Документы и Печать · 9 мин
Как сделать товарную накладную в 1С:Бухгалтерия
Пошаговая инструкция: как оформить товарную накладную (ТОРГ-12) в 1С:Бухгалтерия 8.3, заполнить документ реализации, проверить проводки и напечатать форму.
Товарная накладная в программе 1С:Бухгалтерия не создаётся как отдельный документ — она формируется на основании документа «Реализация (акты, накладные)», а печатная форма ТОРГ-12 или УПД выводится из него же. Поэтому вся работа сводится к правильному заполнению документа реализации: контрагент, договор, табличная часть с товарами, счета учёта и НДС.
Инструкция ниже актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. В более ранних редакциях и в отраслевых решениях названия разделов могут отличаться, но логика та же: сначала документ отгрузки, затем печатная форма. Перед началом убедитесь, что в базе заведены организация, контрагент-покупатель и номенклатура отгружаемых товаров — без этих справочников документ не проведётся корректно.
Подготовка: что проверить перед созданием накладной
Большинство ошибок при оформлении накладных связаны не с самим документом, а с незаполненными справочниками. Откройте карточку организации (раздел «Главное» — «Реквизиты организации») и убедитесь, что указаны ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты — они попадут в печатную форму. Затем проверьте карточку контрагента-покупателя: для юридического лица обязательны ИНН и КПП, иначе ТОРГ-12 будет оформлена с нарушениями.
Отдельно проверьте договор с покупателем: в документе реализации договор подставляется автоматически, если он один, но при нескольких договорах программа может выбрать не тот. Также убедитесь, что в карточках номенклатуры указаны единицы измерения и ставка НДС — от этого зависят суммы в накладной и данные счёта-фактуры.
Создание документа реализации
Перейдите в раздел «Продажи» и откройте журнал «Реализация (акты, накладные)». Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — именно этот вариант формирует товарную накладную. Если в списке операций её нет, выберите «Товары, услуги, комиссия» и затем работайте только с закладкой «Товары».
В шапке документа укажите дату отгрузки, организацию (если в базе их несколько), контрагента и договор. Поле «Склад» заполняется, если в настройках включён складской учёт — от выбранного склада зависит, с какого счёта и субконто спишутся товары. Номер документа программа присвоит автоматически при записи, менять его вручную обычно не нужно.
- 1Откройте «Продажи» — «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите операцию «Товары (накладная)»
- 3Заполните дату, контрагента, договор и склад
- 4Добавьте товары в табличную часть
- 5Проверьте счета учёта и НДС
- 6Нажмите «Провести» и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
- 7Выведите печатную форму через кнопку «Печать»
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (если позиций много — подбор удобнее, так как показывает остатки и цены). В каждой строке укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически по ставке, указанной в колонке «% НДС».
Обратите внимание на переключатель «НДС в сумме / НДС сверху» в шапке или по ссылке «Цены в документе». Если цены в договоре указаны с учётом НДС, выберите «НДС в сумме» — иначе итог по накладной увеличится на сумму налога и разойдётся с договорной ценой. Это одна из самых частых причин расхождений с покупателем.
Если цены подставляются нулевыми или неподходящими, проверьте, установлены ли цены номенклатуры документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Склад» или «Продажи» в зависимости от настроек). Цену можно ввести и вручную прямо в строке — программа это разрешает.
Проверка счетов учёта и НДС
Перед проведением откройте в документе ссылку «Счета учёта» (обычно рядом с табличной частью или в отдельной колонке строки). Для товаров типовые счета: счёт учёта товара (41.01 или 43 для готовой продукции), счёт доходов 90.01.1, счёт расходов 90.02.1 и счёт НДС 90.03. Некорректные счета приведут к тому, что себестоимость спишется не с того счёта или НДС попадёт в неверный регистр.
После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» в командной панели документа и проверьте проводки. Нормальная картина для отгрузки товаров: Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму продажи, Дт 90.02.1 — Кт 41.01 на себестоимость, Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС (если он есть). Если проводки по себестоимости отсутствуют, скорее всего, на складе нет остатков по этой номенклатуре — документ проведётся, но спишать будет нечего.
