Документы и Печать · 10 мин
Как сделать УПД на одной странице в 1С
Как настроить печать УПД на одной странице в 1С: масштаб, поля, шрифт, количество строк. Пошаговые инструкции, типичные ошибки и проверка результата.
Универсальный передаточный документ (УПД) — объёмная форма: шапка, таблица товаров, итоги, подписи и поля для перевозчика. При большом количестве позиций или стандартных настройках печати документ растягивается на две и более страницы, что неудобно для подписания, сканирования и обмена с контрагентами. Сократить УПД до одной страницы можно штатными средствами 1С — без доработки конфигурации и обращения к программисту.
Основные инструменты — масштаб печати, настройка полей и ориентации страницы, сокращение числа строк в табличной части и, в крайнем случае, правка макета печатной формы. Выбор способа зависит от того, сколько строк в документе, какая конфигурация используется (Управление торговлей, Бухгалтерия, Комплексная автоматизация) и есть ли права на изменение настроек.
Важно понимать ограничение: если в УПД 30–50 позиций, уместить его на один лист без потери читаемости невозможно — налоговая и контрагенты могут отказаться принимать документ с нечитаемым мелким шрифтом. Реалистичная цель — документ до 10–15 строк табличной части.
Почему УПД не помещается на одну страницу
Стандартный макет УПД в типовых конфигурациях 1С рассчитан на книжную ориентацию и поля по умолчанию. Даже документ с 5–7 позициями часто «переезжает» на второй лист из-за блока подписей, реквизитов грузоотправителя и грузополучателя, а также строки основания передачи.
Вторая причина — длинные наименования товаров. Если номенклатура записана полным описанием в несколько строк, каждая позиция занимает двойную высоту, и таблица стремительно растёт. Третья причина — настройки принтера: драйвер может добавлять собственные поля, уменьшая полезную область листа.
Посчитайте позиции в табличной части: до 10–15 строк реально уместить на лист А4
Проверьте, не переносятся ли названия товаров на 2–3 строки в печатной форме
Альбомная ориентация и узкие поля заметно расширяют полезную область
Масштаб меньше 80% делает шрифт нечитаемым при сканировании
Быстрый способ: настройки масштаба и страницы
Самый простой метод, доступный без прав администратора, — изменить параметры страницы прямо перед печатью. Откройте УПД на печать, в окне предварительного просмотра нажмите кнопку настройки страницы (или перейдите через меню «Файл — Параметры страницы» в тонком клиенте). Установите альбомную ориентацию и уменьшите поля до 5–10 мм с каждой стороны.
Если документ всё ещё не помещается, используйте масштаб. В предпросмотре 1С есть поле масштабирования: установите 90%, затем при необходимости 85% или 80%. Форма автоматически перестроится, и вы сразу увидите, сколько страниц получилось. Ориентируйтесь на читаемость: текст должен оставаться разборчивым при печати и сканировании.
- 1Откройте документ и нажмите «Печать — Универсальный передаточный документ (УПД)»
- 2В окне предварительного просмотра откройте «Параметры страницы» или «Параметры печати»
- 3Переключите ориентацию на альбомную, задайте поля 5–10 мм
- 4Установите масштаб 90%, при необходимости уменьшайте до 80%
- 5Проверьте счётчик страниц: цель — «Страница 1 из 1»
- 6Распечатайте пробный экземпляр и оцените читаемость
Учтите, что настройки масштаба в окне предпросмотра действуют на текущую печать. Чтобы не повторять настройку каждый раз, сохраните параметры страницы — в ряде конфигураций 1С запоминает последние установки для пользователя.
Сокращение табличной части документа
Если строк много, логичнее уменьшить сам документ, а не шрифт. Проверьте, нет ли в УПД позиций, которые можно объединить: одинаковый товар, введённый несколькими строками с разных оснований, часто допустимо свернуть в одну строку с суммарным количеством — при условии совпадения цены, ставки НДС и единицы измерения.
Сократите наименования номенклатуры в карточках товаров или используйте поле «Наименование для печати», если оно предусмотрено в конфигурации. Короткие названия убирают переносы строк и заметно сжимают таблицу по вертикали. Дополнительно проверьте, не выводятся ли в форму лишние колонки — например, коды ТН ВЭД или страна происхождения, обязательные только для импортных товаров.
Настройка макета печатной формы
Когда штатных настроек недостаточно, правится макет УПД. В типовых конфигурациях на управляемых формах печатные формы часто подключаются через механизм дополнительных отчетов и обработок (раздел «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки»). Туда можно загрузить внешнюю печатную форму УПД с компактным макетом — уменьшенным шрифтом, сжатыми строками подписей и убранными необязательными блоками.
