Как сформировать реестр документов в 1С:УНФ

Реестр документов в 1С:УНФ (Управление нашей фирмой) — это упорядоченный список проведённых или созданных документов за выбранный период: счетов, накладных, актов, платёжных поручений, заказов покупателей. Он нужен для сверки с контрагентами, передачи бумаг в бухгалтерию, подготовки к налоговой проверке и внутреннего контроля.

В УНФ реестр можно получить тремя способами: через стандартные журналы документов с отборами, через встроенную печатную форму «Реестр документов» и через универсальный отчёт с последующей выгрузкой в Excel. Выбор зависит от задачи: быстро посмотреть список, распечатать подписанный реестр или передать данные для обработки.

Ниже разобраны все три способа с точным указанием разделов меню, типичные ошибки при формировании и способы проверить, что в реестр попали все нужные документы и ничего лишнего.

Что считается реестром документов в УНФ и когда он нужен

Под реестром обычно понимают таблицу с колонками: дата, номер, вид документа, контрагент, сумма, состояние оплаты или отгрузки. В УНФ такой таблицей по сути является любой журнал документов — форма списка, которую можно отфильтровать, настроить и распечатать.

Типовые ситуации, когда требуется реестр:

• передача комплекта документов контрагенту или в бухгалтерию с сопроводительной описью;
• сверка взаиморасчётов — список накладных и счетов по конкретному покупателю за период;
• подготовка к проверке — перечень кассовых или банковских документов за квартал;
• внутренний контроль — список непроведённых или неоплаченных документов.

Способ 1: реестр через журнал документов

Самый универсальный путь — открыть журнал нужного вида документов и настроить его под задачу. Например, для реестра расходных накладных: раздел Продажи → Отгрузка → Расходные накладные. Для счетов: Продажи → Счета на оплату. Для банковских документов: Деньги → Банк → Платёжные поручения.

Порядок формирования:

1. Откройте журнал нужного вида документов.
2. Установите период: кнопка с календарём или команда «Установить интервал дат» — реестр почти всегда формируется за конкретный период.
3. При необходимости добавьте отбор по контрагенту, организации, договору или ответственному через кнопку «Ещё → Настроить список» или панель быстрых отборов над списком.
4. Настройте состав колонок: «Ещё → Изменить форму» либо настройка списка — добавьте сумму, состояние оплаты, договор, комментарий.
5. Отсортируйте список по дате или номеру, кликнув по заголовку колонки.

Готовый список выводится на печать командой «Ещё → Вывести список» (в некоторых версиях — через меню печати формы). В диалоге выберите, какие колонки включить, и получите табличный документ, который можно распечатать или сохранить в Excel, PDF, mxl.

1. 1
   Откройте журнал нужного вида документов через раздел меню
2. 2
   Задайте период формирования реестра
3. 3
   Добавьте отборы по контрагенту, организации или договору
4. 4
   Настройте видимые колонки и сортировку
5. 5
   Выполните «Ещё → Вывести список» и сохраните или распечатайте табличный документ

Способ 2: печатная форма «Реестр документов»

В УНФ есть штатная печатная форма реестра, которая выводит документы по контрагенту или договору в «официальном» виде — с шапкой, нумерацией строк и итоговой суммой. Такой реестр удобно прикладывать к передаваемому комплекту бумаг.

Как сформировать:

• Из списка документов: выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), нажмите кнопку печати и выберите вариант реестра, если он доступен для данного вида документов.
• Из карточки контрагента или договора: в ряде конфигураций УНФ доступна команда печати реестра документов по договору за период.
• Через раздел печатных форм: «Ещё → Печать» в журнале документов — состав доступных форм зависит от вида документа и версии конфигурации.

Если нужной печатной формы нет в списке, её можно добавить как внешнюю через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки», если в программе включён этот механизм и у вас есть готовая внешняя печатная форма в формате .epf.

Способ 3: реестр через универсальный отчёт

Когда стандартных журналов не хватает — например, нужен реестр документов разных видов одним списком или с произвольными колонками — используйте «Универсальный отчёт»: раздел Аналитика / Отчёты → Универсальный отчёт (в зависимости от версии УНФ расположение может отличаться).

В настройках отчёта выберите тип объекта «Документ», конкретный вид документа, задайте период и добавьте нужные поля: номер, дату, контрагента, сумму документа, ответственного. Отчёт строится на СКД, поэтому доступны группировки (например, по контрагентам), отборы по любым реквизитам и вывод итогов по суммам.

Преимущество способа — гибкость: можно собрать реестр с колонками, которых нет в журнале, например с реквизитами договора или признаком проведения. Недостаток — требуется аккуратная настройка, и результат не всегда выглядит как «официальная» печатная форма.

Сравнение вариантов

Журнал документов + «Вывести список»

Быстро и без настройки; подходит для внутренних реестров и выгрузки в Excel. Ограничение — внешний вид простой, без официальной шапки.

