Документы и Печать · 10 мин
Как сформировать акты сверок в 1С по всем контрагентам
Пошаговая инструкция: как массово сформировать акты сверки взаиморасчётов в 1С по всем контрагентам, проверить расхождения и подготовить документы к печати.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который бухгалтерия формирует перед закрытием периода, при инвентаризации расчётов или по запросу контрагента. Когда контрагентов десятки и сотни, создавать акты вручную по каждому долго и рискованно: легко пропустить организацию или указать неверный период. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) есть штатные средства, которые позволяют сформировать акты сверки сразу по всем контрагентам.
В основе лежит документ «Акт сверки взаиморасчётов» (в БП 3.0 — «Сверка взаиморасчётов» / «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом»). Для массового формирования используются либо обработка «Создание актов сверки» (в старших конфигурациях), либо групповое создание документов через список контрагентов, либо внешние обработки. Ниже разобраны все рабочие варианты, условия их применения и проверка результата.
Перед массовой сверкой важно понимать: акт отражает данные вашего учёта, и если в учёте есть ошибки (незакрытые авансы, дубли документов, расчёты не по тем договорам), акт их «зафиксирует», но не исправит. Поэтому массовое формирование всегда начинается с подготовки данных, а заканчивается контролем расхождений.
Подготовка учёта перед массовой сверкой
Массовое формирование актов имеет смысл только на чистых данных. Сначала убедитесь, что все первичные документы за период введены: поступления, реализации, оплаты, возвраты, корректировки. Непроведённые или помеченные на удаление документы в акт не попадут, и сальдо в акте не сойдётся с реальным состоянием расчётов.
Выполните регламентные операции закрытия месяца, если они влияют на расчёты (например, зачёт авансов). В БП 3.0 проверьте, что документы оплаты правильно разнесены по договорам: расхождения по аналитике договоров — самая частая причина «лишних» строк в актах сверки.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов (60, 62, 76) с детализацией по контрагентам. Зафиксируйте итоговое сальдо — именно с ним вы будете сверять сумму всех сформированных актов. Если по контрагенту есть развёрнутое сальдо (дебет по одному договору, кредит по другому), решите заранее, как его показывать в акте: свёрнуто или развёрнуто по договорам.
Формирование актов в 1С:Бухгалтерия 3.0
В БП 3.0 документ называется «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом» и находится в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» (в зависимости от настроек интерфейса). Штатной кнопки «создать по всем контрагентам» в типовой БП нет, поэтому массовость достигается двумя способами.
Первый способ — быстрое создание из списка. Откройте справочник «Контрагенты», выделите нужные строки (Ctrl+A для всех или выборочно с Ctrl), затем через «Создать на основании» или копирование ранее созданного акта меняйте только контрагента. При заполнении документа нажмите «Заполнить» → «По данным учета» — табличная часть заполнится оборотами по выбранному контрагенту за указанный период.
Второй способ — внешние обработки массового создания актов, которые подключаются через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Такие обработки обходят список контрагентов с ненулевыми оборотами и создают по каждому проведённый акт. Используйте только обработки из проверенных источников и сначала тестируйте их на копии базы.
- 1Проверьте полноту ввода документов и выполните закрытие месяца
- 2Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и создайте новый документ
- 3Укажите контрагента, период сверки и организацию
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным учета» и проверьте табличную часть
- 5Установите вариант расшифровки: по договорам или сводно
- 6Проведите документ и распечатайте или сохраните в PDF
- 7Повторите для остальных контрагентов или подключите обработку массового создания
Массовое создание актов в УТ, КА и ERP
В конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» есть штатный механизм массовой сверки. Откройте раздел «Продажи» (или «Закупки») → «Сверки взаиморасчетов» либо «Казначейство» → «Акты сверки взаиморасчетов» — название зависит от конфигурации и версии.
Найдите обработку «Создание актов сверки» (обычно доступна из списка документов сверки по кнопке «Создать акты сверки»). В ней задаётся период, организация, отбор по контрагентам или партнёрам, а также параметры группировки: сводно по партнёру или раздельно по соглашениям и договорам. После нажатия «Сформировать» программа создаёт по каждому контрагенту с оборотами отдельный документ сверки.
Созданные документы появляются в общем списке сверок. Их можно массово провести (выделить все → «Провести») и массово распечатать или выгрузить в PDF через «Печать» с предварительной выборкой нужной печатной формы. Удобно сразу отфильтровать акты с нулевым сальдо, чтобы не отправлять контрагентам пустые документы.
Настройка содержимого акта: период, детализация, валюта
Корректность акта определяется настройками заполнения. Период сверки должен совпадать у всех актов пакета — обычно это квартал, полугодие или год. Дата окончания включается в сверку полностью, поэтому акт «по 31.12» должен учитывать документы, проведённые в последний день периода.
