Документы и Печать · 10 мин
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С: настройка отбора по контрагенту и договору, проверка расхождений, печать и типичные ошибки при сверке.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между организацией и контрагентом на определенную дату или за период. В 1С он формируется автоматически на основе проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Главная задача бухгалтера — правильно задать отбор и проверить, что данные в акте совпадают с учетом контрагента.
Алгоритм одинаков по сути, но расположение функции зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» акт создается из раздела «Покупки» или «Продажи», в «1С:Управление торговлей» и ERP — через отчет «Сверка взаиморасчетов» или документ «Сверка взаиморасчетов». Ниже разобраны оба сценария, проверка расхождений и типичные ошибки, из-за которых акт приходится переделывать.
Где находится функция акта сверки в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и доступен в разделах «Покупки» и «Продажи» — пункт «Акты сверки расчетов с контрагентами». Также его можно создать прямо из карточки договора или контрагента по ссылке «Сверка расчетов», если она включена в панель навигации.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» используется документ «Сверка взаиморасчетов» (раздел «Продажи» → «Документы продаж» или «Закупки» → «Документы закупки»). Там сверка строится по расчетным документам, а не по проводкам, что важно учитывать при сопоставлении с данными бухгалтерской программы.
Если нужен только быстрый аналитический просмотр без печатного документа, в любой конфигурации подойдет отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Анализ расчетов с контрагентами» — но для официальной сверки с контрагентом требуется именно документ с печатной формой.
Как выбрать инструмент
Подготовка: что проверить перед формированием акта
Прежде чем создавать акт, убедитесь, что все первичные документы за период проведены. Непроведенные реализации, поступления и платежи не попадут в акт, и сальдо будет неверным. Особенно часто «зависают» документы оплаты в конце квартала.
Проверьте, что все операции заведены на правильный договор. Если у контрагента несколько договоров, а акт формируется по одному из них, суммы по другим договорам в него не попадут — и контрагент, сверяющийся «в целом», увидит расхождение. Определитесь заранее: сверка идет по конкретному договору или по контрагенту целиком.
Также убедитесь в корректности учетной политики по счетам расчетов: в типовых конфигурациях акт собирает данные со счетов 60, 62, 66, 67, 76. Если организация использует нестандартные счета для расчетов, их нужно добавить в настройки акта вручную.
Пошаговое формирование акта в 1С:Бухгалтерии 8
Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам), период сверки. Валюта по умолчанию — рубли; для валютных договоров укажите валюту договора.
На закладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа подберет все проведенные документы за период по выбранным счетам расчетов и сформирует таблицу с дебетом и кредитом. Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.
Проверьте список счетов на закладке «Дополнительно» или в поле «Счета расчетов»: по умолчанию обычно стоят 60, 62, 76. Если с контрагентом есть расчеты по кредитам (66, 67) или депозитам (55), добавьте их вручную, иначе акт будет неполным.
- 1Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Проверьте список счетов расчетов (60, 62, 76 и при необходимости другие)
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
- 5Сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью
- 6Заполните таблицу «По данным контрагента» или оставьте для заполнения второй стороной
- 7Проведите документ и выведите печатную форму по кнопке «Печать» → «Акт сверки»
Заполнение данных контрагента и работа с расхождениями
Акт содержит две таблицы: «По данным организации» и «По данным контрагента». Идеальный сценарий — вы отправляете контрагенту акт с заполненной первой таблицей, а он вносит свои данные, подписывает и возвращает. Если контрагент прислал свои цифры заранее, внесите их во вторую таблицу вручную, чтобы расхождения были видны прямо в документе.
Расхождение в сальдо — сигнал искать причину, а не подгонять цифры. Типовые причины: документ оплаты проведен другой датой (оплата «в пути»), счет-фактура или УПД заведен не на тот договор, возврат товара отражен только у одной стороны, копеечная разница из-за округления валютных пересчетов.
Для поиска расхождений сформируйте отчет «Анализ субконто» или «Карточка счета» по контрагенту за период и сопоставьте построчно с актом контрагента. Чаще всего разница локализуется в 1–3 документах.
Печать и подписание акта
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов». В форму попадают реквизиты обеих организаций, период, таблица операций и итоговое сальдо с расшифровкой «задолженность за контрагентом» или «задолженность за организацией». Проверьте, что в справочнике контрагента заполнены полное наименование, ИНН, КПП и адрес — пустые реквизиты делают акт формально недействительным для некоторых контрагентов.
