Документы и Печать · 9 мин
Как сделать доверенность в 1С
Как оформить доверенность в 1С: где находится документ, как заполнить реквизиты, вывести печатную форму М-2 и исправить ошибки. Пошаговая инструкция.
Доверенность в 1С оформляется как отдельный документ со стандартной печатной формой. Чаще всего бухгалтеру нужно выписать доверенность сотруднику на получение товарно-материальных ценностей от поставщика — для этого в типовых конфигурациях предусмотрены формы М-2 и М-2а, утверждённые для учёта доверенностей.
Процедура занимает несколько минут, если в программе уже заполнены справочники: карточка организации, сотрудник-доверенное лицо и контрагент-поставщик. Основные сложности возникают с поиском документа в интерфейсе разных конфигураций и с настройкой печатной формы, если типовая не подходит.
Ниже разобран порядок работы в 1С:Бухгалтерии 8, отличия в других конфигурациях, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых доверенность приходится переделывать.
Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если такого пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» (кнопка с шестерёнкой или главное меню → «Все функции» → раздел «Документы» → «Доверенность»). Отсутствие пункта в меню обычно означает, что раздел скрыт настройками интерфейса, а не что документа нет в программе.
В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация доверенности находятся в разделе закупок или склада: Закупки → Доверенности на получение товаров. В 1С:ЗУП отдельного документа «Доверенность» нет — там доверенности обычно печатают через произвольные печатные формы или дополнительные печатные макеты, подключённые администратором.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания документа
Перед созданием доверенности проверьте три справочника. Во-первых, карточку собственной организации: программа подставляет в печатную форму наименование, ИНН, КПП и адрес — если эти данные устарели, доверенность будет формально некорректной. Во-вторых, карточку сотрудника (физического лица): нужны ФИО полностью, паспортные данные и должность, так как именно они указываются в доверенности.
В-третьих, карточку контрагента-поставщика и, при необходимости, документ-основание (счёт на оплату или договор). Номер и дата документа-основания выводятся в форме М-2 в графе «номер и дата документа о получении материальных ценностей».
ИНН, КПП, адрес актуальны в справочнике «Организации»
Паспортные данные заполнены в карточке физлица
Есть счёт или договор, на который ссылается доверенность
Пошаговое создание доверенности
Откройте список доверенностей и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: дату, организацию, сотрудника-доверенное лицо и контрагента, у которого будут получены ценности. Срок действия доверенности укажите явно — по умолчанию программа может подставить типовой срок, но его стоит скорректировать под реальную задачу.
В табличной части перечислите материальные ценности: наименование, единицу измерения и количество. Если доверенность выписывается на получение товара по конкретному счёту, список можно заполнить автоматически кнопкой подбора или на основании документа. Формулировка «согласно счёту №… от…» допустима и часто используется вместо детального перечня.
- 1Откройте «Покупки» → «Доверенности» → «Создать»
- 2Укажите дату, организацию и сотрудника-получателя
- 3Выберите контрагента-поставщика и документ-основание
- 4Задайте срок действия доверенности
- 5Заполните табличную часть: перечень ценностей или ссылку на счёт
- 6Нажмите «Записать», затем «Печать» → выберите форму М-2 или М-2а
- 7Проверьте предпросмотр и распечатайте
После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. Форма М-2 применяется, когда журнал учёта доверенностей не ведётся, М-2а — когда доверенности регистрируются в журнале с корешками. На практике большинство организаций используют М-2 или произвольную форму, утверждённую в учётной политике.
Произвольная форма вместо типовой
С 2013 года унифицированные формы первичных документов необязательны, и многие организации используют собственный бланк доверенности. В 1С это реализуется через механизм «Дополнительные отчеты и обработки»: администратор подключает внешнюю печатную форму, после чего она появляется в меню «Печать» документа.
Если внешней обработки нет, простой вариант — вывести типовую форму, сохранить её в Excel или Word через «Файл → Сохранить копию» и отредактировать макет вручную. Такой способ подходит для разовых доверенностей, но при регулярной выдаче лучше один раз настроить внешнюю печатную форму.