Печать товарной накладной ТОРГ-12 и УПД
После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. В списке будут доступны «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». ТОРГ-12 — классическая форма накладной; УПД совмещает накладную и счёт-фактуру и удобен, когда покупатель согласен принимать единый документ. Выбор формы зависит от договорённости с контрагентом: юридически обе допустимы, если все обязательные реквизиты заполнены.
Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте: реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, номер и дату документа, итоговые суммы, количество мест и подписи ответственных лиц. Подписи в печатной форме берутся из настроек ответственных лиц организации («Главное» — «Реквизиты организации» — «Подписи»). Если в форме пустые поля подписантов, заполните их там, а не вручную в каждом документе.
Сравнение вариантов
Подходит, когда накладная и счёт-фактура оформляются отдельно. Привычна большинству покупателей, но требует дополнительного документа для НДС.
Объединяет накладную и счёт-фактуру, сокращает документооборот. Не подходит, если покупатель по внутренним правилам требует отдельную ТОРГ-12.
Используется для передачи товара между подразделениями своей организации, а не для продажи. Оформляется документом «Перемещение товаров», а не реализацией.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за невнимательности на трёх этапах: выбор операции, настройка НДС и проверка остатков. Документ, созданный с операцией «Услуги (акт)», не сформирует товарную накладную — в печати будет только акт. Ошибка с «НДС сверху/в сумме» искажает итоговую сумму на величину налога, а отсутствие остатков делает проводки по себестоимости пустыми, что всплывёт при закрытии месяца.
Если накладная уже выдана покупателю, а ошибка обнаружилась позже, не редактируйте проведённый документ задним числом без крайней необходимости. Правильный путь — документ «Корректировка реализации», который создаётся на основании исходной накладной кнопкой «Создать на основании». Он корректно отразит изменения в учёте и позволит напечатать исправленную форму.
Как проверить результат
Есть проводки по выручке, себестоимости и НДС
Нет списания с 41 счёта или неверные счета
Заполнены реквизиты сторон, подписи, итоги сходятся с документом
Пустые поля подписантов, расхождение сумм
Остаток уменьшился на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Создан на основании реализации, суммы совпадают
Счёт-фактура отсутствует или сумма НДС иная
Частые вопросы
Можно ли сделать накладную на основании счёта покупателю?
Да. Откройте документ «Счёт покупателю» и нажмите «Создать на основании» — «Реализация (акты, накладные)». Табличная часть, контрагент и договор подставятся автоматически, останется проверить дату, склад и счета учёта.
Как оформить накладную на перемещение между своими складами?
Для внутреннего перемещения используется не реализация, а документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад»). Из него печатается форма ТОРГ-13. Документ «Реализация» применять нельзя — он сформирует выручку и НДС, чего при перемещении быть не должно.
Почему в печатной форме нет кнопки ТОРГ-12?
Обычно причина в виде операции документа: для операций «Услуги» форма ТОРГ-12 не предлагается. Проверьте также, что в табличной части есть хотя бы одна строка с товаром, а не только с услугами.
Нужно ли нумеровать накладные отдельно от счетов-фактур?
В типовой конфигурации нумерация ведётся автоматически в рамках вида документа. Счёт-фактура, созданный на основании реализации, получает собственный номер. Вмешиваться в нумерацию вручную не рекомендуется — это может нарушить сквозную последовательность.
Как исправить ошибку в уже выданной накладной?
Если период открыт и накладная ещё не ушла покупателю, можно распровести и исправить документ. Если документ уже передан, создайте «Корректировку реализации» на основании исходной накладной — она отразит изменения в учёте и даст корректную печатную форму.
Можно ли выставить накладную без НДС?
Да. Установите в строках табличной части ставку «Без НДС». В печатной форме графы налога останутся пустыми, счёт-фактура не формируется. Убедитесь, что это соответствует налоговому режиму вашей организации.