Как сделать инвойс в 1С: подробная инструкция

Инвойс в контексте 1С — это чаще всего счёт на оплату покупателю: документ, в котором продавец указывает наименование товаров или услуг, количество, цены, итоговую сумму и банковские реквизиты для оплаты. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Управление нашей фирмой) такой документ называется «Счёт на оплату покупателю» и создаётся за пару минут. Для внешнеторговых операций в 1С также можно оформить классический инвойс (invoice) на английском языке для иностранного контрагента.

Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, какие реквизиты обязательны, как вывести счёт на печать с подписью и печатью, как отправить его клиенту и какие ошибки чаще всего приводят к тому, что оплата «зависает» или проводки формируются некорректно.

Что такое инвойс в 1С и какой документ использовать

В русскоязычном учёте под инвойсом почти всегда понимают счёт на оплату. В 1С:Бухгалтерии 8 это документ «Счёт на оплату покупателю» (раздел «Продажи»). В Управлении торговлей 11 — «Счёт на оплату покупателю» в разделе «Продажи» или создаётся на основании заказа клиента. В УНФ документ находится в разделе «Продажи» → «Счета на оплату».

Если речь идёт о внешнеторговом инвойсе (commercial invoice) для иностранного покупателя, типовой печатной формы на английском языке в стандартной поставке может не быть. В этом случае используют либо внешнюю печатную форму, подключаемую через «Дополнительные отчеты и обработки», либо выгружают данные счёта и оформляют инвойс по шаблону компании. Сам документ-основание при этом тот же — счёт на оплату с валютой договора, отличной от рубля.

Подготовка: что проверить до создания счёта

До того как выставлять инвойс, убедитесь, что корректно заполнены справочники. Ошибки в исходных данных — главная причина неправильных счетов, и исправлять их после отправки клиенту неудобно.

Проверьте три вещи. Во-первых, карточку организации: ИНН, КПП, юридический адрес и главное — банковский счёт, который будет подставлен в счёт. Во-вторых, карточку контрагента: наименование, ИНН, адрес — они попадут в печатную форму. В-третьих, номенклатуру: наименование, единица измерения, ставка НДС. Если ставка НДС в карточке товара не совпадает с реальной (например, стоит «Без НДС» при облагаемой операции), счёт уйдёт клиенту с неверной суммой налога.

Контрольные точки

Как проверить исходные данные

Банковский счёт организации

Норма

В карточке организации указан действующий расчётный счёт, он подставляется в счёт автоматически

Тревожный признак

Поле счёта пустое или подставляется закрытый счёт — клиент заплатит по неверным реквизитам

Ставка НДС в номенклатуре

Норма

Ставка соответствует системе налогообложения и виду операции

Тревожный признак

Ставка «Без НДС» при общей системе или неверный процент — сумма налога в счёте искажена

Договор с контрагентом

Норма

Договор создан, валюта и тип расчётов указаны верно

Тревожный признак

Договор отсутствует — счёт создастся, но последующие документы отгрузки могут не связаться автоматически

Пошаговое создание счёта в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» (в некоторых релизах — «Счета на оплату покупателям»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа с автоматически присвоенным номером и текущей датой.

Заполните шапку документа: выберите организацию (если в базе их несколько), контрагента-покупателя и договор. После выбора договора программа подставит валюту расчётов и условия оплаты. Затем перейдите к табличной части: нажмите «Добавить» или «Подбор», выберите номенклатуру, укажите количество и цену. Сумма, сумма НДС и итог по счёту рассчитаются автоматически.

Проверьте итоговую сумму и банковские реквизиты внизу формы, затем нажмите «Записать» или «Провести». Счёт не формирует проводок, поэтому «проведение» здесь фактически означает сохранение документа в журнале. После записи счёт готов к печати и отправке.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте итоговую сумму, НДС и банковские реквизиты
5. 5
   Нажмите «Записать», затем «Печать» → «Счёт на оплату»
6. 6
   Сохраните PDF или отправьте счёт клиенту прямо из программы

Создание счёта в Управлении торговлей и на основании заказа

В 1С:Управление торговлей 11 счёт чаще создаётся на основании документа «Заказ клиента» или «Соглашение с клиентом». Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Программа перенесёт в счёт всю номенклатуру, цены и скидки из заказа — вручную ничего вводить не нужно. Это удобнее и исключает расхождения между тем, что согласовано с клиентом, и тем, что выставлено к оплате.

В УТ 11 также доступны этапы оплаты: если договорённость предполагает предоплату 30% и постоплату 70%, счёт можно выставить на конкретный этап. Для этого в заказе заполняется график оплаты, а счёт формируется на сумму ближайшего этапа. Проверьте, чтобы сумма счёта совпадала с суммой этапа, — иначе при поступлении оплаты распределение платежа потребует ручной корректировки.

