Как сделать товарную накладную в 1С

Товарная накладная — основной документ при отгрузке и приёмке товара. В 1С она оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (при продаже) или «Поступление товаров и услуг» (при закупке), а печатная форма ТОРГ-12 формируется автоматически на основе введённых данных. Задача пользователя — корректно заполнить шапку, табличную часть и проверить итоговые суммы до проведения.

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика документа везде одинаковая: шапка (контрагент, договор, склад), табличная часть (номенклатура, количество, цена, ставка НДС), итоги и проведение.

Прежде чем оформлять накладную, убедитесь, что в базе заведены необходимые справочники: контрагент с реквизитами, договор, номенклатура с указанием единиц измерения и ставок НДС. Если какого-то элемента нет, его можно создать прямо из документа — 1С предложит это сделать при выборе значения.

Какой документ использовать для товарной накладной

В 1С нет отдельного объекта «товарная накладная» — это печатная форма, которая строится на основе учётного документа. Выбор документа зависит от характера операции: отгрузка покупателю оформляется реализацией, приёмка от поставщика — поступлением, перемещение между складами — отдельным документом «Перемещение товаров».

Если вы оформляете продажу со склада, используйте «Реализацию (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализацию товаров и услуг» в Управлении торговлей. Для прихода от поставщика — «Поступление (акты, накладные, УПД)». Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику», а не реализацией с отрицательным количеством.

Сравнение вариантов

Реализация товаров и услуг

Продажа покупателю. Списывает товар со склада, формирует выручку и задолженность контрагента.

Поступление товаров и услуг

Закупка у поставщика. Оприходует товар на склад и создаёт кредиторскую задолженность.

Перемещение товаров

Движение между своими складами или магазинами. Не затрагивает контрагентов и расчёты.

Возврат товаров поставщику

Обратная отгрузка поставщику. Только на основании документа поступления.

Подготовка справочников перед созданием накладной

Откройте карточку контрагента и проверьте полноту реквизитов: наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адреса. Эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12, и ошибки в них делают документ недействительным для покупателя при принятии НДС к вычету.

Проверьте договор с контрагентом: в нём указывается валюта расчётов и порядок учёта НДС. Если договор не выбран, 1С может неправильно определить цены или не подставить счета учёта. В Управлении торговлей дополнительно проверьте соглашение с клиентом — именно из него подтягиваются цены и условия продажи.

В карточке номенклатуры убедитесь, что указаны единица измерения (по классификатору ОКЕИ — для ТОРГ-12 нужен код), ставка НДС и вид номенклатуры. Если ставка НДС в товаре отличается от реальной, сумма налога в накладной будет неверной, и исправлять её придётся вручную в каждой строке.

Пошаговое создание накладной на отгрузку

Откройте раздел «Продажи» (в Бухгалтерии — «Продажи → Реализация (акты, накладные)», в Управлении торговлей — «Продажи → Реализации товаров и услуг») и нажмите «Создать». В новом документе последовательно заполните поля, двигаясь сверху вниз.

1. 1
   Нажмите «Создать» в журнале реализаций и выберите вид операции «Товары (накладная)».
2. 2
   Укажите контрагента, договор и склад отгрузки; организация подставится по умолчанию.
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть кнопкой «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цену.
4. 4
   Проверьте ставку и сумму НДС в каждой строке и итог по документу.
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)».

В табличной части удобнее использовать кнопку «Подбор»: откроется форма с остатками и ценами, где можно выбирать товары двойным щелчком. Количество корректируется прямо в строке. Если цена не подставилась автоматически, проверьте установленные цены номенклатуры или введите цену вручную — сумма пересчитается сама.

После заполнения нажмите «Провести». Если программа выдаёт ошибку «Не хватает товара на складе», значит, остаток по учёту меньше отгружаемого количества: проверьте, оприходован ли товар документом поступления, и правильно ли выбран склад. Отключать контроль остатков ради проведения накладной не стоит — это приведёт к отрицательным остаткам и ошибкам в себестоимости.

Проверка НДС и итоговых сумм

НДС — самое частое место ошибки. В шапке документа есть переключатель «НДС включать в стоимость» / «НДС сверху» (в Бухгалтерии — поле «НДС»). От него зависит, как считается сумма: если цена указана с НДС, а выбран режим «сверху», итог накладной увеличится на сумму налога относительно ожидаемой.

