Документы и Печать · 9 мин
Как сделать закрывающий акт в 1С
Как сформировать закрывающий акт в 1С: создание документа реализации услуг, проверка проводок, печать и подписание, исправление ошибок.
Закрывающий акт — это документ, который подтверждает, что услуги оказаны (или работы выполнены) в полном объёме, и служит основанием для оплаты и отражения операции в учёте. В программах 1С такой акт формируется на основе документа реализации: чаще всего это «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в управленческих конфигурациях.
Типовая логика одинакова почти во всех конфигурациях: вы создаёте документ реализации, заполняете контрагента, договор и перечень услуг, проводите документ и распечатываете акт по встроенной печатной форме. Отличия касаются названий команд, расположения кнопок и набора доступных печатных форм — они зависят от конфигурации и её версии.
Ниже разобран рабочий порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8 как самой распространённой конфигурации, а также особенности для 1С:Управление торговлей и типовые ошибки, из-за которых акт приходится переделывать.
Что подготовить перед созданием акта
До того как формировать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Проверьте карточку контрагента: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес — именно эти данные попадут в печатную форму акта. Ошибка в реквизитах покупателя — одна из самых частых причин, по которой заказчик отказывается подписывать документ.
Второй обязательный элемент — договор с контрагентом. В 1С реквизиты договора (номер, дата, вид) подставляются в акт автоматически. Если договор не создан, программа либо не даст провести документ, либо подставит пустые значения, и в печатной форме останутся прочерки.
Третий элемент — номенклатура услуги. Создайте услугу в справочнике «Номенклатура» с типом «Услуга», укажите наименование так, как оно должно звучать в акте (например, «Услуги по техническому сопровождению за месяц»), и проверьте счёт доходов и ставку НДС в карточке или в документе.
Создание документа реализации услуг
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вид операции «Услуги (акт)» — от этого зависит состав полей документа и набор печатных форм.
Заполните шапку документа: контрагент, договор, организация (если в базе их несколько). Дата документа — это дата акта, она попадёт в печатную форму и определит период, в котором выручка попадёт в учёт и в декларацию по НДС. Если акт закрывает конкретный месяц, следите, чтобы дата не ушла в следующий квартал.
В табличной части добавьте строки с услугами: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Программа сама рассчитает сумму и НДС. Если оказано несколько услуг по одному договору, их можно отразить в одном акте разными строками.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Услуги (акт)»
- 2Укажите контрагента, договор и дату акта
- 3Добавьте в табличную часть услуги, проверьте цены, суммы и ставку НДС
- 4Проверьте счета учёта по кнопке или гиперссылке настройки счетов
- 5Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт об оказании услуг»
- 6Проверьте печатную форму: реквизиты сторон, номер, дата, суммы, подписи
Проверка счетов учёта и проводок
Перед проведением откройте настройку счетов учёта в документе. Для услуг ключевые счета — счёт доходов (обычно 90.01), счёт расчётов с покупателем (62.01) и счёт учёта НДС. Если счета заполнены неверно, проводки сформируются, но выручка попадёт не в ту аналитику, и исправлять это придётся ручными операциями.
После проведения посмотрите результат через кнопку «Показать проводки и другие движения» (Дт/Кт). Для реализации услуг типовая картина: Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму с НДС и Дт 90.03 — Кт 68.02 на сумму НДС. Если проводок нет или набор счетов неожиданный, документ проведён с ошибками в настройках.
Как проверить результат
Дт 62.01 — Кт 90.01 и Дт 90.03 — Кт 68.02 (при НДС)
Проводок нет, счета пустые или незнакомые
Заполнены реквизиты обеих сторон, договор, суммы, места для подписей
Прочерки в реквизитах, пустой договор, неверное наименование услуги
В акте сверки или отчёте по 62 счёту появилась дебиторка по этому акту
Сумма отсутствует или зависла на другом договоре
Печать и подписание акта
Из проведённого документа нажмите «Печать» и выберите форму «Акт об оказании услуг». В зависимости от версии конфигурации может быть доступно несколько вариантов: акт с подписями, акт с печатью, а также универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет акт и счёт-фактуру.
