Как сформировать печатную форму в 1С

Печатная форма в 1С — это документ, сформированный программой на основе введённых данных: счёт на оплату, накладная, акт, доверенность, приказ и другие. Пользователю не нужно вручную переносить реквизиты в Word или Excel — типовая конфигурация выводит готовый бланк одной кнопкой, а нетиповые бланки подключаются как внешние печатные формы.

В большинстве конфигураций («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом») печать доступна из трёх мест: из формы открытого документа, из списка документов и из справочников. Логика везде одинаковая: выбираете объект, нажимаете кнопку «Печать», выбираете нужный вариант формы — программа открывает табличный документ, который можно отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel либо отправить по электронной почте.

Проблемы возникают обычно в трёх ситуациях: нужной формы нет в списке, форма выводится с ошибками в данных или её нужно изменить под требования компании. Ниже разобраны все сценарии — от простой печати до подключения внешнего макета.

Где находится кнопка печати и какие формы доступны

В форме документа кнопка «Печать» расположена на командной панели сверху, рядом с кнопками «Записать» и «Провести». При нажатии открывается выпадающий список всех печатных форм, привязанных к данному виду документа. Например, для «Реализации товаров и услуг» доступны товарная накладная ТОРГ-12, акт об оказании услуг, счёт-фактура, универсальный передаточный документ (УПД) и другие варианты в зависимости от конфигурации.

Печатать можно и без открытия документа: в журнале (списке) документов выделите одну или несколько строк и нажмите «Печать» на командной панели списка. Так удобно выводить пакет документов за день — программа сформирует формы для каждого выделенного объекта. Если кнопка неактивна, проверьте, что документ записан: непроведённый или несохранённый документ часто нельзя напечатать.

Как вывести документ на печать пошагово

Базовый сценарий одинаков для любой типовой конфигурации. Различия касаются только названий кнопок и состава форм.

1. 1
   Откройте нужный документ или выделите его в списке журнала.
2. 2
   Убедитесь, что документ записан и при необходимости проведён.
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму из списка.
4. 4
   Проверьте сформированный табличный документ: реквизиты, суммы, подписи.
5. 5
   Нажмите кнопку принтера на панели табличного документа или Ctrl+P, задайте принтер и число копий.
6. 6
   При необходимости сохраните форму: «Файл — Сохранить как» — PDF, Excel или другой формат.

Перед отправкой на принтер программа показывает предварительный просмотр — табличный документ в отдельном окне. Не пропускайте этот этап: именно здесь видно, не «разъехались» ли колонки, все ли страницы заполнены и корректно ли выведены подписи и печати. Исправить данные нужно в исходном документе, а затем сформировать форму заново — правки прямо в табличном документе не сохраняются в учёте.

Если форму нужно отправить контрагенту, используйте кнопку отправки по электронной почте (конверт на панели табличного документа) — при настроенной учётной записи почты 1С прикрепит файл автоматически.

Как напечатать несколько документов сразу

Пакетная печать экономит время при закрытии месяца или отгрузке по нескольким заказам. В списке документов выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl (или диапазон через Shift), нажмите «Печать» и выберите форму. Программа сформирует отдельный табличный документ для каждого объекта либо один общий — в зависимости от настроек конфигурации.

В некоторых конфигурациях есть специальная обработка групповой печати — например, «Печать комплекта документов» или «Массовая печать». Она позволяет за один раз вывести по каждой отгрузке сразу накладную, счёт-фактуру и акт. Ищите такую обработку в разделах «Продажи», «Покупки» или в меню «Сервис».

Сравнение способов печати

Печать из формы документа

Подходит для разового вывода и проверки конкретного документа. Ограничение — по одному объекту за раз.

Печать из списка (Ctrl+выделение)

Подходит для пакета однотипных документов. Ограничение — одна форма для всех выделенных строк.

Обработка комплектной печати

Подходит для комплектов (накладная + счёт-фактура + УПД). Ограничение — есть не во всех конфигурациях.

Как изменить макет печатной формы без программиста

Простейшие изменения доступны пользователю без доработки конфигурации. Во многих типовых решениях в форме печати есть ссылка «Изменить» или «Ещё — Изменить макет» — так можно поправить текстовые блоки, добавить строку или убрать лишнюю колонку в пользовательском макете. Изменения сохраняются отдельно от типового макета и не пропадают при обновлении, если используется механизм пользовательских макетов.

