Как сделать закрывающие документы по счету в 1С

Закрывающие документы — это акт выполненных работ (оказанных услуг) или товарная накладная, которые подтверждают факт поставки и служат основанием для оплаты и налогового учета. В 1С они создаются не «с нуля», а на основании уже выставленного счета: программа сама переносит контрагента, номенклатуру, цены и суммы, что исключает расхождения между счетом и реализацией.

Порядок действий зависит от конфигурации: чаще всего работают в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) или «1С:Управление нашей фирмой», но общая логика везде одинакова — открыть счет, использовать команду «Создать на основании», проверить заполнение и провести документ. Ниже разобраны оба сценария: реализация товаров и оказание услуг, а также оформление счета-фактуры и проверка взаиморасчетов.

Перед началом убедитесь, что счет проведен, а по нему еще не созданы закрывающие документы — иначе есть риск задвоить отгрузку и исказить остатки на складе и взаиморасчеты с покупателем.

Что понадобится перед созданием документов

Закрывающий документ корректно создается только из проведенного счета. Если счет лишь записан (помечен как непроведенный), команда «Создать на основании» может быть недоступна или перенесет не все данные. Проверьте статус счета: в списке документов у проведенного счета нет серой пометки, а в самой форме активна кнопка «Провести и закрыть» в состоянии «уже проведен».

Также убедитесь, что заполнены ключевые реквизиты: договор с контрагентом (вид договора — «С покупателем»), организация, номенклатура с указанными ценами и ставками НДС. Если в позициях счета не проставлена ставка НДС, в реализации она подтянется пустой, и счет-фактура сформируется с ошибкой.

Для товарных позиций дополнительно проверьте остатки на складе: если товара нет в наличии, документ реализации не проведется (при включенном контроле остатков) или создаст отрицательный остаток, который придется исправлять.

Создание акта или накладной на основании счета

Основной способ — из формы самого счета. Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям», найдите нужный счет и откройте его. На командной панели нажмите «Создать на основании» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». В новых версиях «1С:Бухгалтерии» этот пункт может называться «Реализация товаров и услуг» или «Акт об оказании услуг» — состав переносимых данных одинаков.

Программа создаст новый документ реализации и заполнит его данными счета: покупатель, договор, табличная часть с номенклатурой, количеством, ценами и суммами. Дата документа по умолчанию ставится текущая — при необходимости измените ее на фактическую дату отгрузки или подписания акта, но помните, что дата реализации определяет период отражения выручки и НДС.

Если закрывается не весь счет

Когда отгрузка идет частями, удалите из табличной части реализации лишние позиции или скорректируйте количество. Сумма документа пересчитается автоматически. Сам счет при этом не изменяется — он остается основанием для последующих частичных реализаций, пока не будет закрыт полностью.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет
2. 2
   Убедитесь, что счет проведен, и откройте его форму
3. 3
   Нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
4. 4
   Проверьте дату, договор, табличную часть и счета учета на закладке «Дополнительно»
5. 5
   Нажмите «Провести» и распечатайте акт или накладную по кнопке печати

Оформление счета-фактуры и УПД

После проведения реализации оформите счет-фактуру. В форме документа реализации внизу есть поле «Счет-фактура» — нажмите ссылку «Оформить» или используйте команду «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный». Номер и дата подставятся автоматически, документ свяжется с реализацией.

Если покупатель согласен работать с универсальным передаточным документом, вместо пары «накладная + счет-фактура» можно напечатать УПД: в форме реализации выберите печатную форму «Универсальный передаточный документ (УПД)». УПД имеет статус счета-фактуры при условии, что в документе проставлен статус «1» и заполнены обязательные реквизиты.

Проверка проводок и счетов учета

После проведения реализации откройте результат по кнопке «Дт/Кт». Для услуг типовые проводки: Дт 62.01 — Кт 90.01.1 (выручка) и Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС). Для товаров добавляется списание себестоимости: Дт 90.02.1 — Кт 41.01. Конкретные счета зависят от настроек учетной политики и вида номенклатуры.