Если организация работает со счетами-фактурами, не забудьте выписать счёт-фактуру — в документе реализации для этого есть отдельная ссылка внизу формы. При обмене электронными документами (ЭДО) акт отправляется контрагенту прямо из 1С кнопкой отправки по ЭДО, и второй экземпляр распечатывать не нужно.
Подписывается акт в двух экземплярах: один остаётся у исполнителя, второй передаётся заказчику. В печатной форме уже предусмотрены поля для подписей сторон; состав этих полей можно скорректировать в настройках печатной формы или через макет, если типовой вариант не подходит.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация акт оформляется документом «Реализация товаров и услуг», где услуги добавляются в отдельную вкладку или в общую табличную часть с типом номенклатуры «Услуга». Печатная форма акта вызывается так же — из документа через меню печати.
В 1С:Управление нашей фирмой для регулярных услуг удобен документ «Акт выполненных работ», который может формироваться автоматически по расписанию на основании договора — это экономит время при ежемесячном закрытии по абонентским договорам.
Сравнение вариантов
Классическая форма для услуг. Подходит, когда счёт-фактура выставляется отдельно.
Объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе. Удобен при ЭДО, но не все контрагенты готовы его принимать.
Юридически значимый электронный документ. Требует подключённого оператора ЭДО и согласия контрагента на обмен.
Исправление и отмена акта
Если ошибка обнаружена до подписания, проще всего отменить проведение документа, исправить данные и провести заново. Номер документа при этом сохранится, и путаницы не возникнет.
Если акт уже подписан и передан заказчику, исправлять исходный документ нельзя — используйте документ «Корректировка реализации», который создаётся на основании исходной реализации. Он сформирует сторнирующие и новые проводки, а для контрагента оформляется исправленный или корректировочный акт.
При полном отказе от услуги после подписания акта оформляется корректировка с видом «Корректировка по согласованию сторон» на стороне продавца и «Возврат товаров поставщику» или корректировка поступления — на стороне покупателя. Удалять проведённый документ из закрытого периода нельзя: это исказит сданную отчётность.
Частые вопросы
Можно ли сделать один акт на несколько месяцев оказания услуг?
Да, если это предусмотрено договором. В табличной части можно указать услугу общей суммой за период, а в наименовании прописать период оказания. Но учтите: выручка и НДС отразятся датой акта, поэтому при ежемесячном признании дохода корректнее формировать акты помесячно.
Что делать, если в печатной форме акта нет нужных полей?
Проверьте, не выбрана ли устаревшая форма: в меню «Печать» бывает несколько вариантов. Если типовая форма не подходит, её можно скорректировать через макет (требуются права и навыки работы с конфигуратором) или использовать внешнюю печатную форму, подключаемую через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
Нужно ли подписывать акт, если стороны обмениваются УПД по ЭДО?
Нет. Подписанный квалифицированной электронной подписью УПД имеет юридическую силу без бумажного дубликата, если между сторонами действует соглашение об электронном документообороте. Печатать и подписывать бумажный экземпляр в этом случае не требуется.
Как закрыть акт, если услуга оказана частично?
Оформите акт на фактически оказанный объём: укажите в табличной части только выполненные работы и их стоимость. Остаток по договору закрывается следующими актами по мере выполнения. Формулировку о частичном выполнении стоит согласовать с заказчиком, чтобы избежать споров.
Почему акт не проводится и программа выдаёт ошибку?
Чаще всего причины такие: не заполнен договор, не указан склад или счёт учёта (если в документе есть товары), дата документа попадает в закрытый период, либо у пользователя нет прав на проведение. Текст ошибки в 1С обычно указывает конкретное незаполненное поле — начните проверку с него.
Чем акт отличается от накладной в 1С?
Акт подтверждает оказание услуг или выполнение работ, накладная — передачу товаров. В 1С это разные виды операций одного документа реализации с разными печатными формами: для услуг — акт, для товаров — ТОРГ-12. Смешивать товары и услуги в одном документе не рекомендуется.
Что важно запомнить
Закрывающий акт в 1С создаётся документом реализации с видом «Услуги»: заполните контрагента, договор и услуги, проверьте счета и проводки, затем распечатайте акт или отправьте по ЭДО. Ошибки до подписания исправляются перепроведением, после подписания — только корректировкой реализации.