Документы и Печать · 10 мин
Как сделать счёт-фактуру в 1С
Как создать счёт-фактуру в 1С:Бухгалтерии 8.3: на основании реализации, вручную, на аванс. Проверка ошибок, исправления и ответы на частые вопросы.
Счёт-фактура в 1С почти никогда не создаётся «с нуля» — программа формирует его автоматически на основании первичного документа: реализации товаров и услуг, поступления аванса от покупателя, отчёта комиссионера. Такой подход исключает расхождения между отгрузкой и счётом-фактурой, потому что суммы, номенклатура и ставки НДС подтягиваются из исходного документа, а не вводятся вручную.
Инструкция ниже написана на примере «1С:Бухгалтерия 8.3» — самой распространённой конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» логика та же, отличаются только названия разделов меню. Перед началом убедитесь, что в учётной политике организации включён общий режим налогообложения с НДС: если организация на УСН или патенте, счёт-фактура либо не требуется, либо оформляется в особом порядке.
Типичный сценарий выглядит так: менеджер проводит документ «Реализация (акты, накладные)», затем одним действием создаёт на его основании счёт-фактуру, проверяет номер и дату и распечатывает или отправляет покупателю через ЭДО. Весь цикл занимает меньше минуты, если справочники контрагентов и номенклатуры заполнены корректно.
Проверка настроек перед созданием счёта-фактуры
Прежде чем выписывать первый счёт-фактуру, проверьте три вещи. Во-первых, откройте «Главное» → «Налоги и отчеты» и убедитесь, что система налогообложения установлена «Общая» либо что для вашего режима предусмотрена выдача счетов-фактур. Во-вторых, в карточке организации должны быть заполнены ИНН, КПП и юридический адрес — эти данные попадают в печатную форму, и пустые поля приведут к ошибкам при проверке ФНС.
В-третьих, проверьте карточку контрагента-покупателя: ИНН, КПП и адрес. Если покупатель — обособленное подразделение, важен именно его КПП, а не головной организации. Ошибки в этих реквизитах — частая причина отказа в вычете НДС у вашего клиента, поэтому сверяйте их с договором или выпиской из ЕГРЮЛ.
Счёт-фактура на основании реализации
Это основной и рекомендуемый способ. Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)», найдите нужный документ и откройте его. Вверху формы нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Счёт-фактура выданный». Программа создаст новый документ, куда перенесёт дату, контрагента, договор, табличную часть с товарами и суммами НДС.
Проверьте поле «Дата» — по умолчанию ставится текущая дата, а не дата реализации. Если отгрузка была вчера или в прошлом квартале, скорректируйте дату счёта-фактуры, иначе документ попадёт не в тот налоговый период. После проверки нажмите «Провести и закрыть». В документе реализации внизу появится ссылка на созданный счёт-фактуру — это признак того, что связь установлена.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и найдите нужный документ
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный»
- 3Проверьте дату, контрагента, суммы и ставки НДС
- 4Нажмите «Провести и закрыть»
- 5Распечатайте документ или отправьте через ЭДО кнопкой «Отправить»
Есть и обратный путь: в списке документов «Счета-фактуры выданные» (раздел «Продажи») можно нажать «Создать» и в поле «Документ-основание» выбрать реализацию. Результат идентичен, но первый способ быстрее и снижает риск привязать счёт-фактуру не к тому документу.
Счёт-фактура на аванс от покупателя
Авансовый счёт-фактура создаётся на основании документа поступления денег: «Поступление на расчетный счет» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата от покупателя». Откройте платёжный документ и нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный». Программа определит, что оплата является авансом, и сформирует счёт-фактуру с кодом вида операции «02» (аванс).
Ставка НДС в авансовом счёте-фактуре — расчётная: 20/120 или 10/110. Если по договору возможны отгрузки с разными ставками, проверьте, какую ставку подставила программа, и при необходимости скорректируйте. Также в 1С есть регламентная обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс»), которая массово создаёт авансовые счета-фактуры по всем незакрытым предоплатам за период — это удобно в конце месяца.
Как заполнить счёт-фактуру вручную и когда это оправдано
Ручное создание оправдано в редких случаях: например, при оформлении счёта-фактуры на безвозмездную передачу, при корректировке старых данных после миграции или когда первичный документ ведётся в другой программе. В разделе «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» нажмите «Создать», выберите контрагента и договор, затем заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС.
Обратите внимание на поле «Код вида операции» — оно обязательно для обмена с ФНС. Для обычной отгрузки это код «01», для аванса — «02», для отгрузки комитенту — «04» и так далее. Если оставить поле пустым, программа предупредит об этом при проверке перед сдачей декларации. Полный перечень кодов приведён в приложении к приказу ФНС о форме счёта-фактуры.