Печатная форма «Реестр документов»

Готовый официальный вид с нумерацией и итогами; подходит для передачи контрагенту. Ограничение — доступна не для всех видов документов и сценариев.

Универсальный отчёт

Максимальная гибкость: любые поля, отборы, группировки, объединение условий. Ограничение — требует настройки и понимания структуры реквизитов.

Настройка колонок, отборов и сохранение вариантов

Чтобы не настраивать реестр заново каждый раз, сохраните вариант настройки. В журналах УНФ отборы и период можно зафиксировать через настройку списка, а в универсальном отчёте — кнопкой «Сохранить вариант отчёта» под понятным именем, например «Реестр накладных для сверки».

Полезные настройки для реестра:

• отбор «Проведён = Да», чтобы в реестр не попали черновики и помеченные на удаление документы;
• отбор по организации, если в базе ведётся несколько юрлиц;
• колонки «Сумма документа», «Оплачен/Состояние», «Договор» — минимальный набор для сверки;
• сортировка по дате, затем по номеру — так реестр совпадёт с хронологией бумажной папки.

Выгрузка реестра в Excel и печать

Любой табличный документ в УНФ (результат «Вывести список» или отчёта) сохраняется через «Файл → Сохранить» / «Сохранить копию» в форматы Excel (.xlsx), PDF, mxl, ods. Для передачи в электронном виде чаще выбирают xlsx — получатель сможет фильтровать и сортировать данные.

Перед печатью проверьте предварительный просмотр: ширину колонок, перенос длинных наименований контрагентов, ориентацию листа (для широких реестров удобнее альбомная) и наличие итоговой строки с суммой. Итог по колонке суммы в списке можно вывести командой вывода итогов списка либо проверить в отчёте.

Типичные ошибки при формировании реестра

Как проверить, что реестр сформирован правильно

После формирования сверьте результат с исходными данными. Минимальная проверка — количество строк и итоговая сумма. Откройте журнал без отборов за тот же период и сравните число проведённых документов с числом строк реестра.

Для денежных документов дополнительно сверьте итог реестра с оборотами по счёту или с отчётом «Движение денежных средств» за тот же период. Расхождение почти всегда означает, что отбор сработал не так, как ожидалось: лишний фильтр по контрагенту, неверный период или непроведённые документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк реестра

Норма

Совпадает с числом проведённых документов в журнале за период с теми же отборами

Тревожный признак

Строк меньше или больше — проверьте отборы и период

Итоговая сумма

Норма

Совпадает с суммой по журналу или с данными отчёта по взаиморасчётам

Тревожный признак

Расхождение — в реестр попали черновики или потеряны документы другой организации

Состав колонок

Норма

Есть дата, номер, контрагент, сумма, договор — всё нужное для сверки

Тревожный признак

Отсутствуют ключевые реквизиты, реестр придётся переделывать

Частые вопросы

Можно ли сформировать один реестр по документам разных видов, например накладные и акты вместе?

Стандартный журнал показывает один вид документов, но в УНФ есть журналы, объединяющие связанные виды (например, общие списки по продажам). Если нужен произвольный набор видов, используйте универсальный отчёт с несколькими источниками или формируйте отдельные реестры и объединяйте их в Excel.

Почему в реестре нет части документов, хотя они точно есть в базе?

Чаще всего срабатывает скрытый отбор: ранее установленный фильтр по контрагенту, организации или состоянию. Сбросьте все отборы командой настройки списка, проверьте период и убедитесь, что документы проведены — непроведённые документы в ряде представлений не отображаются.

Как добавить в реестр колонку, которой нет в журнале?

Через «Ещё → Изменить форму» в журнале можно вывести дополнительные реквизиты документа, если они доступны в списке. Если нужного поля там нет, сформируйте реестр универсальным отчётом — в нём доступны практически все реквизиты документа, включая дополнительные сведения.

Можно ли автоматически отправлять реестр по расписанию?

Штатно варианты отчётов можно сохранить и при включённой рассылке отчётов настроить отправку на email по расписанию (раздел настроек отчётов и рассылок). Для журналов документов такой механизм напрямую не работает — используйте универсальный отчёт с сохранённым вариантом.

Чем реестр документов отличается от акта сверки взаиморасчётов?

Реестр — это просто перечень документов с их реквизитами и суммами. Акт сверки — двусторонний документ, показывающий расчёты с контрагентом: отгрузки, оплаты и сальдо. Для сверки задолженности правильнее использовать акт сверки (раздел «Продажи» или «Покупки» → сверка взаиморасчётов), а реестр прикладывать как расшифровку.

Как распечатать реестр с подписями и печатью для контрагента?

Используйте печатную форму реестра, если она доступна для нужного вида документов, — в ней предусмотрены поля для подписей. Если формируете реестр выводом списка, добавьте подписной блок в табличный документ вручную перед печатью или оформите сопроводительное письмо отдельным документом.