Как сформировать акт в 1С: пошаговая инструкция

Акт в 1С формируется на основании первичного документа — реализации, поступления, счёта или взаиморасчётов — либо создаётся как самостоятельный документ, например акт сверки. Конкретный путь зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» акт оказания услуг создаётся через документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», в «Управлении торговлей» — через «Реализацию товаров и услуг», а акт сверки взаиморасчётов доступен в разделе продаж или покупок почти во всех типовых решениях.

Главная ошибка начинающих пользователей — попытка нарисовать акт «с нуля» в произвольной форме вместо того, чтобы создать учётный документ. Акт, сформированный через документ, не только печатается по утверждённому шаблону, но и делает проводки, закрывает взаиморасчёты и попадает в отчёты. Рукописный документ в Word такого результата не даст, и в учёте появится «дыра».

Ниже разобраны основные сценарии: акт выполненных работ (услуг), акт сверки взаиморасчётов, акт приёма-передачи, печать и подписание, а также типичные ошибки и способы их исправления. Инструкции даны для актуальных типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3; названия пунктов меню в отраслевых решениях могут незначительно отличаться.

Какие виды актов можно сформировать в 1С

Прежде чем искать кнопку, определите, какой именно акт нужен. В типовых конфигурациях доступны несколько видов, и у каждого свой документ-источник. Акт оказания услуг (выполненных работ) фиксирует продажу услуг и формирует выручку. Акт приёма-передачи подтверждает передачу товаров, материалов или основных средств. Акт сверки взаиморасчётов — не первичный документ, а сводная форма, показывающая состояние расчётов с контрагентом за период.

Отдельно стоят специализированные акты: акт инвентаризации, акт списания, акт выполненных работ по договору подряда (форма КС-2, доступна в строительных конфигурациях и через механизм заказов нарядов). Если в вашей конфигурации нужного вида нет, его печатную форму обычно добавляют через механизм внешних печатных форм или доработку.

Какой документ выбрать

Реализация (акты, накладные, УПД)

Подходит для акта оказания услуг и продажи товаров; делает проводки по выручке и НДС

Акт сверки взаиморасчётов

Для сверки долгов с контрагентом за период; не создаёт проводок, только анализирует данные

Передача ОС / Передача материалов

Для актов приёма-передачи имущества внутри компании или контрагенту

Внешняя печатная форма

Когда типового шаблона не хватает; требует подключения файла формы администратором

Как сформировать акт выполненных работ (услуг)

Это самый частый сценарий. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и в выпадающем списке выберите вид документа «Услуги (акт)». Если акт нужен на основании выставленного счёта, проще открыть счёт и нажать кнопку «Создать на основании» — программа сама перенесёт контрагента, договор и состав услуг.

В шапке документа укажите контрагента и договор — от договора зависят счета расчётов и нумерация. В табличной части добавьте номенклатуру с видом «Услуга», количество, цену и ставку НДС. Проверьте счета учёта во вкладке или по ссылке «Счета учёта»: счёт доходов, счёт расходов и счёт расчётов с покупателем должны соответствовать вашей учётной политике.

После заполнения нажмите «Провести». Признак успеха — документ получил номер, а по кнопке «Дт/Кт» видны проводки: дебет 62 и кредит 90.01 (в бухгалтерской конфигурации), при наличии НДС — проводка по счёту 90.03. Затем нажмите «Печать» и выберите «Акт об оказании услуг» — сформируется табличный документ, который можно сохранить в PDF или отправить на принтер.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать» → «Услуги (акт)»
2. 2
   Заполните контрагента, договор и дату акта
3. 3
   Добавьте услуги в табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
4. 4
   Проверьте счета учёта и проведите документ
5. 5
   Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Нажмите «Печать» → «Акт об оказании услуг» и сохраните или распечатайте форму

Как сформировать акт сверки взаиморасчётов

Акт сверки показывает все операции с контрагентом за выбранный период и итоговое сальдо. В «1С:Бухгалтерии 8» он находится в разделе «Продажи» или «Покупки» — пункт «Акты сверки взаиморасчётов». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» путь аналогичен: раздел продаж или финансов, список «Сверки взаиморасчётов».

Создайте новый документ, укажите организацию, контрагента и период сверки. Если сверка идёт по конкретному договору, заполните поле «Договор» — тогда в акт попадут операции только по нему. Нажмите «Заполнить» — программа соберёт все проведённые документы: реализации, поступления, оплаты, возвраты. Данные выводятся двумя колонками: по данным вашей организации и по данным контрагента (вторую колонку заполняют вручную после получения ответа от партнёра).

Проверьте итоговое сальдо перед печатью: оно должно совпадать с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76 в разрезе этого контрагента. Расхождение почти всегда означает непроведённый документ, оплату, отнесённую не на тот договор, или документ вне периода сверки. После проверки нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов».