Исправительные и корректировочные счета-фактуры
Если в уже выданном счёте-фактуре обнаружена ошибка (неверный адрес, ИНН, номер), его нельзя просто отредактировать — оформляется исправительный счёт-фактура. Откройте исходный счёт-фактуру и нажмите «Создать на основании» → «Исправление счета-фактуры». Программа создаст документ с номером исправления «1» (при повторном исправлении — «2» и так далее).
Если изменилась цена или количество по соглашению сторон (возврат части товара, скидка задним числом), нужен корректировочный счёт-фактура. Он создаётся на основании документа «Корректировка реализации»: «Продажи» → «Корректировка реализации» → «Создать», затем выберите исходную реализацию, укажите новые значения и создайте на основании корректировочный счёт-фактуру. Не путайте эти два вида документов: исправление исправляет ошибку, корректировка фиксирует изменение условий сделки.
Сравнение вариантов
Когда в исходном документе ошибка в реквизитах: адрес, ИНН, номер, дата. Суммы не меняются.
Когда по соглашению сторон изменились цена или количество: скидка, частичный возврат, уценка.
Не применяется: заменить документ без исправления нельзя, это нарушит сквозную нумерацию.
Печать, отправка и проверка результата
Для печати откройте счёт-фактуру и нажмите кнопку «Печать» → «Счет-фактура». Программа сформирует документ по утверждённой форме. Если нужен универсальный передаточный документ (УПД), печатайте его из документа реализации: «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)». УПД объединяет накладную и счёт-фактуру и принимается налоговой как полноценный счёт-фактура.
Для отправки через ЭДО нажмите в документе кнопку «Отправить» или «ЭДО» — документ уйдёт оператору электронного документооборота, если у организации настроен обмен. После проведения проверьте, что счёт-фактура попал в книгу продаж: «Операции» → «Книга продаж» за соответствующий квартал. Если документа там нет, чаще всего причина в том, что реализация не проведена, счёт-фактура не проведён или дата выходит за пределы периода.
Как проверить результат
Внизу документа реализации есть ссылка на счёт-фактуру
Ссылка отсутствует — счёт-фактура создан без основания или не проведён
Счёт-фактура виден в книге продаж за нужный квартал
Документа нет — проверьте дату и проведение
НДС в счёте-фактуре равен НДС в реализации
Копеечные расхождения — признак ручной правки сумм
ИНН, КПП и адреса заполнены у обеих сторон
Пустые поля в печатной форме
Частые вопросы
Почему кнопка «Создать на основании» не предлагает счёт-фактуру?
Чаще всего документ-основание не проведён или у пользователя нет прав на создание счетов-фактур. Также проверьте вид операции документа: для некоторых видов (например, перемещение товаров) счёт-фактура не предусмотрен. Если организация на УСН, пункт может быть скрыт настройками функциональности.
Можно ли выставить один счёт-фактуру на несколько реализаций?
Да, если все отгрузки относятся к одному покупателю и договору. Создайте счёт-фактуру вручную и в поле «Документ-основание» добавьте несколько реализаций через подбор, либо используйте обработку формирования счетов-фактур по документам за период. На практике чаще выставляют отдельный счёт-фактуру на каждую отгрузку — так проще сверять расчёты.
Что делать, если счёт-фактура создан дважды на одну реализацию?
Один из дублей нужно пометить на удаление: откройте лишний документ и нажмите «Пометить на удаление». Перед этим убедитесь, что покупателю отправлен правильный экземпляр, иначе в разделе 8 декларации у вас и в книге покупок клиента возникнут расхождения. После удаления дубля выполните «Операции» → «Удаление помеченных объектов».
Нужен ли счёт-фактура при продаже физлицу за наличные?
Нет. При розничной продаже населению счёт-фактура не выставляется — достаточно кассового чека, а в книге продаж регистрируется итоговый документ (например, «Отчет о розничных продажах»). Счёт-фактура оформляется только при расчётах с организациями и ИП.
Как изменить номер счёта-фактуры, если он присвоился неверно?
Откройте документ и вручную отредактируйте поле «Номер» (может потребоваться снять автонумерацию через меню «Ещё»). Делайте это только при явной ошибке нумерации: самовольная перенумерация после отправки документов контрагентам создаст расхождения в данных ФНС. Дату при смене номера не трогайте, если она верна.
Чем УПД отличается от обычного счёта-фактуры в 1С?
УПД — это универсальный передаточный документ, совмещающий накладную и счёт-фактуру. В 1С он печатается из документа реализации, при этом счёт-фактура как отдельный документ в базе всё равно создаётся и регистрируется в книге продаж. Использование УПД сокращает документооборот: покупателю отправляется один документ вместо двух.
Что важно запомнить
Создавайте счёт-фактуру на основании реализации или платежа — не вручную. Проверяйте дату, реквизиты сторон и код вида операции, следите за тем, чтобы документ попал в книгу продаж. Ошибки исправляйте исправительным счёт-фактурой, изменение условий сделки — корректировочным.