Как сгруппировать документы в 1С

Группировка документов в 1С — это способ упорядочить список документов по какому-либо признаку: по дате, контрагенту, организации, виду документа или статусу. В зависимости от задачи группировка выполняется разными инструментами: настройкой списка журнала, отбором и сортировкой, универсальным отчётом или механизмом связанных (подчинённых) документов.

Чаще всего с задачей группировки сталкиваются бухгалтеры и менеджеры, когда в общем журнале накапливаются сотни документов и найти нужный становится сложно. Правильно настроенная группировка превращает бесконечный список в структуру со сворачиваемыми узлами, где видно итоги по каждой группе.

Материал актуален для типовых конфигураций на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация), а также в общих чертах подходит для обычных форм. Названия пунктов меню могут немного отличаться между версиями платформы и конфигураций.

Определитесь, какая группировка вам нужна

Под «группировкой документов» пользователи обычно понимают одну из трёх задач, и инструмент для каждой свой. Первая задача — визуально упорядочить список в журнале, чтобы документы отображались сгруппированными по признаку. Вторая — получить аналитическую сводку с итогами: суммы по контрагентам, количество документов по месяцам. Третья — увидеть цепочку связанных документов, созданных на основании друг друга.

От выбранной задачи зависит и результат: настройка списка меняет только отображение и не считает итоги, универсальный отчёт считает итоги, но не меняет журнал, а структура подчинённости показывает связи, но не группирует произвольный список. Смешивать эти инструменты не нужно — используйте каждый по назначению.

Маршрут решения

Как выбрать инструмент

Нужно упорядочить журнал документов для ежедневной работыИспользуйте настройку списка с группировкой по полю

Нужны итоги по группам: суммы, количество, средние значенияСформируйте универсальный отчёт с группировкой строк

Нужно увидеть цепочку «основание → созданные документы»Откройте структуру подчинённости из документа

Нужно постоянно хранить документы в папкахИспользуйте группы справочника или дополнительные свойства и отборы

Группировка в журнале документов через настройку списка

Основной способ — настройка динамического списка журнала. Откройте нужный журнал (например, «Покупки → Поступления (акты, накладные)» или «Все документы»), затем в меню «Ещё» выберите «Настроить список». В некоторых конфигурациях команда называется «Настройка списка» или доступна через кнопку с изображением шестерёнки.

В открывшемся окне перейдите на закладку «Группировка» и добавьте поле, по которому нужно объединить документы: «Контрагент», «Организация», «Дата», «Склад», «Ответственный». После нажатия «ОК» или «Завершить редактирование» список перестроится: появятся узлы групп, которые можно сворачивать и разворачивать. Комбинируйте несколько уровней — например, сначала по организации, внутри неё по контрагенту.

Дополнительно настройте сортировку внутри групп (обычно по дате) и при необходимости отбор, чтобы в список не попадали лишние документы. Настройки списка сохраняются для текущего пользователя и не влияют на коллег.

1. 1
   Откройте журнал документов нужного раздела
2. 2
   Нажмите «Ещё → Настроить список»
3. 3
   На закладке «Группировка» добавьте поле, например «Контрагент»
4. 4
   При необходимости добавьте второй уровень группировки и сортировку по дате
5. 5
   Нажмите «Завершить редактирование» и проверьте, что список сворачивается по группам

Группировка через универсальный отчёт с итогами

Если по группам нужны не только списки, но и суммы, количество документов или средние значения, используйте «Универсальный отчёт» (в типовых конфигурациях находится в разделе «Отчёты» или «Руководителю/Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки»). В поле объекта выберите «Документы», затем конкретный вид документа.

В настройках отчёта добавьте группировку строк по нужному реквизиту — контрагенту, организации, складу — и выберите ресурсы: сумма документа, количество. Отчёт покажет дерево групп с итогами на каждом уровне. Такой вариант удобен для сверки объёмов закупок по поставщикам или анализа документооборота по подразделениям.

Готовую настройку можно сохранить как вариант отчёта, чтобы не собирать её заново. Варианты отчётов доступны всем пользователям, если при сохранении отметить соответствующий признак, либо только автору.

Группировка связанных документов: структура подчинённости

Когда документы созданы на основании друг друга (счёт на оплату → реализация → счёт-фактура → оплата), их логическая группа — это цепочка оснований. Чтобы увидеть её, откройте любой документ цепочки и нажмите кнопку «Структура подчинённости» (обычно в командной панели формы или в меню «Ещё»).