Печать, подпись и отправка инвойса клиенту

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Счёт на оплату». Типовая форма содержит наименование продавца с ИНН и адресом, реквизиты банка (БИК, корсчёт, расчётный счёт), таблицу товаров с количеством, ценой и НДС, итоговую сумму прописью и поля для подписи руководителя.

Если в форме не хватает факсимиле подписи и печати, их можно добавить в настройках печатной формы или через макет: в типовых конфигурациях изображения подписи и печати подключаются в карточке организации (раздел с логотипом и подписями для документов). Учтите, что счёт на оплату не является документом, требующим обязательной печати, — форма носит информационный характер, но многие контрагенты привыкли к «полному» оформлению.

Отправить счёт можно напрямую из 1С: кнопка «Отправить» → «По электронной почте» сформирует письмо с вложенным PDF, если в программе настроена учётная запись почты. Альтернатива — сохранить форму в PDF через «Файл» → «Сохранить» и отправить любым удобным способом.

Перед массовой рассылкой счетов настройте шаблон письма один раз: тему с номером счёта и именем компании, короткий текст с суммой и сроком оплаты. Это снижает число писем, попадающих в спам, и ускоряет оплату — клиенту не нужно открывать вложение, чтобы понять, о чём речь.

Валютный инвойс для иностранного покупателя

Для экспортных операций заведите договор с контрагентом в валюте (например, USD или EUR) и укажите, что расчёты ведутся в валюте. В счёте цены и итог будут отражены в валюте договора, а в печатной форме — реквизиты валютного счёта организации, включая SWIFT банка, если он заполнен в карточке банковского счёта.

Типовая печатная форма счёта — на русском языке. Если иностранному покупателю нужен классический invoice на английском, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Готовые формы invoice разрабатываются под конкретную конфигурацию, поэтому перед подключением проверьте совместимость с вашим релизом на тестовой копии базы.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверные банковские реквизиты в печатной форме. Причина почти всегда в том, что в карточке организации несколько счетов и основным назначен устаревший. Исправление: откройте карточку организации, установите нужный счёт основным и перепечатайте счёт.

Вторая типичная ошибка — расхождение суммы счёта и суммы последующей реализации. Это происходит, когда после выставления счёта менеджер вручную правит цены в отгрузочном документе, а счёт остаётся старым. Клиент платит по счёту, сумма не сходится с реализацией, и сверка взаиморасчётов усложняется. Правило простое: изменились условия — перевыставьте счёт и отправьте клиенту актуальную версию с пометкой о замене.

Третья ошибка — неверная ставка НДС, унаследованная из карточки номенклатуры. Если организация на общей системе, а в карточке стоит «Без НДС», счёт уйдёт без налога, а реализация потом создастся с НДС — возникнет разница в документах. Проверяйте ставку до отправки, а не после оплаты.

FAQ: частые вопросы по инвойсам в 1С

Формирует ли счёт на оплату проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Счёт на оплату — информационный документ, он не создаёт ни бухгалтерских проводок, ни движений по регистрам взаиморасчётов. Задолженность покупателя появляется только после проведения реализации (акта, накладной), а оплата фиксируется документом поступления на расчётный счёт.

Как изменить номер счёта или настроить нумерацию с префиксом?

Номер документа можно отредактировать вручную в форме счёта до записи, если у пользователя есть соответствующие права. Префикс нумерации задаётся в настройках нумерации документов или через префикс организации в её карточке — тогда счета разных организаций в одной базе получат разные префиксы автоматически.

Можно ли выставить счёт частично, на аванс по заказу?

Да. В Управлении торговлей и УНФ используйте график оплаты в заказе клиента: счёт создаётся на сумму конкретного этапа оплаты. В Бухгалтерии проще всего скопировать суммы вручную — создайте счёт и укажите в табличной части только сумму аванса, например строкой «Авансовый платёж по договору №…».

Как добавить в печатную форму логотип, подпись и печать?

В типовых конфигурациях изображения подключаются в карточке организации: откройте её, найдите блок с логотипом и факсимиле, загрузите файлы. После этого в настройках печатной формы счёта появится возможность выводить подпись и печать. Если блока нет, форму дорабатывают через макет в конфигураторе или внешнюю печатную форму.

Что делать, если клиент оплатил счёт, а потом попросил изменить реквизиты?

Оплаченный счёт редактировать не следует — это нарушит связь платежа с документом-основанием. Создайте новый счёт с корректными реквизитами, отправьте клиенту с пояснением, а старый пометьте как заменённый (например, в комментарии). Если оплата уже прошла по неверным реквизитам, но на ваш счёт, проблема решается только корректным отражением платежа в учёте.

Нужен ли электронный документооборот для отправки счёта?

Нет. Счёт на оплату не входит в перечень документов, требующих обязательного ЭДО, — его можно отправлять обычным PDF по почте. ЭДО понадобится для юридически значимых документов: счетов-фактур, УПД, актов и накладных.