Варианты печатной формы
Готова сразу, не требует настройки; ограничение — жёсткий макет, нельзя добавить реквизиты
Любой макет под требования компании; требует подключения администратором или разработчиком
Быстро для разовой доверенности; при массовой выдаче неудобно и чревато ошибками
Проверка результата
Перед выдачей доверенности сотруднику сверьте печатную форму с первичными данными. Ошибка в паспортных данных или наименовании организации — самая частая причина, по которой поставщик отказывается отпускать товар, и доверенность приходится переоформлять.
Как проверить готовую доверенность
Совпадают с паспортом посимвольно
Сокращения, устаревший паспорт, пропущена серия
ИНН, КПП, адрес соответствуют актуальным
Старый адрес или наименование после реорганизации
Дата окончания позже планируемой даты получения ТМЦ
Срок истекает раньше визита к поставщику
Совпадает со счётом или содержит ссылку на него
Расхождения в количестве или номенклатуре
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — заполнение паспортных данных сотрудника вручную прямо в тексте документа, а не в карточке физического лица. При следующем оформлении доверенности данные снова придётся вводить, а в базе останутся неактуальные сведения. Правильный путь — один раз корректно заполнить карточку сотрудника.
Вторая ошибка — использование доверенности как основания для оприходования товара. Доверенность в 1С — только печатный документ, она не формирует проводок и не двигает складские остатки. Поступление ценностей оформляется отдельным документом «Поступление товаров и услуг».
Особые сценарии
Доверенность на получение товара транспортной компанией
Когда товар забирает экспедитор, доверенность оформляется на конкретного водителя или представителя перевозчика. В 1С создайте физическое лицо для водителя (можно без привязки к штату) и укажите его паспортные данные — многие поставщики требуют именно такой вариант.
Массовая выдача доверенностей
Если доверенности оформляются регулярно и в большом количестве, ведите их нумерацию последовательно и используйте форму М-2а с журналом учёта. В программе номер присваивается автоматически, но после удаления документов в нумерации могут появиться разрывы — это допустимо, но требует пояснения при проверках.
Удобно хранить подписанные сканы выданных доверенностей, прикрепляя их к документу через кнопку со скрепкой. При споре с поставщиком скан находится за секунды, а не в бумажной папке.
FAQ
Почему в меню нет пункта «Доверенности»?
Скорее всего, раздел скрыт настройками интерфейса или не входит в вашу роль. Откройте «Все функции» → «Документы» → «Доверенность» или воспользуйтесь поиском в правом верхнем углу. Если документ недоступен и там, обратитесь к администратору для настройки прав.
Можно ли оформить доверенность на основании счёта на оплату?
Да. Создайте доверенность кнопкой «Создать на основании» из документа-счёта — программа подставит контрагента и перечень ценностей автоматически. Останется указать сотрудника и срок действия.
Формирует ли доверенность бухгалтерские проводки?
Нет. Документ «Доверенность» в 1С — чисто печатный, он не влияет на учёт. Поступление ценностей отражается документом «Поступление товаров и услуг», а выдача денег под отчёт — кассовыми документами.
Какой срок действия указать?
Укажите срок, покрывающий реальную дату получения ценностей, с небольшим запасом. Для разовой поставки обычно достаточно нескольких дней. Законодательно максимальный срок не ограничен, но чрезмерно длинные сроки увеличивают риски злоупотребления.
Как изменить макет печатной формы?
Типовой макет меняется через конфигуратор (требует снятия с поддержки) либо без изменения конфигурации — через подключение внешней печатной формы в разделе «Дополнительные отчеты и обработки». Второй способ предпочтительнее: обновления программы его не ломают.
Что важно запомнить
Доверенность создаётся в разделе «Покупки» → «Доверенности»: заполните организацию, сотрудника с актуальными паспортными данными, поставщика, перечень ценностей и срок. Печатайте типовую форму М-2 или подключите внешнюю. Документ не формирует проводок — поступление ценностей оформляется отдельно.