Откроется дерево, где вверху документ-основание, а ниже — все созданные на его основе документы. Из дерева можно открыть любой документ, увидеть его проведённость и сумму. Это самый быстрый способ проверить, закрыта ли сделка полным комплектом документов.

Если связь не отображается, проверьте, создан ли документ именно вводом на основании, а не копированием или вручную. При ручном создании связь с основанием не возникает, и собрать такие документы в одну группу автоматически не получится — только по общему реквизиту (номеру договора, контрагенту) через отбор.

Отбор и дополнительные свойства как альтернатива группировке

Не всегда нужна многоуровневая группировка — часто достаточно быстрого отбора. В журнале нажмите кнопку поиска или «Ещё → Настроить список → Отбор» и задайте условие: контрагент равен конкретному значению, дата в интервале, сумма больше заданной. Список сократится до нужного подмножества.

Для нестандартных признаков, которых нет в реквизитах документа, используйте дополнительные реквизиты и сведения. Например, добавьте документам свойство «Проект» или «Статус согласования», заполняйте его и затем группируйте или отбирайте по этому свойству. В типовых конфигурациях дополнительные реквизиты включаются в разделе «Администрирование → Общие настройки».

Ещё один вариант — подписки и пометки: в некоторых конфигурациях есть механизм «Группы документов» или теги. Если типового механизма нет, а потребность постоянная, задачу решают доработкой: добавлением реквизита «Папка» или регистра сведений для связывания документов.

Сравнение способов группировки

Настройка списка журнала

Быстро и без прав, но только меняет отображение; итогов по группам нет

Универсальный отчёт

Считает итоги и сохраняет варианты, но требует прав и не меняет журнал

Структура подчинённости

Показывает реальные связи документов, но работает только для цепочек по основанию

Дополнительные свойства и отборы

Гибко для нестандартных признаков, но требует дисциплины заполнения

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки группировки проверьте три вещи: все ли документы попали в группы (нет ли узла с пустым значением группировки — это признак незаполненного реквизита), совпадает ли количество документов с исходным списком без группировки, корректно ли считаются итоги в отчёте (сверьте пару групп вручную).

Частая ошибка — группировка по реквизиту, который заполнен не у всех документов. В результате часть документов «теряется» в группе с пустым значением, и пользователь считает, что данных нет. Лечится это массовым заполнением реквизита через групповое изменение реквизитов (раздел «Администрирование → Обслуживание») с предварительной резервной копией.

Вторая типичная проблема — медленная работа журнала после включения группировки по нескольким полям на больших объёмах. Динамический список с группировками тяжелее обычного, поэтому на крупных базах ограничивайте список отбором по периоду и не добавляйте больше двух уровней группировки.

FAQ

Можно ли сгруппировать документы разных видов в одном журнале?

Да, если журнал включает несколько видов документов (например, общий журнал «Складские документы»). Группировка работает по общим полям: дате, организации, складу. Группировка по реквизиту, которого нет у части видов, соберёт такие документы в группу с пустым значением.

Как сохранить настройку группировки, чтобы не настраивать заново?

Настройки списка в управляемых формах сохраняются автоматически для текущего пользователя. В отчётах используйте «Сохранить вариант отчёта» — тогда настройку можно будет выбрать из списка вариантов или открыть доступ к ней коллегам.

Почему в группировке по дате документы объединяются с точностью до секунды?

Поле «Дата» документа хранит время. В настройке группировки для даты выберите периодичность — день, месяц или год, если конфигурация это поддерживает. В отчётах на СКД периодичность задаётся в свойствах поля группировки.

Можно ли рассылать сгруппированный отчёт по расписанию?

Да, если в конфигурации включён механизм рассылки отчётов (раздел «Администрирование»). Сохраните вариант отчёта с нужной группировкой, создайте рассылку, укажите получателей и расписание — отчёт будет формироваться и отправляться автоматически.

Как сгруппировать документы по договору, если его нет в списке полей?

Если поле «Договор» недоступно в настройке списка, значит, оно не входит в запрос динамического списка журнала. Используйте универсальный отчёт по документам — там доступны все реквизиты, либо попросите администратора добавить поле в настройку журнала через расширение конфигурации.

Влияет ли группировка списка на других пользователей?

Нет, настройка списка журнала — персональная. Но вариант отчёта, сохранённый с признаком доступности всем пользователям, увидят коллеги. Групповое изменение реквизитов, наоборот, затрагивает данные всей базы и всех пользователей.