Документы и Печать · 11 мин
Как сформировать заказ-наряд в 1С
Пошаговая инструкция по созданию заказ-наряда в 1С: заполнение шапки, услуг и материалов, проведение документа, типичные ошибки и проверка результата.
Заказ-наряд — рабочий документ для компаний, которые оказывают услуги и выполняют работы: автосервисов, мастерских по ремонту техники, сервисных центров, шиномонтажей. Он объединяет в одном документе перечень работ, израсходованные материалы и запчасти, данные заказчика и исполнителей, а после проведения формирует движения по складу, расчётам с клиентом и начислению выработки сотрудникам.
Документ «Заказ-наряд» штатно присутствует в конфигурациях, ориентированных на сферу услуг и ремонта: «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ), отраслевых решениях для автосервиса, а также в «1С:Комплексная автоматизация» и ERP в составе механизмов ремонтов. В типовой «1С:Бухгалтерии» документа с таким названием нет — там услуги оформляются реализацией, а работы с материалами — через комбинацию документов.
Ниже разобран полный цикл работы с заказ-нарядом: где найти документ, как заполнить шапку и табличные части, как провести документ и проверить результат, какие ошибки встречаются чаще всего и что делать, если типовой функциональности не хватает.
Где находится документ и что подготовить перед созданием
В «1С:Управление нашей фирмой» журнал заказ-нарядов открывается через раздел «Продажи» → «Заказ-наряды». В отраслевых конфигурациях для автосервиса документ может находиться в разделах «Сервис», «Ремонты» или «Рабочий стол мастера». Если документа нет в интерфейсе, проверьте, включена ли функциональная опция учёта работ и заказ-нарядов в настройках программы, и есть ли у пользователя соответствующие права.
Перед созданием документа убедитесь, что заполнены справочники: контрагент-заказчик (или физическое лицо), номенклатура работ с типом «Услуга» или «Работа», номенклатура материалов с типом «Запас», сотрудники-исполнители. Если работы и запчасти вводятся «с нуля» прямо в документе, это замедляет оформление и приводит к дублям в справочнике номенклатуры.
Создание документа и заполнение шапки
Нажмите кнопку «Создать» в журнале заказ-нарядов. Программа присвоит номер и дату автоматически — менять их без необходимости не стоит, поскольку нумерация участвует в отчётах и печатных формах. В шапке укажите организацию, от имени которой оформляется заказ, и заказчика: контрагента из справочника или нового клиента, которого можно создать прямо из документа.
Далее заполните параметры, влияющие на расчёты: договор с покупателем (если ведётся учёт по договорам), вид цен для расчёта стоимости работ и материалов, склад списания материалов, подразделение-исполнитель. В автосервисных конфигурациях в шапке или на отдельной вкладке указываются автомобиль, его госномер, пробег и мастер-приёмщик — эти данные попадут в печатную форму.
Отдельное поле — состояние заказа. В УНФ заказ-наряды работают со статусами («Открыт», «В работе», «Выполнен», «Завершён»), которые отображаются в журнале цветными индикаторами и помогают контролировать очередь работ. Статус не влияет на проводки, но влияет на аналитику и напоминания.
Заполнение табличных частей: работы и материалы
Табличная часть «Работы» (или «Услуги») — основа заказ-наряда. Добавьте строку, выберите работу из номенклатуры, укажите количество (нормо-часы, штуки, условные единицы) и цену. Если для номенклатуры настроены цены по виду цен, стоимость подставится автоматически. Для каждой работы можно указать исполнителя — тогда после проведения сотруднику будет начислена выработка по настроенной схеме (процент от стоимости, фиксированная сумма или сдельно).
Табличная часть «Материалы» (или «Запасы», «Запчасти») содержит израсходованные товары. Здесь важно правильно указать склад: при проведении материалы будут списаны именно с него, и при недостатке остатка документ не проведётся (если включён контроль остатков). Если запчасть привёз сам клиент, её либо не включают в документ вовсе, либо оформляют отдельным признаком «материал заказчика» — в зависимости от возможностей конфигурации.
- 1Создайте документ из журнала «Продажи → Заказ-наряды» кнопкой «Создать»
- 2Заполните организацию, заказчика, договор и вид цен в шапке
- 3Добавьте работы: номенклатура, количество, цена, исполнитель
- 4Добавьте материалы и проверьте склад списания и остатки
- 5Установите скидку при необходимости и проверьте итоговую сумму
- 6Проведите документ и проверьте статус, остатки и задолженность
Скидки и наценки
Скидка может применяться автоматически (если настроены скидки по виду цен, дисконтным картам или сумме заказа) либо вручную по строке или на весь документ. Ручная скидка на весь документ пересчитывает цены во всех строках — проверьте итог после её применения, особенно если часть строк уже была отредактирована вручную.
Проведение документа и его последствия
Кнопка «Провести» или «Провести и закрыть» фиксирует документ в учёте. В зависимости от конфигурации и настроек проведённый заказ-наряд формирует: списание материалов со склада по себестоимости, задолженность покупателя на сумму заказа, выработку исполнителей, резервирование материалов под заказ (если включено). Движения документа можно посмотреть через кнопку «Ещё» → «Движения документа» или отчёт по проводкам.
Если заказ-наряд используется только как калькуляция и предварительный расчёт, а фактическая продажа оформляется позже, документ можно оставить непроведённым или провести в статусе «В работе» — поведение зависит от настроек варианта использования заказ-нарядов в учётной политике. Проверьте этот момент заранее, чтобы не получить дублирующие движения при последующем оформлении акта или реализации.