Выберите уровень детализации. Вариант «по документам расчётов» показывает каждую накладную и платёжку отдельной строкой — такой акт удобен контрагенту для сверки. Вариант «сводно» показывает только итоговое сальдо — подходит для контрагентов с большим числом операций, когда детальный акт занял бы десятки страниц.
Если есть расчёты в валюте, проверьте, в какой валюте формируется акт: в валюте взаиморасчётов или в рублях по учётному курсу. Для контрагента понятнее акт в валюте договора. Также определите, включать ли в акт только задолженность или все обороты — для сверки обычно нужны полные обороты, а не только сальдо.
Проверка сформированных актов и контроль расхождений
После массового формирования обязательно пройдите контрольные точки. Сумма сальдо всех актов по дебету и кредиту должна совпасть с развёрнутым сальдо оборотно-сальдовой ведомости по счетам 60, 62 и 76 на ту же дату. Если итоги не сходятся, ищите контрагента, по которому акт не сформировался или сформировался дважды.
Выборочно откройте несколько актов и сравните их с отчётом «Анализ расчётов с контрагентами» или карточкой счёта по конкретному контрагенту. Проверьте начальное сальдо: оно должно равняться конечному сальдо предыдущего акта сверки. Разрыв начального сальдо — признак того, что между сверками перепроводили документы задним числом.
Как проверить результат
Совпадает с развёрнутым сальдо ОСВ по счетам 60/62/76 на дату сверки
Есть разница — акт создан не по всем контрагентам или есть дубли
Равно конечному сальдо предыдущей сверки
Разрыв — документы перепроводили задним числом
Все накладные и оплаты контрагента за период присутствуют
Пропущены документы или попали чужие операции
По одному акту на контрагента с оборотами (или по договору при такой настройке)
Несколько актов на одного контрагента без причины или пропуски
Выгрузка, печать и отправка актов контрагентам
Сформированные акты удобно выгружать пакетом. В списке документов выделите все акты сверки, вызовите команду печати и выберите печатную форму. Для отправки контрагентам сохраните акты в PDF: в 1С это делается через «Сохранить» в окне предварительного просмотра или через выгрузку печатных форм в файлы.
Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт сверки можно отправить прямо из программы как неформализованный документ, подписанный электронной подписью. Это быстрее почтовой пересылки, а подписанный обеими сторонами акт имеет юридическое значение при подтверждении задолженности.
Храните подписанные контрагентами акты привязанными к документам в базе (через механизм присоединённых файлов). При возврате акта с расхождениями разбирайте каждую спорную строку: чаще всего причины — неотфактурованные поставки, оплаты, не разнесённые по договорам, и документы, проведённые разными датами у вас и у контрагента.
Частые вопросы по сверкам в 1С
Можно ли сформировать акты сверки сразу по всем контрагентам в БП 3.0 без обработок?
Штатной массовой команды в БП 3.0 нет. Варианты: последовательное создание актов с заполнением по данным учёта, копирование документа со сменой контрагента или подключение внешней обработки массового создания через «Дополнительные отчеты и обработки». Для десятков контрагентов ручной способ приемлем, для сотен — лучше обработка.
Почему в акте сверки сальдо не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего причины: непроведённые документы, расчёты по нескольким договорам (акт показывает один договор, ОСВ — все), документы, проведённые после формирования акта, или свёрнутое в акте сальдо при развёрнутом в ОСВ. Сравните акт с карточкой счёта по контрагенту за тот же период.
Как сформировать акт сверки по конкретному договору, а не по контрагенту целиком?
В документе акта сверки укажите договор в соответствующем поле до заполнения табличной части. Тогда отбор по данным учёта возьмёт обороты только по этому договору. В УТ/ERP аналогичную роль играет выбор соглашения или договора в документе сверки.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Запросите у контрагента его расшифровку расхождений и сопоставьте построчно со своим актом. Типовые причины: разные даты документов, оплата, зачтённая на другой договор, неотгруженные или неотфактурованные операции. После уточнения учёта сформируйте корректировочный акт за тот же период.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да. Если настроен обмен электронными документами, акт отправляется через ЭДО как неформализованный документ с электронной подписью. Без ЭДО акт сохраняют в PDF из печатной формы и отправляют обычным способом, а подписанный скан прикрепляют к документу в базе.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки» или достаточно распечатать?
Документ сверки не делает проводок по счетам, но проведение фиксирует его в учёте и позволяет использовать стандартные отчёты и ЭДО. Рекомендуется проводить акты и хранить их в базе — это упрощает поиск истории сверок при спорах с контрагентами.
Что важно запомнить
Сначала подготовьте учёт: полнота документов и закрытие периода. Затем формируйте акты — в ERP/УТ штатной обработкой массового создания, в БП 3.0 — последовательно или через дополнительную обработку. Завершайте контролем: итог актов должен совпасть с развёрнутым сальдо ОСВ по счетам расчётов.