Второй путь — изменение макета в конфигураторе. Это работа для специалиста с правами разработчика: в общем макете печатной формы уменьшают высоту строк, размер шрифта (обычно с 8 до 6–7 пунктов), сокращают подписи вроде «Товар (наименование, характеристика, сорт, артикул товара)» до коротких вариантов. После правки макета нужно обновить конфигурацию базы данных и протестировать печать на нескольких документах с разным числом строк.
Перед правкой макета в конфигураторе сделайте копию типовой формы и изменяйте именно её, а не оригинал. Тогда при обновлении конфигурации проще сравнить изменения и не потерять доработку.
Сравнение способов уместить УПД на одну страницу
Каждый метод имеет свою область применения. Выбор зависит от числа строк, прав доступа и требований контрагентов к внешнему виду документа.
Сравнение вариантов
Подходит при 10–15 строках, не требует прав. Ограничение: шрифт мельче 80% масштаба плохо читается после сканирования
Помогает при широкой таблице с длинными наименованиями. Не все контрагенты охотно принимают альбомные УПД
Работает, когда позиции можно объединить без искажения учёта. Неприменимо при разных ставках НДС
Даёт компактный макет без изменения конфигурации. Требует прав администратора и проверки после обновлений
Максимальная гибкость, но нужна доработка и сопровождение при обновлениях
Проверка результата перед отправкой контрагенту
После настройки обязательно проверьте итоговый документ. Распечатайте или сохраните УПД в PDF и оцените: читаются ли все цифры в колонках сумм и НДС, не обрезаны ли поля подписей, виден ли штамп с реквизитами. При передаче через операторов ЭДО мелкий шрифт критичен меньше, но для бумажного обмена и сканирования он становится проблемой.
Как проверить результат
В предпросмотре «Страница 1 из 1»
Часть итогов или подписей ушла на второй лист
Цифры и текст различимы на распечатке без увеличения
Шрифт мельче 6 пунктов, при сканировании данные теряются
Все обязательные поля УПД присутствуют: статус, номер, дата, подписи
Обрезаны реквизиты, итоги или поля подписанта
Суммы и НДС в форме совпадают с данными документа
После объединения строк итоги не сходятся с проводками
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — уменьшение масштаба до 60–70% ради одной страницы. Такой документ формально существует, но бухгалтерия контрагента может отказать в приёме из-за нечитаемости, а при налоговой проверке это создаст лишние вопросы. Вторая ошибка — удаление из макета обязательных реквизитов УПД: форма утверждена, и отсутствие обязательных полей (статус документа, коды, подписи) делает его недействительным для вычета НДС.
Третья ошибка — попытка сжать документ с большим числом позиций. Если строк больше 15–20, правильное решение — не микрошрифт, а многостраничный УПД с корректным переносом итогов или разбивка на несколько документов, если это допустимо по условиям сделки.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли навсегда сохранить настройку масштаба для всех УПД?
В ряде конфигураций 1С запоминает параметры страницы последнего сеанса печати для пользователя. Если настройка сбрасывается, стабильное решение — внешняя печатная форма с уже заданными масштабом, полями и шрифтом в макете: тогда параметры применяются автоматически при каждой печати.
Примет ли налоговая УПД, напечатанный с уменьшенным масштабом?
Законодательство не регламентирует размер шрифта, но требует наличия всех обязательных реквизитов и читаемости документа. Если текст различим при визуальной проверке и сканировании, претензий обычно не возникает. Масштаб ниже 75–80% использовать не стоит.
Почему в предпросмотре одна страница, а при печати выходит две?
Причина почти всегда в настройках принтера: драйвер добавляет собственные поля или включён режим «по размеру страницы» с другим форматом бумаги. Проверьте, что в настройках принтера выбран формат А4 и отключено автоматическое масштабирование.
Как убрать лишние колонки из таблицы УПД?
Штатными настройками состав колонок обычно не меняется — он зашит в макете. Убрать необязательные колонки (например, код ТН ВЭД для отечественных товаров) можно только правкой макета или подключением внешней печатной формы. Учтите: обязательные реквизиты удалять нельзя.
Что делать, если в УПД 30 позиций и контрагент требует одну страницу?
Физически уместить 30 строк на лист А4 с читаемым шрифтом невозможно. Варианты: согласовать с контрагентом многостраничный документ с нумерацией страниц, разбить отгрузку на несколько УПД по условиям договора или перейти на электронный документооборот, где число страниц не имеет значения.
Сохранится ли доработанный макет после обновления конфигурации?
Внешняя печатная форма, подключённая через «Дополнительные отчеты и обработки», обновления переживает, но её стоит проверять на совместимость. Макет, изменённый прямо в конфигураторе, при обновлении может быть замещён типовым — поэтому изменения вносят в копию макета и документируют.
Что важно запомнить
УПД до 10–15 строк умещается на одной странице штатными средствами: альбомная ориентация, узкие поля, масштаб 80–90% и короткие наименования. При большем числе позиций нужна внешняя печатная форма или правка макета, а удалять обязательные реквизиты и объединять строки с разными ставками НДС недопустимо.