Как сформировать акт приёма-передачи и другие виды

Акт приёма-передачи товаров формируется как печатная форма документа «Реализация товаров и услуг» (форма ТОРГ-12 с актом либо УПД) или документа «Передача товаров». Для основных средств используйте документ «Передача ОС» — печатная форма ОС-1 создаётся из него кнопкой «Печать». Акт списания материалов формируется из документа «Списание материалов» или «Требование-накладная».

Для актов инвентаризации откройте раздел «Склад» (или «ОС и НМА») и создайте документ «Инвентаризация товаров» / «Инвентаризация ОС». После заполнения фактических остатков доступны печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и приказ ИНВ-22. Все эти формы выводятся стандартной кнопкой «Печать» документа.

Если нужна нестандартная форма — например, акт с фирменным бланком или дополнительными графами — используйте механизм «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Туда администратор подключает файл внешней печатной формы, после чего она появляется в меню «Печать» соответствующего документа.

Печать, подписание и отправка акта

Сформированную печатную форму можно вывести на принтер, сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как», либо отправить контрагенту напрямую. Если у организации настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт отправляется кнопкой «ЭДО» прямо из документа — контрагент получит его через оператора и сможет подписать встречную подпись.

Обратите внимание на номер и дату акта: номер присваивается автоматически при проведении, и менять его вручную стоит только при сбоях нумерации. Дата документа определяет период, в который попадёт выручка и НДС, поэтому акт «задним числом» после закрытия периода создаёт риски для отчётности — потребуется пересдача декларации, если период уже отчитан.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования акта убедитесь, что он корректно отразился в учёте. Проверьте три вещи: проводки документа (кнопка «Дт/Кт»), наличие акта в книге продаж при наличии НДС и сальдо по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости. Если акт создан, но в отчётах его нет — почти наверняка документ не проведён или проведён другой датой.

Частая проблема — пустая печатная форма или ошибка «поле не заполнено» при печати. Причины: не заполнен договор контрагента, в карточке организации отсутствуют подписанты (руководитель, бухгалтер — они подставляются из регистра «Ответственные лица»), либо у номенклатуры не указана единица измерения. Заполните недостающие данные в справочниках и перепроведите документ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Есть Дт 62 Кт 90.01 и при НДС — Дт 90.03 Кт 68.02

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике

Печатная форма акта

Норма

Заполнены номер, дата, стороны, состав услуг, подписанты

Тревожный признак

Пустые поля подписантов, нулевые суммы, отсутствует договор

Сальдо по контрагенту в ОСВ

Норма

Задолженность по акту отражена на счёте 62 по нужному договору

Тревожный признак

Сумма на другом договоре или контрагенте

Книга продаж

Норма

Акт с НДС попал в книгу продаж нужного квартала

Тревожный признак

Документа нет — проверьте счёт-фактуру и дату проведения

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сформировать акт без договора с контрагентом?

Технически в большинстве конфигураций поле «Договор» обязательно, но можно создать один общий договор «с покупателем» без номера. Однако для корректного учёта и актов сверки лучше заводить отдельный договор под каждое реальное соглашение — иначе взаиморасчёты будут смешаны.

Как изменить уже проведённый акт?

Откройте документ, нажмите «Ещё» → «Изменить» (или просто редактируйте поля, если нет блокировок), внесите правки и перепроведите. Если период закрыт от редактирования датой запрета, потребуется пользователь с правами администратора. За закрытый отчётный период вместо правки оформляют корректировку реализации.

Почему акт сверки показывает сальдо, отличное от ОСВ?

Чаще всего в акт включён фильтр по договору, а в ОСВ вы смотрите контрагента целиком, либо в период сверки есть непроведённые документы. Сравните отборы: период, организация, договор должны совпадать в обеих формах.

Как добавить в акт подпись руководителя?

Подписанты подставляются из карточки организации: откройте справочник «Организации», перейдите в раздел ответственных лиц (подписантов) и укажите руководителя и главного бухгалтера с датами действия полномочий. После этого перепроведите акт и заново сформируйте печатную форму.

Можно ли сформировать акт по нескольким счетам сразу?

Да, если счета относятся к одному контрагенту и договору: создайте документ реализации и в табличной части добавьте позиции из разных счетов вручную или через кнопку подбора. Массовое создание актов по списку счетов доступно в некоторых конфигурациях через обработки группового создания документов.

Что делать, если нужного шаблона акта нет в кнопке «Печать»?

Проверьте, не скрыта ли форма в подменю «Ещё» → «Печать» или в списке всех форм. Если шаблона нет в конфигурации, попросите администратора подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчёты и обработки» — самостоятельно менять конфигурацию без опыта не стоит.