Подписывают акт уполномоченные лица обеих сторон. Если подписывает не директор, потребуется доверенность — это требование контрагентов при судебных спорах, поскольку подписанный акт может прерывать срок исковой давности. Практическое значение имеет и то, что акт сверки сам по себе не является первичным документом: он подтверждает задолженность, но не заменяет накладные и счета-фактуры.
Документ можно отправить контрагенту прямо из программы через сервис 1С-ЭДО, если обмен настроен, либо сохранить в PDF и отправить по электронной почте. Подписанный скан рекомендуется прикрепить к документу в базе, чтобы при следующей сверке была видна история.
Особенности сверки в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ 11 документ «Сверка взаиморасчетов» создается из раздела «Продажи» → «Документы продаж» (или «Закупки» → «Документы закупки») кнопкой «Создать» → «Сверка взаиморасчетов». Здесь сверка строится по расчетным документам: заказам, реализациям, оплатам. Отбор задается по партнеру, контрагенту и соглашению.
Ключевое отличие от бухгалтерии: в УТ расчеты ведутся в разрезе объектов расчетов, а не счетов бухгалтерского учета. Поэтому данные сверки в УТ и в Бухгалтерии могут отличаться, если между системами настроена синхронизация и часть документов не перенеслась. Перед официальной сверкой сопоставьте итоги обеих программ.
Для детализации расхождений в УТ удобен отчет «Взаиморасчеты с партнерами» — он показывает состав задолженности по документам и позволяет быстро найти «потерянный» платеж или реализацию.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница есть — ищите непроведенные документы или лишние/недостающие счета в настройках акта
Совпадают с запросом контрагента
Период или договор другие — акт вернут на переделку
Заполнены наименования, ИНН, КПП, адреса обеих организаций
Пустые поля — обновите данные в справочниках и перепечатайте
Сторона задолженности указана верно и совпадает с логикой учета
Долг показан не за той стороной — проверьте знаки дебета и кредита в таблице
Типовые сценарии и ограничения
Сверка по нескольким договорам выполняется одним актом, если поле «Договор» оставить пустым — тогда в таблицу попадут все расчеты контрагента. Для валютных договоров акт формируется в валюте договора; рублевый эквивалент в акт не попадает, что нужно учитывать при сверке с контрагентом, ведущим учет в рублях.
Если документов за период очень много (тысячи строк), акт становится нечитаемым. В этом случае практикуют сверку с группировкой по месяцам или согласовывают с контрагентом сокращенную форму: сальдо на начало, итоги отгрузок и оплат за период, сальдо на конец. Согласование формы — вопрос договоренности сторон, жесткого стандарта формы акта сверки законодательство не устанавливает.
FAQ
Можно ли сформировать акт сверки за произвольный период, не квартал?
Да, период в документе задается произвольными датами: можно сверить месяц, полугодие или интервал с даты последней сверки по текущий день. Ограничений по длине периода в программе нет, но слишком длинные периоды затрудняют поиск расхождений.
Почему в акт не попал документ оплаты?
Наиболее вероятные причины: документ не проведен, проведен датой за пределами периода сверки, заведен на другой договор или на счет, не включенный в список счетов расчетов акта. Проверьте эти четыре условия по карточке документа.
Как сверить расчеты, если контрагент — одновременно покупатель и поставщик?
Сформируйте один акт по контрагенту без указания договора: в него попадут и реализации (счет 62), и поступления (счет 60). Сальдо свернется автоматически. Если требуется раздельная задолженность, создайте два акта — по договорам продаж и закупок.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Внесите данные контрагента во вторую таблицу акта, сформируйте карточку счета по контрагенту и сопоставьте построчно. Найденные ошибки исправляйте корректными документами (корректировкой или сторно), а не ручным изменением цифр в акте.
Нужно ли проводить документ акта сверки?
Документ не формирует бухгалтерских проводок, но провести его стоит: проведенный акт фиксирует факт сверки в базе, попадает в журнал документов и служит подтверждением при инвентаризации расчетов.
Можно ли изменить печатную форму акта?
Да, через механизм внешних печатных форм или в режиме «Конфигуратор» (потребуются права разработчика). Чаще всего меняют состав колонок, добавляют номера счетов-фактур или строку для подписи главного бухгалтера контрагента.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически по данным учета: задайте контрагента, договор, период и счета расчетов, заполните таблицу и сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью. Перед отправкой проверьте полноту проведенных документов и реквизиты сторон, а расхождения ищите в первичке, а не подгонкой цифр.