Документы и Печать · 9 мин
Как сформировать акт сверки с контрагентом в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая инструкция: как создать акт сверки взаиморасчетов с контрагентом в 1С 8.3 Бухгалтерия, настроить счета, проверить расхождения и распечатать документ.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с покупателем или поставщиком на определенную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, счетов-фактур и платежных поручений. Ручной ввод данных не требуется — программа сама собирает обороты по счетам расчетов.
Перед формированием акта важно убедиться, что учет по контрагенту ведется корректно: все документы проведены, расчеты не «висят» на неправильных счетах, а договоры разделены по видам. Иначе акт соберется с ошибками, и расхождения придется искать вручную.
Ниже — полный порядок работы: от подготовки базы до вывода акта на печать и разбора типовых расхождений.
Где находится документ и как создать новый акт
Документ «Акт сверки расчетов» расположен в двух разделах: «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Оба журнала ведут к одному и тому же списку документов, поэтому неважно, откуда вы начнете. Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового акта.
В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки. Период задается произвольно — обычно это квартал, полугодие или год, но можно сверить и отдельный месяц. Если с контрагентом заключено несколько договоров, оставьте поле «Договор» пустым, чтобы сверка охватила все договоры, либо выберите конкретный, если контрагент просит сверку в разрезе одного договора.
Поле «Валюта» по умолчанию заполняется валютой регламентированного учета (рубли). Если расчеты с контрагентом ведутся в валюте, выберите нужную — тогда акт сформируется в валюте договора.
Как настроить счета расчетов для сверки
На вкладке «Счета расчетов» перечислены счета, по которым программа соберет данные. По умолчанию подставляется стандартный набор: 60, 62, 66, 67, 76. Если ваша учетная политика предполагает расчеты с этим контрагентом по другим счетам (например, 58.03 по займам или 55 по специальным счетам), добавьте их вручную через кнопку «Добавить».
Лишние счета лучше убрать: если по счету 66 с данным контрагентом никогда не было операций, это не повредит, но акт с пустыми разделами выглядит неаккуратно. Впрочем, строки с нулевыми оборотами в печатную форму не попадут.
Заполнение табличной части и проверка данных
После настройки счетов нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа соберет все проведенные документы по выбранному контрагенту за указанный период: реализации товаров и услуг, поступления, списания с расчетного счета, поступления на расчетный счет, корректировки и возвраты.
Табличная часть разделена на две колонки: «По данным организации» — дебет и кредит с точки зрения вашего учета. Каждая строка содержит документ-основание, дату и сумму. Если с контрагентом несколько договоров, данные группируются по договорам.
Колонка «По данным контрагента» заполняется вручную или копированием из ваших данных (кнопка «Заполнить» предлагает соответствующий вариант), если вы заранее знаете, что расхождений нет. Когда контрагент присылает свой вариант акта, внесите его суммы в эту колонку — программа покажет расхождение по каждой строке и итоговую разницу.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3На вкладке «Счета расчетов» проверьте перечень счетов
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
- 5Сверьте итоговое сальдо с отчетом «Анализ счета» или ОСВ по счету
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов»
Как проверить правильность сальдо до печати
Главный контрольный показатель — итоговое сальдо внизу акта. Оно должно совпадать с сальдо по счетам расчетов в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату. Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», выберите 62 или 60, установите отбор по контрагенту и сравните конечное сальдо.
Если суммы не сходятся, типовые причины таковы: непроведенные документы (программа их не учитывает), документы за пределами периода сверки, расчеты, разнесенные на другой договор или другой счет, а также ручные операции без указания контрагента в субконто.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счету 60/62 по этому контрагенту на дату сверки
Есть разница — ищите непроведенные документы или другой договор
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Документ отсутствует — проверьте, проведен ли он и тот ли указан договор
Разница равна нулю или объясняется конкретными документами
Немотивированная разница — вероятна ошибка в учете одной из сторон
Печать и отправка акта контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов». Форма не является унифицированной — законодательно обязательного бланка акта сверки не существует, поэтому типовая форма 1С подходит для большинства случаев. В ней выводятся реквизиты сторон, период, таблица операций и итоговое сальдо с расшифровкой «долг за контрагентом» или «долг за организацией».
Проверьте, что в карточке организации и контрагента заполнены полные наименования, ИНН, КПП и адреса — эти данные подтягиваются в шапку акта автоматически. Подписи ответственных лиц настраиваются через «Ответственные лица» в карточке организации.
Документ можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы (кнопка с конвертом на командной панели), если настроена учетная запись почты. Подписанный контрагентом акт храните вместе с первичными документами — он подтверждает задолженность и влияет на течение срока исковой давности.
Типичные ошибки и расхождения при сверке
Чаще всего расхождения возникают из-за разницы во времени отражения документов: вы отгрузили товар 31 декабря, а покупатель оприходовал его в январе. Такие разницы нормальны и закрываются в следующем периоде — их достаточно перечислить в акте как «непроведенные у контрагента».
Вторая группа ошибок — учетные: оплата разнесена не на тот договор, возврат товара оформлен корректировкой вместо отдельного документа, либо аванс не зачтен. Перед сверкой полезно выполнить «Операции» → «Закрытие месяца» с регламентной операцией зачета авансов и проверить задолженность отчетом «Задолженность покупателей» или «Задолженность поставщикам».
Если контрагент прислал свой акт в Excel, не вбивайте его суммы построчно вслепую. Сначала сформируйте акт по своим данным, распечатайте и сравните визуально — чаще всего расхождение сводится к 2–3 документам, которые и нужно внести в колонку «По данным контрагента».
Частые вопросы
Почему в акт не попал документ, хотя он есть в базе?
Проверьте три вещи: документ проведен (не помечен на удаление), его дата входит в период сверки, а договор в документе совпадает с договором, указанным в акте (или поле договора в акте пустое). Также убедитесь, что счет расчетов документа присутствует на вкладке «Счета расчетов».
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет сразу?
Да, период сверки произвольный — можно указать любой интервал. Однако длинный период с большим числом операций делает акт громоздким, и контрагенту будет сложно его проверить. Обычно сверку делают поквартально или за год, а длительные периоды разбивают на несколько актов.
Что делать, если контрагент не подписывает акт?
Акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов, поэтому принудить контрагента нельзя. Направьте акт письмом с уведомлением о вручении и храните копию с подтверждением отправки — в споре это подтвердит, что вы предъявляли задолженность к сверке.
Как сформировать акт в валюте по валютному договору?
В шапке акта выберите валюту договора — табличная часть заполнится суммами в валюте расчетов. Учтите, что курсовые разницы в такой акт не попадают, так как они относятся к рублевой оценке, а не к валютному долгу контрагента.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки расчетов»?
Документ не формирует проводок и не влияет на учет — проведение нужно лишь для сохранения его в журнале и возможности печати. Можно хранить акты в базе как электронный архив сверок, чтобы при повторной сверке видеть историю.
Можно ли вывести акт с расшифровкой по счетам-фактурам?
В типовой форме строки выводятся по документам расчетов (реализациям, поступлениям, оплатам). Если контрагент просит иную детализацию, используйте отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или «Карточка счета» с отбором по контрагенту как приложение к акту.
Что важно запомнить
Акт сверки создается через «Акты сверки расчетов» с заполнением по данным учета. Перед печатью сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60/62, убедитесь, что все документы проведены, и не подписывайте акт с необъясненными расхождениями.