Реквизиты организации (название, ИНН, банковские счета, подписанты) формируются не из макета, а из справочника «Организации» и настроек печати. Если в форме неправильный директор или расчётный счёт — исправляйте данные в карточке организации и в разделе «Реквизиты компании» / «Подписи и печать», а не в самом макете.

Логотип и факсимиле добавляются через настройки организации или параметры макета: загрузите изображение подписи и печати в карточку организации, и типовые формы начнут подставлять их автоматически там, где это предусмотрено.

Как подключить внешнюю печатную форму

Когда типовой бланк не подходит — например, нужна накладная по форме заказчика или счёт с особыми колонками — используют внешнюю печатную форму. Это файл с расширением .epf, который разработчик готовит отдельно, а пользователь подключает без изменения конфигурации.

Порядок подключения: перейдите в «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки», включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки», затем откройте ссылку «Дополнительные отчеты и обработки» и нажмите «Добавить из файла». Укажите файл .epf, при необходимости задайте, для каких документов и пользователей форма доступна. После записи новая форма появится в меню «Печать» соответствующего документа.

Если подключённая форма не появилась в списке печати, проверьте три вещи: назначение обработки (к каким видам документов она привязана), права текущего пользователя на дополнительные обработки и то, что документ записан. Частая причина «пропавшей» кнопки — обработка привязана к другому виду документа.

Что проверить в готовой форме перед печатью

Ошибка в печатном документе — это не только бумага в корзину: счёт-фактура с неверными реквизитами может стать проблемой при вычете НДС у контрагента, а накладная с ошибкой в количестве — основанием для претензии. Поэтому перед выводом на принтер пройдитесь по контрольным точкам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон

Норма

Названия, ИНН, КПП, адреса совпадают с договором

Тревожный признак

Устаревший адрес или счёт — исправить в справочниках и переформировать

Суммы и итоги

Норма

Итоги совпадают с документом, сумма прописью корректна

Тревожный признак

Расхождения — проверить строки табличной части и скидки

Нумерация и дата

Норма

Номер и дата соответствуют документу в базе

Тревожный признак

Ручная правка номера в форме — признак неправильного подхода

Подписи и печать

Норма

Подписанты актуальны, изображения отображаются

Тревожный признак

Пустые поля подписей — проверить настройки ответственных лиц

Разметка страниц

Норма

Таблица не обрезана, переносы страниц корректны

Тревожный признак

Колонки «уехали» за край — изменить масштаб или ориентацию

Если форма формируется с ошибкой «Поле объекта не обнаружено» или пустыми значениями, причина почти всегда в данных: не заполнен обязательный реквизит документа, отсутствует договор или ответственное лицо. Заполните данные в исходном объекте и сформируйте форму заново.

Типичные ошибки и их последствия

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна?

Чаще всего документ не записан или не выделена строка в списке. Также проверьте права пользователя: роль без доступа к печати блокирует команду. В редких случаях кнопка скрыта настройкой интерфейса — проверьте меню «Ещё» в форме документа.

Можно ли сохранить печатную форму в PDF?

Да. В окне табличного документа откройте «Файл — Сохранить как» и выберите формат PDF. Альтернатива — виртуальный принтер PDF через стандартный диалог печати. Сохранённый файл удобно отправлять контрагенту, он не редактируется получателем.

Как вывести печать и подпись на документ без сканирования?

Загрузите изображения подписи и печати в карточку организации (раздел реквизитов или настройки печати). Типовые формы, где это предусмотрено, начнут подставлять факсимиле автоматически. Учтите, что факсимиле не заменяет живую подпись на документах, где она обязательна по договору или закону.

Внешняя печатная форма пропала после обновления конфигурации. Что делать?

Проверьте раздел «Дополнительные отчеты и обработки»: обычно внешние формы обновление не удаляет, но может сброситься назначение или флажок публикации. Если обработка на месте — откройте её карточку, проверьте привязку к видам документов и сохраните заново. Храните исходный файл .epf отдельно, чтобы при необходимости подключить форму повторно.

Как напечатать документ, которого нет в списке форм?

Сначала проверьте, не доступна ли форма через меню «Ещё» или обработку комплектной печати. Если формы нет в принципе, вариантов два: подключить готовую внешнюю печатную форму или заказать разработку макета специалисту по 1С. Самостоятельно макет создаётся в конфигураторе, но это уже задача разработки.

Почему в форме выводятся старые реквизиты организации?

Печатная форма берёт данные на дату документа. Если реквизиты менялись, проверьте, что в карточке организации изменения внесены с правильной даты (история изменений), а не просто перезаписаны. После исправления сформируйте форму заново — старый табличный документ сам не обновится.