Если проводки сформировались с неправильными счетами, чаще всего причина в настройках: у номенклатуры не указан счет учета (или он определяется видом номенклатуры), либо в договоре неверно выбран способ расчетов. Исправьте настройки и перепроведите документ — не редактируйте проводки вручную без необходимости, это усложняет дальнейший анализ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 62.01 — Кт 90.01.1, НДС выделен отдельной строкой

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют учетной политике

Счет-фактура

Норма

Заполнены номер, дата, суммы совпадают с реализацией

Тревожный признак

Пустые поля, расхождение сумм с актом

Взаиморасчеты (отчет 62.01)

Норма

Дебиторская задолженность равна сумме реализации за вычетом оплат

Тревожный признак

Задолженность задвоена или не появилась

Остатки склада

Норма

Товар списан, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Минус по позициям реализации

Закрытие счета в УНФ и других конфигурациях

В «1С:Управление нашей фирмой» логика схожая: откройте документ «Счет на оплату», нажмите «Создать на основании» и выберите «Расходная накладная» (для товаров) или «Акт выполненных работ» (для услуг). Счет-фактура в УНФ создается из расходной накладной или из журнала счетов-фактур.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» реализация обычно создается на основании заказа клиента, а не счета: счет там играет роль согласования оплаты. Если в вашей конфигурации счет не предлагает создать реализацию, ищите связанный заказ или создавайте реализацию с ручным подбором позиций из счета через кнопку «Заполнить».

Сравнение вариантов создания

На основании счета

Быстро и без расхождений; подходит, когда счет — единственное основание сделки

На основании заказа

Правильный вариант в КА/ERP и при резервировании товара; требует ведения заказов

Ручное создание реализации

Подходит для разовых отгрузок без счета; выше риск расхождения цен и сумм

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — задвоение реализации: пользователь создает накладную на основании счета, затем создает еще одну вручную. В результате завышается выручка и НДС. Перед созданием нового документа откройте панель «Связанные документы» (кнопка со стрелкой рядом с полем счета или отчет «Связанные документы») и проверьте, нет ли уже реализации.

Вторая распространенная ошибка — неверная дата реализации. Если счет выставлен в одном квартале, а акт проведен другой датой в другом квартале, НДС попадет не в тот период. Сверяйте дату акта с фактической датой подписания сторонами.

Контроль взаиморасчетов после закрытия

После проведения всех документов сформируйте отчет «Анализ субконто» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.01 с детализацией по контрагенту. Дебиторская задолженность должна равняться сумме реализации за вычетом поступивших оплат. Если покупатель оплатил счет авансом, проверьте зачет аванса: в проводках реализации должна быть строка Дт 62.02 — Кт 62.01.

Дополнительно сверьтесь с покупателем актом сверки взаиморасчетов: в «1С:Бухгалтерии» он формируется из карточки договора или раздела «Продажи» → «Акты сверки». Это особенно важно при частичных отгрузках и нескольких оплатах по одному счету.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать акт, если счет не проведен?

Технически команда «Создать на основании» может быть доступна, но данные перенесутся некорректно или не полностью. Правильный порядок — сначала провести счет, затем создавать реализацию. Если счет пока не согласован с покупателем, подождите с закрывающими документами.

Что делать, если по одному счету отгрузка идет несколькими частями?

Создавайте на основании счета несколько документов реализации, каждый раз корректируя количество в табличной части под фактическую отгрузку. Счет при этом не меняется. Чтобы отследить незакрытый остаток, сравнивайте сумму всех реализаций с суммой счета или используйте отчет по связанным документам.

Обязательно ли оформлять счет-фактуру, если организация на УСН?

Если организация применяет упрощенную систему и не является плательщиком НДС, счет-фактура обычно не выставляется — достаточно акта или накладной (либо УПД со статусом «2»). Если по упрощенке НДС все же уплачивается (например, по ставкам с пониженным вычетом), счет-фактура оформляется в общем порядке. Конкретный порядок зависит от налогового режима, при сомнениях сверьтесь с настройками учетной политики в программе.

Как исправить ошибку в уже проведенном акте прошлого квартала?

Не редактируйте и не удаляйте исходный документ — это изменит данные сданной отчетности. Создайте документ «Корректировка реализации» на основании исходной реализации: программа сформирует корректировочный счет-фактуру и отразит изменения текущим периодом.

Почему в акте не подтягиваются цены из счета?

Чаще всего причина в том, что реализация создана вручную, а не на основании счета, либо в счете изменили цены после создания реализации. Проверьте также тип цен в договоре: если в документе выбран другой тип цен, программа пересчитает суммы по своим правилам. Пересоздайте реализацию командой «Создать на основании» из актуального счета.

Чем УПД отличается от пары «накладная + счет-фактура»?

УПД объединяет оба документа в одном бланке и при статусе «1» имеет силу счета-фактуры. Это сокращает документооборот: покупателю достаточно подписать один документ. Ограничение — обе стороны должны быть готовы работать с УПД, а в программе должна быть заполнена вся обязательная для счета-фактуры информация.