Оплата и завершение заказа
Оплата по заказ-наряду оформляется либо прямо из документа (кнопка оплаты или ввод документа оплаты на основании), либо через кассу: «Приходный кассовый ордер» или операцию по платёжной карте с указанием заказ-наряда как основания. В УНФ сумма оплаты отображается в документе и в журнале, что позволяет видеть долги по каждому заказу без дополнительных отчётов.
После выполнения работ и получения оплаты переведите заказ-наряд в завершающий статус. Открытые «зависшие» заказы искажают отчёты по задолженности и мешают контролю текущей загрузки. Для анализа используйте отчёты «Заказ-наряды», «Продажи по заказам», «Дебиторская задолженность» — они покажут незакрытые и неоплаченные документы.
Проверка результата
После проведения убедитесь, что документ сработал так, как ожидалось. Откройте движения документа и сверьте: материалы списаны с нужного склада, сумма задолженности совпадает с итогом документа, выработка начислена нужным сотрудникам. Распечатайте или сохраните печатную форму заказ-наряда для клиента — она формируется по кнопке «Печать».
Как проверить результат
Остаток уменьшился на количество из документа
Остаток не изменился или ушёл в минус
В отчёте по расчётам видна сумма заказ-наряда
Задолженность отсутствует или задвоена
Документ проведён, статус соответствует этапу работ
Документ не проведён или помечен на удаление
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за неверного типа номенклатуры: работа заведена как «Запас» и при проведении списывается со склада, которого у неё нет, или материал заведён как «Услуга» и не контролируется по остаткам. Вторая частая причина — отрицательные остатки: документ не проводится, если контроль остатков включён, а товара на выбранном складе недостаточно. Решение — оприходовать товар документом поступления или изменить склад.
Ещё одна ошибка — дубли клиентов и номенклатуры, заведённые «на скорую руку» из документа. Со временем это ломает отчёты и историю обращений клиента. Заведите правило: новые элементы справочников создаёт ответственный сотрудник, а приёмщики только выбирают из существующих.
Если типового документа нет или не хватает функциональности
В конфигурациях без штатного заказ-наряда (например, «1С:Бухгалтерия») схему собирают из стандартных документов: счёт на оплату как предварительная калькуляция, «Реализация (акты, услуги)» для работ, «Требование-накладная» или «Отчёт производства за смену» для списания материалов. Это рабочий вариант для редких ремонтов, но при регулярном потоке заказов он трудоёмок и не даёт статусов, печатной формы заказ-наряда и учёта выработки.
Альтернатива — переход на УНФ или отраслевое решение, либо доработка конфигурации: добавление собственного документа «Заказ-наряд» силами разработчика. Доработка оправдана, когда типовой документ близок к нужному, но не хватает отдельных реквизитов или печатной формы; полностью самописный документ дороже в поддержке, чем смена конфигурации.
Как выбрать решение
Что важно запомнить
Заказ-наряд заполняется от шапки к табличным частям: заказчик и параметры расчётов, затем работы с исполнителями и материалы со складом списания. Проведение списывает запасы и формирует задолженность, поэтому перед проведением проверьте склад, дату и типы номенклатуры. Завершённые заказы закрывайте статусом, а результат контролируйте через движения документа и отчёты.
Частые вопросы
Чем заказ-наряд отличается от заказа покупателя?
Заказ покупателя фиксирует намерение клиента приобрести товары и обычно не списывает материалы и не начисляет выработку. Заказ-наряд — исполнительный документ сферы услуг: он включает работы, исполнителей и израсходованные материалы и при проведении сам формирует списания и задолженность, без обязательного оформления отдельной реализации.
Документ не проводится с сообщением о нехватке товара. Что делать?
Проверьте отчёт «Остатки на складах» по позиции из сообщения: на каком складе есть нужное количество. Либо измените склад в табличной части документа, либо оформите поступление или перемещение товара на нужный склад, затем проведите заказ-наряд повторно. Отключать контроль остатков ради одного документа не стоит — это ведёт к минусам на складе.
Можно ли изменить проведённый заказ-наряд?
Да, документ можно открыть, изменить и перепровести, если период не закрыт и на основании документа не введены зависимые документы (оплата, возврат). Если оплата уже оформлена, сначала оцените, как изменение суммы повлияет на расчёты: возможно, потребуется корректировка или оформление возврата разницы клиенту.
Как распечатать заказ-наряд для клиента?
Используйте кнопку «Печать» в форме документа — там доступны типовые формы заказ-наряда, акта выполненных работ и гарантийного талона (состав зависит от конфигурации). Если типовая форма не подходит, её можно отредактировать через механизм редактирования макетов или заказать внешнюю печатную форму у разработчика.
Как учесть запчасти, которые привёз сам клиент?
Материалы заказчика не должны списываться с вашего склада и включаться в себестоимость. Варианты: не вносить их в документ вовсе и отразить только работы, либо использовать специальный признак «материал заказчика», если он предусмотрен конфигурацией, либо указать их в комментарии для печатной формы. Проверьте, как выбранный способ отображается в отчётах.
Почему исполнителю не начислилась выработка по заказ-наряду?
Проверьте три момента: указан ли сотрудник в колонке «Исполнитель» табличной части работ, настроена ли для него схема начисления выработки (процент, сумма или сдельная расценка) в карточке сотрудника или виде работ, и проведён ли сам документ. Выработка формируется только по проведённым заказ-нарядам и отображается в отчётах по зарплате и выработке.