено их добавление. В веб-клиенте дополнительно требуется расширение работы с файлами для браузера.

Какой формат и разрешение выбрать для сканов?

Для многостраничных документов — PDF, для одиночных страниц — JPEG или PNG. Разрешения 200–300 dpi достаточно для чтения текста, подписей и печатей; большее разрешение лишь увеличивает размер файла без практической выгоды.

Можно ли сканировать из 1С через веб-браузер?

Да, но потребуется установить расширение для работы с файлами и компоненту сканирования — браузер запросит разрешение при первом обращении. Если прямое сканирование в веб-клиенте не работает из-за ограничений браузера, используйте сценарий «сканировать в файл, затем прикрепить».

Заменяет ли скан-копия в 1С бумажный оригинал?

Нет. Прикреплённый скан служит для оперативного поиска и визуальной проверки. Юридическую силу имеет бумажный оригинал либо электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью через оператора ЭДО.

Что делать, если база сильно выросла из-за сканов?

Попросите администратора включить хранение присоединённых файлов в томах на диске — файлы будут вынесены из базы в сетевые каталоги. Дополнительно можно пересмотреть настройки сканирования: чёрно-белый режим и разрешение 200 dpi заметно уменьшают размер файлов.

Как прикрепить скан сразу к нескольким документам?

Штатно файл привязывается к одному объекту. Если один скан относится к нескольким документам, прикрепите его к каждому по очереди через «Добавить из файла» — в большинстве конфигураций при этом создаются отдельные копии файла, что нужно учитывать при оценке объёма хранения.