Сверьте три числа: итоговое количество строк, сумму документа и сумму НДС. Сумма НДС по документу должна равняться сумме НДС по строкам — программа считает сама, но при ручном округлении цен возможны расхождения в копейках. В ТОРГ-12 дополнительно выводятся графы «Всего по накладной»: количество мест, масса, сумма с НДС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма документа

Норма

Совпадает с суммой в счёте или заказе покупателя

Тревожный признак

Расходится на сумму НДС или на копейки округления

Ставка НДС в строках

Норма

Соответствует товару (20%, 10% или без НДС)

Тревожный признак

У всех строк стоит одна ставка по умолчанию

Остаток товара после проведения

Норма

Остаток на складе неотрицательный

Тревожный признак

Появился минус по позиции

Печать формы ТОРГ-12 и подписание

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Форма заполняется автоматически: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, плательщик, таблица товаров с кодами ОКЕИ и итоги прописью. Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте, что все реквизиты на месте.

Подписи в ТОРГ-12 ставятся ответственными лицами: с одной стороны — лицо, разрешившее отпуск, и главный бухгалтер, с другой — представитель покупателя. В 1С данные подписантов берутся из карточки организации (раздел «Подписи» в настройках). Если в печатной форме пустые поля подписантов, заполните ответственных лиц организации в справочнике.

Если покупатель принимает товар по доверенности, в накладной указываются её номер и дата. В типовых формах эти поля заполняются вручную в макете или через дополнительные реквизиты документа — зависит от конфигурации. Для обмена документами в электронном виде вместо ТОРГ-12 чаще используется УПД (универсальный передаточный документ) — он доступен в том же меню «Печать».

Печатайте накладную только после финальной проверки сумм. Если после подписания обнаружится ошибка, придётся делать корректировку реализации и перепечатывать документ, а старый экземпляр у покупателя останется с неверными данными.

Исправление и отмена накладной

Если накладная ещё не передана покупателю, просто откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Учтите: изменение проведённого документа «задним числом» может нарушить последовательность расчёта себестоимости, и 1С предложит перепровести более поздние документы. В закрытом периоде (после сдачи отчётности) редактировать накладную напрямую нельзя.

Когда покупатель уже получил документ и товар, используйте документ «Корректировка реализации» — он создаётся на основании исходной накладной кнопкой «Создать на основании». Корректировка формирует правильные проводки и исправленную печатную форму, не трогая исходный документ. Для полной отмены отгрузки оформляется возврат товаров от покупателя.

Типичные ошибки при оформлении накладных

Отдельная группа ошибок связана с дублированием: пользователь создаёт реализацию вручную, хотя она уже введена на основании заказа или счёта. Перед созданием новой накладной проверьте журнал документов по контрагенту — если заказ уже отгружен, в его карточке будет ссылка на связанную реализацию.

Если накладная создаётся на основании счёта или заказа покупателя (кнопка «Создать на основании»), табличная часть заполнится автоматически, а документы свяжутся. Это снижает риск расхождений в количестве и ценах между заказом и отгрузкой и позволяет отслеживать оплату по конкретной сделке.

Вопросы и ответы

Можно ли сделать товарную накладную без проведения документа?

Нет. Печатная форма ТОРГ-12 строится по проведённому документу, и только проведение списывает товар со склада и формирует задолженность покупателя. Сохранить документ без проведения можно, но он будет черновиком: остатки и учёт не изменятся.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?

УПД (универсальный передаточный документ) объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Если вы обмениваетесь документами в электронном виде через оператора ЭДО, УПД обязателен. Для бумажного документооборота можно использовать классический комплект: ТОРГ-12 плюс счёт-фактура.

Как выставить накладную в валюте или условных единицах?

В договоре с контрагентом укажите валюту расчётов. При создании реализации программа подставит курс на дату документа и пересчитает суммы в рубли для учёта. В печатной форме ТОРГ-12 суммы выводятся в рублях, валютные данные отражаются в самом документе.

Почему в ТОРГ-12 пустые графы «Грузоотправитель» или «Грузополучатель»?

Эти поля берутся из реквизитов организации и контрагента. Проверьте, что в карточке контрагента заполнен фактический адрес, а в карточке организации — адрес и адрес склада, если он отличается. После исправления реквизитов переформируйте печатную форму.

Как оформить накладную на перемещение между своими складами?

Используйте документ «Перемещение товаров» в разделе «Склад». Укажите склад-отправитель и склад-получатель, добавьте товары и проведите. Для печати доступна форма ТОРГ-13 (накладная на внутреннее перемещение), а не ТОРГ-12, поскольку контрагент в операции не участвует.

Что делать, если товара не хватает на складе, а отгрузить нужно сегодня?

Сначала найдите причину нехватки: проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» и журнал поступлений. Если товар физически есть, но не оприходован — введите документ поступления, затем проведите реализацию. Проводить отгрузку в минус с последующим «задним числом» оприходованием нарушает расчёт себестоимости.